Independientemente de la configuración del espacio o la tecnología de las salas de reunión, las juntas deben ser productivas y fluidas. Sin embargo, a veces la tecnología podría interponerse en el camino al no ser la adecuada.

Las recientes mejoras tecnológicas han hecho que las reuniones híbridas sean más efectivas. Con el concepto Bring Your Own Meeting (BYOM), ejecutar videoconferencias desde su propia computadora portátil en la sala de reuniones está a sólo un clic de distancia, al situar al usuario en el centro de la experiencia de colaboración. Sin embargo, otras soluciones de colaboración dan prioridad a la sala de reuniones y la tecnología alámbrica.

¿Con qué luchan los usuarios en las configuraciones de salas fijas?

Las características típicas de salas fijas pueden causar bastante frustración a los usuarios finales, especialmente cuando desean iniciar reuniones fácilmente desde sus propios dispositivos.

1. Diferentes salas, diferentes configuraciones

Una de cada dos personas se confunde con diferentes configuraciones en distintas salas de reunión. Al tener varias configuraciones, periféricos y sistemas de sala, con interfaces de usuario dedicadas, puede resultar complicado trabajar con un equipo personal y se requiere capacitación adicional, más intervención de TI y muchas llamadas telefónicas.

2. Problemas con los cables

El 57% de los usuarios piensa que es molesto conectar el cable de la pantalla de la sala de reuniones. (*) “¿Qué cable va a dónde?” “¿Qué haces cuando tienes varios presentadores?” Esto retrasa la reunión o provoca interrupciones no deseadas. ¡Muy complicado!

3. Problemas de plataforma

El 65% no puede conectarse al sistema de sala de reuniones. (*) ¿Alguna vez ha intentado realizar una llamada de Zoom en una sala de Microsoft Teams y viceversa? Puede ser bastante engorroso. En una configuración de sala fija, se solicitará que utilice la plataforma de videoconferencia para la que está diseñada la sala. Cambiar de plataforma no es una opción.

4. Compartir contenido es difícil

El 58% tiene problemas para compartir contenido.

a. Intercambio inalámbrico de contenidos en una reunión cara a cara

Una sala con un sistema fijo es intrínsecamente inflexible, pues tiene la opción de compartir contenido con un cable.

b. Compartir contenido uno al lado del otro

A veces es necesario comparar documentos y diferentes colaboradores quieren compartir contenido en la pantalla. Sin embargo, no todas las configuraciones permiten múltiples fuentes en pantalla o compartirlas una al lado de la otra.

c. Compartir contenidos en una videollamada

Compartir contenidos en la sala no es igual a compartir contenidos en la videollamada. A veces, los presentadores adicionales necesitan conectarse a la videollamada como participantes adicionales antes de poder compartir contenido también en la videollamada.

d. Compartir contenido desde un dispositivo móvil

¿Alguna vez ha intentado compartir un video o una imagen desde un dispositivo móvil en una sala fija? No hay forma de conectar el cable a su teléfono o tableta. Tampoco hay funciones para habilitar la duplicación de pantalla a través de Airplay, Google Cast o Miracast.

5. No hay una visión decente del contenido y las personas.

El 65% de quienes están en una sala de reunión prefieren que las personas y el contenido sean igualmente buenos. (*) Además, los participantes remotos deben tener una parte igual en la pantalla de la reunión que el contenido mostrado. No todas las salas de reuniones tienen varias pantallas o una pantalla de sala que sea lo suficientemente grande (como 21:9) para mostrar tanto a las personas como al contenido.

6. Los invitados externos no son fácilmente bienvenidos

Uno de cada dos sistemas no permite que invitados externos participen en la colaboración (*); y generalmente los invitados no están acostumbrados a la plataforma utilizada en la sala fija ni tienen el software necesario para unirse.

7. Las videoconferencias imprevistas son una pesadilla

El 62% de las reuniones no están programadas. (*) Las reuniones no programadas en una sala fija toman tiempo, simplemente porque la configuración de la sala no permite compartir contenido inalámbrico fácilmente en una reunión imprevista.

8. Los sistemas de sala pueden ser costosos

En el caso de los administradores de TI, 50% quiere invertir más en reuniones híbridas. Las salas con sistemas fijos a menudo consumen su presupuesto, ya que se instalaron equipos costosos y requieren presupuesto para licencias de manera recurrente.

Además, las salas de reuniones con configuraciones de videoconferencia complejas, o que no funcionan correctamente, no suelen utilizarse con la suficiente frecuencia. Los recurrentes problemas técnicos con los equipos son el principal motivo por el que los usuarios dejan de utilizar determinados espacios. La gente no quiere perder tiempo iniciando y dirigiendo reuniones, simplemente quieren que la configuración funcione.