En el mundo de la administración de proyectos, asegurar el éxito de éstos es la máxima prioridad del director de proyectos. Si un proyecto sobrepasa ampliamente el presupuesto (como a menudo sucede), no se considerará un éxito, aun cuando se entregue a tiempo y satisfaga las necesidades de los usuarios finales. Es por eso que los directores de proyectos necesitan administrar sus presupuestos meticulosamente. A continuación, CIO México le presenta cuatro estrategias para mantener el control del presupuesto de sus proyectos y evitar excederse en los costos.
1. Replantee continuamente el presupuesto. Un proyecto que se realiza sin la administración y el replanteamiento frecuentes del presupuesto probablemente terminará fracasando. ¿Por qué? Porque la supervisión frecuente evita que éste se le vaya de las manos. Es más fácil corregir un presupuesto que se ha excedido por 10 por ciento que uno que ha superado el 50 por ciento. Sus posibilidades de mantener el proyecto bajo control con una revisión frecuente del presupuesto es mucho mejor que si lo pronostica una vez y se olvida de él.
2. Pronostique regularmente el uso de recursos. Igual que el presupuesto necesita ser revisado constantemente para mantenerlo bajo control, usted debe hacer lo mismo con el uso de recursos, ya que la gente que trabaja en un proyecto contribuye con su costo. Los directores de proyectos deben revisar el número de gente que trabaja actualmente en un proyecto y las necesidades de recursos futuros semanalmente. Hacer eso asegurará que esté utilizando totalmente los recursos que tiene y que usted cuenta con los recursos adecuados listos para el resto del proyecto. Revisar regularmente el pronóstico de recursos ayudará a mantener el presupuesto de su proyecto dentro de sus límites.
3. Mantenga informado al equipo. Siempre mantenga informado al equipo que participa en el proyecto. Un equipo informado es un equipo capaz de tomar la propiedad del proyecto. Al mantener informado al equipo del estatus del presupuesto, es muy probable que cuiden sus gastos y menos probable que agreguen horas extra a su proyecto.
4. Administre el alcance meticulosamente. La ampliación de funciones es una de las principales causas de que se supere el presupuesto de un proyecto. Un trabajo no planeado impacta a su proyecto, la cantidad de horas a pagar y el presupuesto se puede salir de control. Los directores de proyectos deben administrar con cuidado el ámbito al crear órdenes de cambio para el trabajo que no está cubierto por los requerimientos iniciales del proyecto. Las órdenes de cambio autorizan fondos adicionales para que el proyecto cubra el costo del trabajo extra, y mantener así el proyecto dentro de su nuevo presupuesto.
El presupuesto del proyecto debe ser una parte viva de los proyectos – algo que los directores de proyecto revisan con sus equipos y sus superiores regularmente. Los directores de proyecto que cuiden los presupuestos a lo largo de la vida de sus proyectos mantendrán a la administración feliz y ganarán mayor experiencia y éxito en su carrera.
