Los ERP o Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales son herramientas básicas en la actualidad, que ya tienen más de 60 años de haber sido creadas. Consisten en ser una plataforma que facilita a sus usuarios a converger información gracias a una base de datos compartida entre distintas unidades de negocio, facilitando con ello, la comunicación de las áreas.

Pese a que tiene años de haberse desarrollado y de existir un sinfín de herramientas de este tipo, muchos siguen sin saber de su aplicación o se cree que es caro o complicada su implementación. Sin embargo, no lo es  y es por ello que, Defontana, compañía de software empresarial con presencia en México, nos enumera sus beneficios sobre la clásica hoja de cálculo, que sigue siendo la herramienta más usada por las pymes y mipymes que no se atreven a dar el paso a una transformación digital como lo representa un ERP.

1. Minimiza errores. El uso de plataformas como las hojas de cálculo no están exentas de errores. Suele pasar que se generen fórmulas o se coloquen puntos donde no los debe haber, para cambiar la sumatoria o valores de una fila o columna, generando con ello, errores que acaban transformando resultados. Con un ERP, las funciones vienen integradas y son las mismas entre todos los usuarios, por lo que los errores son casi nulos.

2. Sincronicidad de información en tiempo real. Al compartirse la misma información entre varios usuarios, evita que haya discrepancias o falta de actualización, lo que optimiza el tiempo y brinda espacios de calidad para realizar funciones sin duplicidad ni comparativos que quiten tiempo.

3. Análisis de datos. Los ERP pueden recopilar datos de facturación de la organización completa, permitiendo con ello, un flujo de datos financieros en tiempo real, cosa que con una hoja de cálculo, tardarías mucho en hacer. Y tendría que hacerlo un experto que interpretara la información.

4. Empata con las IA’s. La inteligencia artificial es un avance que se está colando en todas las áreas. Soluciones empresariales que la integran permiten que los inventarios o el control de los productos puedan ser usados como en el área de marketing o promoción, con el objetivo de desplazar un producto estancado. “Eso no se puede hacer con una hoja de cálculo, porque no nos brinda esa información de manera inmediata; quizá podríamos diseñar algo, pero nos quitaría bastante tiempo, que de otro modo, ya con un software diseñado para ello, sería sencillo y muy rápido” indica, Francisco Gutiérrez, Director Comercial de Defontana México.

5. Su costo es competitivo y responde a costo-beneficio. Contrario a lo que puedas pensar, invertir en un ERP es una de las decisiones que mejor puedes tomar, pues al concentrar la información en una sola plataforma, esto permite tener una visión general de los  datos, permitiendo una mejor toma de decisiones; generalmente estos servicios son acompañados por beneficios como soporte técnico y almacenamiento en la nube, que ayudarán a tu información a siempre estar disponible y a que tu equipo esté acompañado cuando haya dudas o algún error que no puedan resolver de manera directa. Estos beneficios hacen que, a la distancia, implementar un ERP sea la mejor decisión sobre el uso de un software limitado como lo es una clásica hoja de cálculo.

“Parece un discurso gastado y repetitivo pero nos damos cuenta de que es necesario continuar la explicación de los beneficios de un ERP. Ahora más con la IA que es una realidad, donde muchos procesos serán facilitados por su uso” continúa Francisco Gutiérrez.

Defontana ha podido analizar que, implementando alguna de las soluciones digitales que tienen disponibles en el mercado, las compañías han logrado un crecimiento del 40%, porque permite que éstas faciliten sus procesos y se concentren en otras áreas.

En un país donde el crecimiento empresarial es el mercado de las pymes, es importante hacer hincapié en los beneficios reales que representan las soluciones empresariales como lo son los ERP y  sobre su uso en comparación con otras plataformas que, si bien son útiles, no alcanzan a aprovechar los recursos en empresas que están en camino a su desarrollo.