La velocidad con la que ha evolucionado la colaboración, a partir de una tecnología más interconectada, el cambio de paradigma a una cultura de trabajo híbrido y la inteligencia artificial, han propiciado que cada empresa replanteé sus esquemas de trabajo con fin de que sus proyectos no se vean abrumados por una sobrecarga de datos y la incapacidad de desahogar en tiempo y forma cada idea trabajada.

De acuerdo con el estudio Intelligent Digital Workspaces: Anywhere, Any Device, Any Worker de IDC, la mayor capacidad de información ha derivado en una acumulación excesiva de datos, al grado de que el 35% de los empleados de oficina afirman que el mayor obstáculo para la productividad es la dificultad para encontrar datos y documentos.

“Las empresas deben aprovechar la tecnología y la automatización para mejorar la productividad de sus colaboradores”, comentó Ezequiel Bardas, presidente Regional de Xerox Business Solutions, México y Brasil, y agregó: “Para ello, también es necesario definir una estrategia en la que tengamos bien apuntalados los desafíos que debemos superar para que las nuevas dinámicas de información no nos rebasen, sino que operen a nuestro favor”.

Para lograr lo anterior, Xerox se basa en seis principales retos que enfrentan los lugares de trabajo:

1. Gestionar la carga de TI. Los equipos de TI suelen estar saturados por el flujo continuo de llamadas de asistencia técnica, lo que les impide enfocarse en el trabajo importante. Lo ideal es identificar con oportunidad las dificultades, administrar infraestructura de impresión desde la nube y contar con una estrategia para desahogar con más rapidez llamadas de asistencia, para enfocarse en las iniciativas que impulsan el crecimiento.
2. Lograr un lugar de trabajo sin interrupciones. La eficiencia de la productividad no se debe medir por la presencia de trabajadores en una oficina sino por su disponibilidad, lo cual se logra con cambios de estilo de trabajo flexible. Hoy es posible trabajar desde una laptop, una tablet o incluso el mismo smartphone sin importar el lugar en el que el trabajador se encuentre. De hecho, el 60% de las organizaciones han adoptado patrones de trabajo flexibles, incluso antes de la pandemia. Esto se traduce en una mayor salud para el trabajador que no se desgasta horas de camino al trabajo y de regreso a casa.
3. Consolidar una seguridad integral. La pérdida de información por hackers se puede traducir en grandes pérdidas. La Asociación de Bancos de México y la American Chamber han estimado que los ataques cibernéticos sufridos durante los últimos dos años en México han generado pérdidas que oscilan entre los 3,000 y los 5,000 millones de dólares anuales. Además, se ha detectado que en el 90% de las violaciones de seguridad el factor humano ha sido la principal causa, por ello el incremento de las medidas de seguridad deben acompañarse de la participación de cada miembro de la empresa.
4. Garantizar un control de costos. Pasar de un entorno de trabajo sin control a uno con supervisión puede ayudar a generar ahorros que al final del día pueden superar al costo en sí. Con una supervisión minuciosa es posible evitar gastos innecesarios como podría ser la impresión de documentos que quedan atrapados en un dispositivo y terminan por desahogarse cuando vuelven a conectarse, lo que se traduce en una “hoja y tinta desperdiciados”. Evitar que esto pase puede generar ahorros de hasta 20%, lo que también se traduce en grandes beneficios de sostenibilidad.
5. Allanar las estrategias de sostenibilidad. La preocupación por el medio ambiente y el cambio climático ya dejaron de ser simplemente moda, hoy forman parte del compromiso elemental de toda empresa responsable. Es por ello que lo recomendable es crear una trayectoria sostenible sólida, ya que estudios revelan que en los últimos años, el 90% de la generación millenial ha preferido invertir y trabajar en proyectos sostenibles y un tercio han eligiendo productos que consideran factores ESG.
6. Transitar hacia una transformación digital eficiente. Hoy es indispensable conectar los mundos físico y digital. Si se quiere aumentar la productividad se debe aprovechar la facilidad para digitalizar, automatizar y colaborar. De esta manera no solo se reducen costos por dejar de imprimir en papel, también se puede compartir información y consolidar proyectos a distancia sin la necesidad de viajar entre continentes para una junta. Al final del día se pueden obtener grandes proyectos de manera satisfactoria y simplificada, algo que toda empresa y cliente agradecen.