A partir de 2027, las empresas deberán registrar electrónicamente la entrada y salida de cada trabajador y conservar esos registros para entregarlos a la autoridad cuando sean requeridos. El cambio convierte el control de asistencia en evidencia laboral que deberá poder acreditarse y verificarse.

La obligación va más allá de sustituir una tarjeta o un reloj checador por una aplicación. El reto será que ese registro pueda sostenerse como evidencia si llega a ser cuestionado.

La reforma incorporó esta obligación en el artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo y estableció que los registros deberán proporcionarse a la autoridad cuando sean requeridos. El decreto entró en vigor el 1 de mayo de este año y estableció un periodo de ajuste hasta el 31 de diciembre. A partir del 1 de enero de 2027 entrarán en vigor las disposiciones generales que definirán su ámbito de aplicación y excepciones. Además, el registro podrá hacer “prueba plena” si se acredita que fue acordado entre trabajador y empleador.

La obligación, clara; la tecnología, no tanto

La reforma no establece una plataforma o tecnología específica. Esa libertad también traslada una parte del problema a los empleadores, quienes deberán decidir cómo generar y conservar la información, vincularla con cada trabajador y acreditar su integridad si posteriormente alguien cuestiona el registro.

Además, la reforma prevé que la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) instrumente mecanismos para recopilar, procesar y evaluar datos relacionados con la implementación de la reducción de la jornada laboral.

Con esto en mente, la empresa mexicana especializada en firma electrónica y evidencia digital eFirma.com desarrolló un sistema de registro de jornadas basado en la trazabilidad de la información.

El sistema registra horarios, entradas, salidas y períodos trabajados que el trabajador debe firmar. Así, además del registro operativo, queda evidencia de que la información fue aceptada por el empleado.

También utiliza mecanismos de conservación asociados con la NOM-151-SCFI-2016. Esta norma no certifica que una persona haya trabajado determinado número de horas ni si un horario es legal; pero sí respalda la integridad y existencia en el tiempo del documento electrónico, fortaleciendo su valor probatorio ante auditorías o controversias.

El proceso utiliza evidencia criptográfica, incluida la huella digital o hash del documento, por lo que una modificación podría detectarse durante su verificación.

“Teníamos la oportunidad de construir una herramienta de checador digital como cualquier otra, pero decidimos incluir la firma electrónica y mecanismos de conservación conforme a la NOM-151 para brindar integridad, fecha cierta y respaldo probatorio ante controversias a cada registro.” comentó José Luis González Rodríguez, presidente del Consejo de Administración de eFirma y CEO de NEUBOX.

La reforma no obliga a utilizar este procedimiento, sin embargo, la revisión y firma periódica del trabajador puede representar una capa adicional de evidencia frente a una base de datos administrada exclusivamente por una de las partes.

“Quisimos que las empresas pudieran prepararse desde ahora, sin esperar a que se definiera una tecnología específica. La prioridad fue convertir una obligación compleja en un proceso simple de operar”, concluye Francisco González, director general de eFirma.