En los últimos años, muchos han sido los cambios en los sistemas de impresión en términos de ahorros de costos. Si bien temas como un menor consumo de papel y tinta siguen siendo una preocupación para las empresas, ahora están más ligados a la digitalización de documentos y a su envío a través de medios web, lo cual añade, además de reducción de costos, una mayor seguridad y productividad en los procesos de flujos de trabajo e información.

De acuerdo con especialistas de la industria de sistemas de impresión, la evolución en las organizaciones de estos equipos apunta a su consolidación, así como a la integración de sistemas que les permiten la gestión documental.

Respecto a la evolución del mercado de sistemas de impresión, Edgar Almazán Hernández, analista de producto Imaging Systems Group de Canon, explicó que hace cinco años, la mayoría de las empresas se dedicaban a sacar copias, para después no sólo sacar copias sino imprimir. “El siguiente paso fue la digitalización. Hoy se encuentran en la etapa de digitalización y envío de documentos a través de Internet”.

Para Viviana Repetto, gerente de Consultoría de Procesos Documentales de Lexmark México, la tendencia ha sido, como parte de las mejores prácticas en impresión corporativa, optimizar la infraestructura en dos vertientes: consolidación y estandarización, y la productividad del usuario.

“Hemos estado observando una enorme tendencia hacia la consolidación de dispositivos que antes estaban dispersos sin estandarización (impresoras, fax, escáner, copiadoras). El consumo de multifuncionales ha sido mucho mayor frente al consumo de dispositivos de una sola funcionalidad, ya que con los primeros es posible cumplir un gran número de operaciones (imprimir, copiar, escanear, enviar y recibir fax), y tener perfiles personalizados para cada una de estas tareas”, explicó Repetto. En cuanto a la productividad, detalló que al existir hoy en día multifuncionales para grupos de trabajo, los usuarios no comprometen su rendimiento al desplazarse grandes distancias para recoger sus impresiones, ni tiempo en espera de su documento.

De acuerdo con, Jairo Méndez, director general de Ricoh Mexicana, los multifuncionales son vistos muchas veces como los herederos de las copiadoras, como “un aparato duro”. Sin embargo, aclaró que esto dejó de ser así, ya que “hoy sirven para algo más que copiar o imprimir: pueden iniciar un flujo de trabajo; se han convertido en un portal de documentos”.

Al respecto, Claudia Oropeza, gerente de Producto y Marketing para Soluciones Xerox, opinó: “Se están integrando soluciones y tecnologías nuevas. El mercado está en el punto de maduración donde exige más. Entonces estamos implementando soluciones y tecnologías en donde el mismo multifuncional se hace inteligente y todo se puede hacer desde ese equipo”.

Los nuevos multifuncionales se caracterizan por incluir seguridad, memoria incorporada, además de nuevas características en los consumibles, a decir de los especialistas.

Los equipos Lexmark, por ejemplo, utilizan el sistema operativo Linux; son multifuncionales programables en Java. Además, cuentan con una interfaz personalizable con iconos sencillos que convierte al dispositivo en una estación inteligente de captura donde el usuario puede iniciar un proceso, como la validación y la verificación de órdenes de compra. Asimismo, puede ser integrado al sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o al administrador de contenidos de la empresa, para optimizar los flujos de trabajo, detalló Repetto de Lexmark.

Jairo Méndez señaló que los multifuncionales de Ricoh cuentan con procesadores, memoria RAM y un disco duro que sirve para almacenar y procesar información. Además, incorporan tecnologías de seguridad como el Sistema de Seguridad de Sobre-escritura de Datos (DOSS), el cual sobrescribe el sector del disco duro utilizado para el procesamiento de la información inmediatamente después de completar cada trabajo; Cifrado del Disco Duro, que bloquea la información y permite sólo a los usuarios autorizados utilizar los datos almacenados en el disco duro del equipo cuando sean requeridos; y discos removibles, los cuales sólo pueden ser extraídos si se ingresa la clave del sistema de bloqueo.

Por su parte, Oropeza explicó que los multifuncionales Xerox integran tecnología EIP (Extensible Interface Platform), una plataforma de software que permite usar herramientas basadas en Web para crear aplicaciones basadas en servidor que pueden configurarse en función de la interfaz de usuario táctil de los multifuncionales. Además, algunos equipos de Xerox también cuentan con tecnología ColorCube (barras de tinta sólida) y diferentes opciones de seguridad.

En tanto, Almazán de Canon agregó que dentro de las funciones avanzadas que incluyen los nuevos equipos –imageRunner Advance– se encuentran opciones de seguridad para la restricción de impresiones y documentos; disco duro de 80 gigabytes (GB); encriptación de datos; tecnología de buzón avanzado, que permite dejar información en el equipo para imprimirla, compartirla con los usuarios a través de la máquina o de carpetas de red, o enviarla a través de universal send (aplicación para el envío de información a direcciones que pueden estar ya establecidas en la máquina o a correos que se pueden ir agregando). “Este equipo es un administrador de documentos”.

“La gestión documental empieza desde la creación del documento, pasa por su integración, impresión (cuando es necesaria), distribución electrónica, monitoreo o control y existe la duplicación y copiado del documento”, explicó Gerardo Huerdo Lange, director de cuentas corporativas en Ricoh.

Algunas de las soluciones que ofrece Ricoh para administrar, controlar, administrar y monitorear los documentos son @Remote, GlobalScan y App2Me.

“Tenemos software que ayuda a identificar quién imprime, cuándo, dónde y qué es lo que imprime; incluso, puede limitar las impresiones o establecer configuraciones para imprimir por ambos lados de una página o imprimir multipáginas, para ahorrar papel y tinta. También tenemos software que permite saber cuántas hojas fueron impresas por ambos lados, en multipágina, cuántos ahorros se tuvieron y cuántos árboles se dejaron de talar por ese ahorro de papel. Asimismo, contamos con software que mide el consumo de energía de cada uno de los dispositivos de impresión, así como la cantidad de CO2 que liberó al ambiente; éste permite saber cuánto tiempo estuvo el equipo sin funcionar, en espera o funcionando”, agregó Huerdo.

La gestión documental no solamente es pasar un documento físico a uno electrónico (digitalización), aclaró Oropeza, sino la administración de ese documento en el proceso de la empresa. “Es un proceso de tres pasos: la captura de documentos, que es el punto de origen; la administración de imágenes y registros; y la integración con las aplicaciones, que aquí es donde realmente vemos dónde la empresa o el usuario va a necesitar esa información y cómo la va a necesitar”.

Para ello, Canon incorpora en sus equipos software que ayuda a maximizar la productividad y a administrar el escaneo, la impresión, el copiado y los números de fax. Asimismo, cuenta con un “Account Manager” que ayuda a contabilizar las impresiones y administrar el recurso, señaló Almazán.

Lexmark, aseguró Repetto, ha detectado que las empresas en México están incrementando la adopción de sistemas de gestión documental, a veces acompañado de una plataforma BPM y algún desarrollo de ‘workflow’ sobre alguna plataforma documental. “Vemos un incremento muy importante sobre todo de las soluciones de punta a punta –es decir, una solución que no solamente provea el sistema de gestión documental, sino los componentes en software y hardware de la parte de captura; todo esto bien orientado a procesos concretos”.

La gerente de Xerox reconoció que los nuevos equipos y la gestión documental permiten a las empresas “mejorar el tiempo de respuesta de los procesos y una mayor administración y control de los mismos. Además, se incrementa la productividad del personal y la seguridad, y se optimiza el manejo de la información (consulta y explotación) al tiempo que se reduce o evita el extravío de datos”. Los multifuncionales con tinta sólida producen menos residuos en la oficina y emisiones de CO2.

El ejecutivo de Canon destacó la productividad como uno de los beneficios de los nuevos equipos, ya que algunos cuentan con un sistema de cambio de tóner en movimiento, además de las velocidades de impresión y escaneo que ofrecen hoy en día; y la maximización de consumibles. “Otro de los beneficios es la parte de ahorro de papel, ya que se puede personalizar como función estándar la impresión a nivel dúplex”.

Repetto de Lexmark agregó que además del ahorro de papel, se puede tener ahorros en transporte de documentos, tiempo y espacios de almacenamiento de archivos físicos. Asimismo, habló de las ventajas de la gestión documental: “Cumplimiento de normativa, externa o interna; prevención del riesgo y prevención del fraude, ya que existe la evidencia de la existencia de un documento”.

El director general de Ricoh Mexicana recalcó el beneficio de la seguridad en la red, gracias a la autenticación de usuarios, el cifrado de las comunicaciones de la red y al cierre de puertos no utilizados, así como a la autenticación a nivel de Windows y a nivel de Directorio Activo.

Finalmente, los voceros de los cuatro proveedores reconocieron que la tendencia está encaminada a incrementar la digitalización de documentos, tal y como lo está impulsando el gobierno, para lograr menores consumos de papel y menores emisiones de CO2. Asimismo, coincidieron en que esto permitirá a las empresas incrementar el número de procesos en el que compartan información de documentos electrónicos, que además brindará mayor control y seguridad a dichos procesos.