CATEGORÍA: Gestión Administrativa

PROYECTO: Portal de proveedores y recepción de facturas.

OBJETIVO: Mejorar el proceso de recepción de facturas emitidas por los proveedores mediante el desarrollo de un portal en línea.

DESCRIPCIÓN: Tener un mayor control sobre el proceso de facturación, denominado Proceso de Gastos Elegibles, es un tema sensible. La recepción de las facturas y los documentos de soporte se realizaba de forma física en un día a la semana.

Al ser un proceso manual, implicaba mucho retrabajo, ya que en ocasiones no coincidían los documentos o incluso eran apócrifos, lo que ocasionaba retrasos.

Se optó entonces por implementar una solución tecnológica con el propósito de reducir tiempos y errores en el ciclo de pago de los proveedores, eliminar el uso del papel, validar la información con el SAT, además ingresar la factura y su documentación sin importar hora y lugar. 

RESULTADOS/BENEFICIOS: El proyecto incluye el desarrollo de un portal donde el proveedor, después de ingresar su factura junto con los documentos de soporte, dé seguimiento desde el proceso de validación hasta el complemento del pago.

El beneficio principal fue para el proveedor, ya que la aplicación trabaja 7×24, lo que trajo consigo un ahorro en tiempo. Cuando llega al área de Contraloría, la documentación está filtrada y validada, y sólo hace falta un chequeo de calidad.

De 90 días que se requería para hacer el pago de la factura se redujo a 45. Se percibió también una reducción en los costos, debido al financiamiento que cobraba el proveedor. 

Asimismo, se obtuvieron beneficios en la generación de reportes mensuales para la Comisión Nacional de Hidrocarburos (CNH). El tiempo que se destinaba para elaborarlo era de 15 días; con esta mejora se redujo en un 90%.