La habilidad para pasar de forma ética y legal de un trabajo a otro siempre ha sido siempre un arte.
Hoy, en estos días de gadgets personales y manía por los medios sociales, es infinitamente más difícil irse de un viejo trabajo a uno nuevo. Quienes ahora lo hacen tienen que pensar en una forma de separar la información personal y desconectar los dispositivos personales de la empresa. Y los límites no son siempre muy claros.
Ese correo electrónico personal que fue enviado a su cuenta de trabajo, ¿es suyo o de su compañía, cuando llegue el momento de partir? Esas notas de los proyectos que escribió en el teclado de su casa el fin de semana, ¿son ideas suyas o de la empresa? Quizás se le pida que devuelva el smartphone que le dio su compañía, pero ¿puede quedarse con el número telefónico, el único medio por el que su esposa e hijos pueden contactar con usted?
A esas preguntas debemos añadir el uso de los medios sociales: si uno tiene 10 mil seguidores leales en Twitter por publicar información relacionada con su compañía y su puesto, ¿de quién son los seguidores? ¿Qué pasa si establece un grupo en Facebook de usuarios para discutir temas de tecnología importantes para su trabajo -cuando se vaya, son esos grupos propiedad del que lo reemplace?
“La política de la compañía, la ley, los temas alrededor de la propiedad intelectual, los medios sociales, la ética, realmente no quedan claros”, señala Miriam Reiss, coach personal y empresarial con base en Los Ángeles. “En la mayoría de las compañías existe una política de medios sociales muy difusa que no aborda los temas que deben ser abordados. O no existe tal política”.
En medio de esa falta de claridad, ¿qué debe hacer un empleado de TI cuando llega el momento de dejar la empresa? CIO conversó con varias personas que han cambiado de trabajo en el mundo TI, abogados y profesionales de recursos humanos para saber la forma en que los trabajadores deberían manejar el proceso de separación de lo personal de lo profesional.
¿Su receta? Las reglas dependen de la compañía en la que uno trabaja y de sus políticas, las cuales pueden ser muy claras. Lea cuidadosamente el manual de empleados. Hable abiertamente con su jefe. Y si aún se siente inseguro, puede que sea una buena idea invertir en un abogado que se especialice en esta área antes de que cambie de empleo.
Mi tweet soy yo
Erica Driver, directora de mercadotecnia de producto de Qlik Technologies, hizo esta separación hace unos años. Ella abandonó su empleo en Forrester Research para convertirse en analista independiente antes de tomar su trabajo actual en Qlik.
Driver, quien trabaja fuera de la oficina de la empresa, ha tenido la misma cuenta de Twitter y muchos de los mismos seguidores desde el 2007, cuando aún se encontraba trabajando en Forrester.
Ella considera que estos seguidores son uno de sus activos en el mercado. “Twitter se trata de conexiones, y lo que hace valiosa a una persona para una compañía son ese tipo de relaciones. Las empresas quieren tener personas con influencia y contactos”, señala, y agrega que esos contactos pueden verse como clientes potenciales.
Driver considera que las compañías para las que ha trabajado no pueden reclamar su cuenta de Twitter o sus seguidores.
Cierto, ella ‘tweetea’ sobre tópicos relacionados con su trabajo, pero lo hace en una cuenta con su nombre. “Eso es importante: ¿se encuentra la cuenta a su nombre? ¿Está tweeteando en nombre de su empresa o tweeteando por usted mismo? Eso es diferente a tweetear como el servicio al cliente de la compañía X”, sostiene Driver.
(Al igual que muchas compañías entonces, Forrester no tenía una política de Twitter cuando ella dejó la empresa, pero emitió nuevas políticas de medios sociales, en especial para los blogs, luego de que ella dejó la firma, sostuvo la entrevistada.)
Establecer la ley
“De lo que en verdad está hablando es la cuestión sobre la forma en que las reglas antiguas se aplican al nuevo mundo”, señala Jonathan Segal, socio de Employment, Labor, Benefits and Immigration Practice Group de Duane Morris LLP.
Las reglas estándar señalan que lo que un trabajador crea en el curso del empleo es propiedad de la empresa, sin importar si es un documento de papel o el contenido de un blog o una amplia lista de correos electrónicos que algún empleado haya recopilado en su smartphone.
¿Se va? Hágalo legalmente
La forma en que maneje su altamente conectada vida laboral cuando esté en el proceso de dejar un trabajo e ir a otro, puede significar la diferencia entre una salida digna y una que se estropea debido a problemas legales. Los expertos en empleo señalan lo siguiente:
· No utilice Facebook u otro medio social para invitar a los ex colegas a unirse en su nuevo trabajo. Esto podría conllevarle problemas legales, especialmente si ha firmado algún acuerdo relacionado con su compañía previa.
· No vuelva a utilizar los blogs en los que escribía, incluso en su tiempo personal, y que tengan que ver con su anterior trabajo o con cualquier trabajo que hacía mientras se encontraba ahí.
· Consulte el manual de la empresa para saber cuáles archivos puede llevarse consigo. Incluso quitar las fotos de sus hijos luego de que se le envió algún tipo de notificación podría ser peligroso.
· Sea cuidadoso y tenga poca -o ninguna- información personal en sus dispositivos corporativos; borre con regularidad este tipo de información de su máquina de la oficina, especialmente si considera que pronto se encontrará en el mercado laboral, de forma voluntaria o no.
· No tweetee o publique detalles sobre su salida. Podría poner en peligro los acuerdos de su salida, o difundiendo las noticias a contactos que están a punto de convertirse en sus nuevos competidores.
“El consejo que damos cuando las personas dejan una compañía es que tiene que dejar todo atrás. Uno deja los contactos; eso significa deshacerse de los Blackberries, los PDA, los smartphones”, señala. “Los contactos podrían ser propiedad de la compañía y si ésta ha invertido en esas relaciones, y eso incluye crear la tecnología y proporcionar al empleado el tiempo para realizar actividades en las redes sociales”.
En el mejor de los mundos, las compañías deberían tener políticas claras en relación a estos temas, y los trabajadores deben mantener sus dispositivos electrónicos personales separados de los del trabajo.
Dicho esto, Segal también cree que los trabajadores necesitan algo de espacio, y los empleadores deben ser razonables y satisfacer esta necesidad.
Segal reconoce que lo personal y lo profesional se han mezclado tanto -incluso cuando existen políticas- que los empleados que salen generalmente necesitan acceder y tomar la información almacenada en las computadoras de la compañía; e, igualmente, las compañías podrían sentir que necesitan acceder a los dispositivos personales en busca de datos corporativos.
Los trabajadores deberían poder llevarse los datos personales, como las fotos digitales o la información de contacto de los profesores de sus hijos. En muchos casos, considera Segal, también deberían poder imprimir o reenviar algunos materiales profesionales -por ejemplo, nombres de contacto de un grupo de usuarios- dado que ellos pueden argumentar que lo que se están llevando no se encuentra protegido, es propiedad de la firma o es confidencial.
Muchos empleadores ya se están protegiendo y usando tecnología cuando pueden. Las compañías pueden rastrear e incluso bloquear qué archivos pueden reenviar, imprimir o copiar los empleados, señala Segal, para asegurarse que los trabajadores no se están haciendo de los secretos, listas de clientes y material similar.
Por el lado del hardware, las compañías incluso pueden deshabilitar en forma remota sus dispositivos.
“La mayoría de las compañías que conozco y que apoyan al uso de smartphones los han habilitado con una característica que les permite revisar todos los datos a su discreción, generalmente cuando el trabajo termina”, señala Sean Ebner, vicepresidente regional de Technisource, la división de servicios TI de SFN Group Inc. “Esto significa que el empleado podría perder fotos, contactos, correos, archivos, y cosas así”.
Algunos trabajadores podrían considerar que esto es muy draconiano, pero los contratos legales le dan a las compañías el derecho a tomar tales acciones para proteger sus activos e intereses, de acuerdo a Segal y otros expertos.
Dicho esto, las empresas sí reconocen que las líneas entre lo personal y lo profesional se difuminan cuando hay gadgets de por medio, y, como resultado, muchos están tratando de acomodarse a las necesidades de sus empleados cuando es posible, señala Ebner.
Permitir a un trabajador que va quitar sus archivos de un dispositivo de la empresa, reenviar correos electrónicos a una dirección personal o quedarse con el número del teléfono celular, depende de la forma en que la persona se está separando de la organización. “Si la firma se siente amenazada, le dará poca flexibilidad. Si el asociado se va en buenos términos, la flexibilidad es ‘la regla del día’”, señala Ebner.
Norman Hollander, trabajador TI de Palms Springs, California, tuvo una salida que se encuentra entre esos dos extremos.
Hollander trabajó durante seis años como arquitecto de tecnología de CA Technologies, cuando supo que tendría que mudarse a Pennsylvania, algo que no quería hacer.
Cuando renunció, CA cortó su correo electrónico -una práctica generalizada- sin permitirle crear una respuesta que redirigiría a las personas a una nueva cuenta. Su laptop de trabajo volvió a la compañía también. Afortunadamente, había hecho copias personales de los datos de contactos y de otros archivos, y adicionalmente, la compañía le permitió quitar otra información personal de la máquina. Su BlackBerry era propio, así que no tuvo que renunciar a él.
Por supuesto, la pérdida del correo electrónico corporativo ya no deja a una persona con la sensación de rompimiento total. Publicó su nueva información de contacto en LinkedIn y Facebook, e hizo que un colega enviara a sus compañeros de trabajo una nota de despedida con su información de contacto.
Segal sostiene que es mejor para el empleado y la empresa ser claros con respecto a qué se puede ir y qué se debe quedar.
Por ejemplo, las compañías deben tener políticas que demanden a los trabajadores que se va quitar toda la información corporativa de sus dispositivos personales (algunos de los clientes de Segal incluso solicitan un certificado de que este procedimiento se ha ejecutado).
Por su parte, los empleados que se van deberían poder trabajar con un representante de la compañía o con un tercero para quitar el material personal de sus dispositivos corporativos.
Segal recomienda el mismo enfoque cuando se trata de blogs y cuentas de Twitter. Lo mismo para los contactos y la información que los empleados adquieren a través de sus actividades profesionales.
“La mejor forma de lidiar con esto es tener políticas razonables en forma anticipada y luego en el momento de la partida ser abiertos. Si no hay una respuesta legal clara, intente con una solución de negocios razonable, porque el mayor problema que veo es la falta de comunicación”, señala.
Segal no se muestra particularmente optimista con que todas las empresas puedan llegar a esa meta. De hecho, espera que las cortes -con el tiempo- verán demandas en las que se verán involucradas Facebook, Twitter y otras herramientas que difuminan las líneas entre lo profesional y personal. Esto quizás sea la señal más fuerte de que el social media se ha convertido en parte del espíritu corporativo.
Buscando empleo mediante las redes sociales
Cuando Norman Hollander decidió dejar su trabajo en CA Technologies en lugar de mudarse de estado, uno de sus primeros pasos fue actualizar su Facebook y LinkedIn.
La respuesta llegó inmediatamente.
“Me llegaron cientos de correos preguntándome a dónde iba y diciéndome que tenían ideas de dónde buscar”, señala, añadiendo que también aprovechó sus cuentas con grupos profesionales en línea para cultivar contactos laborales.
Hollander afirma que fue cuidadoso con lo que publicaba, asegurándose que sus comentarios reflejaran con exactitud la buena voluntad que existía entre él y sus ex colegas en CA. De hecho, sus colegas y jefes escribieron recomendaciones para publicar en LinkedIn; algo que lo ayudó en su búsqueda de empleo, sostuvo.
Ahora en IBM como especialista en consultoría TI, Hollander afirma que ha mantenido muchos de sus ex colegas como contactos de LinkedIn, pensando que podría devolver toda la ayuda que ha recibido. Al mismo tiempo, se dio cuenta que algunos contactos que eran importantes para su antiguo trabajo no serían tan relevantes al avanzar.
El cambio de trabajo, afirma, le pareció una buena oportunidad para hacer un delineamiento más estricto en Facebook entre contactos relacionados con el trabajo y los personales. Así que discretamente dejó de ser amigo de algunos contactos en Facebook que realmente no eran amigos.
Hollander se encuentra en el camino correcto, señala John Reed, director ejecutivo de la firma de búsqueda de personal TI Robert Half Technology de Menlo Park, California. Como profesional, uno siempre debe ser selectivo con sus conexiones y resistirse a la urgencia de conectarse digitalmente con todos los compañeros de trabajo que está dejando atrás.
Reed recomienda limitar la red de trabajo a aquellos contactos cuya esfera profesional se superponga a la de uno, ya sea por industria o por disciplina. “A medida que se desarrolla su carrera, la relevancia de su red va a cambiar, y uno debe mantener su lista de contactos relevantes”, afirma.
¿Por qué no simplemente mantener los antiguos contactos? Uno puede ser juzgado por la compañía que uno mantiene en línea. ¿Realmente quiere mantenerse en contacto con antiguos colegas que apenas conoce si no puede responder por su reputación laboral? Él señala que es mejor mantener los conocidos sociales y amigos, incluso los buenos amigos, como amigos en Facebook más que como contactos de LinkedIn.
Finalmente, recuerda Sean Ebner, vicepresidente regional del proveedor de servicios TI Technisource, “es mejor dejar una organización calmadamente y con todo positivo. Ese post en Facebook que dice ‘Es un gran día, ¡acabo de dejar mi trabajo!’ va a herir los sentimientos de las personas”. Y posiblemente también su reputación.
