La mayoría de las empresas de América Latina se enfrenta al problema de almacenamiento por carecer de un plan de retención de información, advirtió Leandro Olivier, director de Ingeniería en Symantec México, durante la presentación del Estudio 2010 sobre Administración de Información y el anuncio de la apertura del Briefing Center de Symantec en México.
De acuerdo con el Estudio 2010 sobre Administración de Información realizado por Symantec, en AL, las empresas experimentan un exceso de retención de información. El 90% de las copias de respaldo está en retención legal (50%) o tiene una retención infinita (40%). A nivel global el porcentaje representa el 75%.
El 87% de los encuestados considera que sí tuviera un plan de retención de información, podría borrar la información innecesaria con confianza. De esta parte, sólo tres cuartos tienen un plan formal de información. Por otro lado, los encuestados afirman que el 25% de los datos de copias de seguridad que no se necesita, no se debe retener.
“Al no tener la certeza de saber lo que tienen que borrar están guardando información de más, y lo reconocen, pero no han implementado los mecanismos necesarios de clasificación para poder borrar con confianza”, señaló Leandro Olivier. Y agregó que para saber qué datos se pueden borrar, es importante entender qué información es útil para cada usuario, además de conocer el ciclo de vida de la misma (creación, uso, respaldo, archivo y borrado).
Otros de los datos revelados por el estudio referentes a las prácticas inadecuadas de retención legal son que el 69% realiza retenciones legales usando copias de respaldo, 28% conserva todas las copias de respaldo de retenciones legales en archivos y documentos, 50% de las copias de seguridad de almacenamiento de la información proviene de retenciones legales. Al respecto, el directivo de Symantec opinó:
“La información no debería ser guardada con sistemas de recuperación de datos, ya que deben estar destinados para cuando se dé pérdida de información. Para el tema de recuperación los discos y la cinta son un medio eficaz y efectivo para volver a estar en línea, pero para el caso de un litigio complica la búsqueda de información, para éste hay que utilizar el sistema de archivado el cual hace pasar por un proceso de clasificación y un sistema que compacte y deduplique la información”.
En cuanto a las prácticas incorrectas de realización, recuperación y archivado de copias de respaldo, el estudio revela que el 76% rutinariamente realiza recuperaciones de usuarios finales. El 20% de las empresas no cuenta con una política en la materia, 34% tiene una política que las permite, 25% tiene una política que parcialmente las restringe y 22% cuenta con una política que las prohíbe.
Todas estas deficiencias en el manejo de información acarrean altos costos de almacenamiento, largas ventanas de copias de respaldo, tiempos excesivos de recuperación, mayores riesgos de litigio y eDiscovery ineficaz, apuntó Leandro Olivier.
Para enfrentar dichas deficiencias, Symantec recomienda a las empresas crear un plan formal de retención de información, dejar de utilizar las copias de respaldo para archivado y retenciones legales, eliminar de acuerdo a su plan de retención de la información, utilizar un sistema de archivado de eDiscovery e implementar la deduplicación para reducir el espacio de almacenamiento.
