Si al inicio de este año usted decidió trabajar de forma más inteligente, deje de posponer las cosas y sea más productivo, sus mejores intenciones pueden haber sido minadas por la inevitable rutina.
Jason Womack, experto en rendimiento en el lugar de trabajo, dice que cambiar la forma en que hacemos nuestro trabajo para mejorar nuestra productividad es difícil ya que nuestros procesos se han vuelto un hábito, y en muchos casos estos hábitos son los que nos han llevado al éxito (aunque nos hayan llevado al límite de la razón en el proceso).
“Por ejemplo, probablemente un director de nivel medio se ha hecho al hábito de vivir con el timbre que anuncia la llegada de un correo electrónico o a la vibración de su BlackBerry”, señala Womack, y tal vez hayan sido recompensados por su capacidad de repuesta. “Si no han superado esa respuesta pavloviana, será difícil cambiar sus hábitos”.
El error más grande que cometen los profesionales cuando se trata de administrar su tiempo, agrega Womack, es seguir invirtiendo su invirtiéndolo en actividades que no valen la pena.
“Siguen haciendo las cosas cuando ya las han terminado”, apunta. “Siguen escribiendo un correo electrónico cuando ya respondieron la pregunta en la línea del asunto. Siguen hablando al teléfono cuando ha ya han cubierto el propósito de la llamada. Permanecen en la sala de juntas después de que se han resuelto los temas a tratar”.
Para evitar que usted cometa los mismos errores, Womack ofrece seis de sus consejos más efectivos para la administración del tiempo e incrementar su productividad.
1. Siga la regla de los 15 minutos. Womack recomienda organizar su día laboral en fragmentos de 15 minutos. Si usted trabaja ocho horas al día, tiene 32 fragmentos de 15 minutos que son suficientes para hacer algo y lo suficientemente pequeños para reservarlos en su día.
Cuando tenga que programar una junta o una conferencia telefónica que normalmente tomaría una hora, Womack le dice a sus clientes que la inicien 15 minutos después de la hora y terminarla en punto de la siguiente. Cree que la gente puede lograr en 45 minutos (esto es, tres fragmentos de 15 minutos) lo que cree que requiere 60 minutos. Limitar la reunión a 45 minutos le obliga a concentrarse en el punto y le da un fragmento de 15 minutos en el cual puede resolver otro asunto de su lista de pendientes.
2. Sepa cuando ha terminado. Seguir trabajando en algo cuando esencialmente ya se terminó implica perder mucho tiempo, algo de lo que muchos profesionales no están conscientes. La gente tiene que saber decir cuándo ha terminado de hacer algo.
“Cuando compro un libro, termino con ese libro cuando he aprendido algo del autor que no sabía antes”, dice. “He elegido un libro, he pagado su costo, lo leo durante dos o tres fragmentos de 15 minutos, aprendo algo y le doy mi libro a mi compañero de asiento en el avión”.
3. Elimine las distracciones. Eliminar las distracciones puede ser un nuevo tip para administrar su tiempo, pero Womack sugiere evitar distracciones específicas – como un compañero de trabajo quejumbroso o un director gruñón.
Si su director es propenso a interrumpirlo con preguntas, el experto sugiere adelantársele. Por ejemplo, en lugar de esperar a que su director se aparezca en su escritorio o lo intercepte, acérquese usted primero minutos antes de la hora, por decir, 10:52 o 10:55 AM, de preferencia antes de una reunión o una llamada. Sugiere decirle, “Tengo muchas cosas qué hacer, y una reunión a las 11, y estoy tratando de no tener interrupciones. ¿Hay algo que necesite decirme o preguntarme antes de mi junta o antes de comenzar a hacer mi trabajo?”
Otro tip es: si tiene una pregunta rápida para alguien pero no quiere quedarse atrapado en medio de una conversación interminable, llame a su contacto (o vaya a su oficina) algunos minutos antes de la hora, sabiendo que él o ella podrían tener una junta a la siguiente hora y que no tendrá tiempo para platicar de más tampoco.
4. Identifique verbos que llamen la atención. Womack recomienda organizar su lista de pendientes alrededor de verbos como llamar, revisar, preparar y programar. Esas son tareas que usted generalmente completa en una sentada y que ayudan a avanzar a un proyecto más grande.
Si usted tiene verbos decisivos en su lista de pendientes, como planear, discutir, crear o implementar, remplácelos con acciones que desglosen el proyecto, agrega Womack. Hacer esto le ayudará a comenzar y reducir la sensación de estar abrumado.
5. Aproveche los tiempos de bonificación. La próxima vez que se retrase su vuelo o su doctor llegue tarde a su cita, no se moleste. Reconozca que le acaban de dar el regalo de un “tiempo de bonificación”. Si lleva algo de trabajo con usted siempre, tendrá oportunidad de avanzar en él, ya sea responder a un correo, hacer una llamada, revisar una propuesta o armar un plan.
6. Utilice accesos directos en su correo. Womak señala que la BlackBerry el iPhone permiten a los usuarios crear teclas rápidas o accesos directos cuando se utilizan los teléfonos para el correo electrónico. Él creó varios accesos directos desde el teclado que abren un texto que utiliza con frecuencia. Por ejemplo, si alguien le envía un correo electrónico pidiéndole información sobre cómo usar Microsoft Outlook más efectivamente, todo lo que tiene que hacer es escribir el acceso directo “OL”, que pone en su correo una respuesta a la pregunta.
Estos accesos directos le ahorran mucho tiempo ya que ha desarrollado varias respuestas a algunas de las preguntas más comunes que la gente le hace. Evita tener que volver a escribir la respuesta cada vez que alguien le envía un correo. También le ahorra tener que buscar en su carpeta de correos enviados para copiar y pegar la respuesta al correo.
