Aunque los CIO normalmente se esfuerzan en impulsar planes para protegerse ante las contingencias, también deberían tener la vista puesta en administrar adecuadamente los pleitos y las enormes consecuencias que pueden derivar de un proceso judicial.

El dicho “todos los caminos conducen a Roma” describe la importancia de la ciudad en el corazón de un imperio. Cuando se trata de litigios en la era moderna, todos los caminos llevan a la mesa del CIO porque la información es el elemento vital de cualquier juicio.

Y al igual que los CIO deben tener un plan de contingencia para una potencial caída de la red, también necesitan un plan de litigios para responder a las peticiones legales de información almacenada electrónicamente, lo que se conoce como eDiscovery.

La puntualidad es fundamental. En ese sentido, responder a la instrucción de forma ineficiente acerca de un evento puede ser a menudo el desencadenante de la pérdida de datos en el proceso, lo que puede dar lugar a sanciones legales contra la empresa.

Sobre la recepción de instrucciones por parte de los jueces, los miembros del equipo deben estar preparados para identificar inmediatamente las fuentes de datos pertinentes, cómo comunicarse y cumplir con los requerimientos para conservar los datos (retención legal) y cómo proceder con respecto a la suspensión de la purga automática de datos que las empresas mantienen como rutina en sus organizaciones.

Los CIO también tienen entre sus deberes hacer una evaluación clara de las capacidades internas y averiguar cuándo recurrir a proveedores externos en este terreno, como expertos en seguridad de respuesta a incidentes, técnicos en informática forense y proveedores de descubrimiento electrónico.

Una tarea que a menudo se pasa por alto es la administración (y tal vez la purga) de los datos obtenidos en el eDiscovery una vez que el litigio ha terminado. Descuidar este proceso posteriores al litigio aumenta el riesgo de una fuga de datos y el riesgo de que estos datos heredados puedan ser exigidos en una nueva causa judicial.

– John Curran es director ejecutivo de administración de Stroz Friedberg