Uno de los propósitos del área de TI del Corporativo Hospital Satélite es crear oportunidades para el negocio. “Nuestra misión va más allá de resolver problemas: nos enfocamos en mejorar los procesos del negocio y procuramos estar al tanto de lo que realiza cada área en forma manual, para buscar la manera de incorporar alguna automatización o facilitarles su labor”, explicó Jaime Lezama Zavala, CIO.

Desde que asumió este cargo hace tres años, Lezama se dio a la tarea de actualizar la plataforma de TI que tenía el nosocomio y con ello cimentó la base de la infraestructura, las redes y comunicaciones, así como la de conocimientos, comenzando por el mismo personal de su área.

Al tener alineados estos aspectos tecnológicos, el año pasado comenzó a implementarse el proyecto denominado “Intranet Hospitalaria”, que en pocos meses les ha reportado beneficios en términos de productividad, ahorros de tiempo  y servicios de colaboración, de acuerdo con el directivo.

Alcances de la primera etapa

La primera fase del proyecto inició en agosto de 2012 y se espera concluirla en septiembre u octubre de este año. En esta etapa “se subirá a la intranet la información de todas las áreas del hospital y comenzará la colaboración”; es decir, la posibilidad de compartir aquellos archivos que se trabajan en diversos departamentos.

Para este propósito se emplea la plataforma de colaboración empresarial Microsoft SharePoint e intervienen otras tecnologías como la administración de contenido, un sistema de administración de la relación con los clientes (CRM) mediante el contact center instalado en febrero pasado, servicios móviles, comunicaciones unificadas y un servidor virtualizado, donde se encuentra buena parte de la intranet.

De acuerdo con Lezama, el proyecto tiene como propósito mantener actualizada la información de los sitios web con base en un calendario de implementación, el cual inició con la puesta al día de la página del hospital (ya concluida), así como las de la Dirección General, de Tecnologías de la Información, de Gestión Organizacional (con sus áreas de Sistemas Integrados de Calidad, que comprende Seguridad, Higiene, Calidad), y el área Comercial.

Hasta mayo pasado, explicó, la intranet reportaba un gran avance en el área de Recursos Humanos (que incluye las funciones de Capacitación, Nómina, Reclutamiento y Desarrollo Organizacional) y para este año se adicionarán las de Tesorería (Cuentas Especiales, Cuentas por Cobrar y por Pagar), Dirección Médica (con sus gerencias de Enfermería, Cirugía y Apoyo, y Áreas Auxiliares de Diagnóstico).

Precisamente en las Áreas Auxiliares de Diagnóstico, se implementó en febrero pasado un contact center para brindar información tanto a los médicos como a los pacientes de todos los estudios de laboratorio y las especialidades que ofrece el hospital. Lezama adelantó que en la segunda fase –que comenzará en octubre de este año y culminará en 2014– se realizarán algunas labores de flujo de trabajo (workflow).

Dijo que gracias a este proyecto, los usuarios de todas las áreas del hospital pueden entrar a la intranet para consultar los procedimientos publicados por el responsable de cada área. Por ejemplo, “los usuarios pueden ver fotografías de las salas de juntas que hay en el hospital, los servicios que se ofrecen en cada una y verificar la disponibilidad de apartado, conforme a un calendario. Al final de cuentas, la intranet constituye un impacto operativo que desenlaza en mayor productividad”.

Un soporte para la organización

Una de las labores que realiza Lezama como CIO es participar en el Comité Ejecutivo del hospital, donde apoya muchas de las iniciativas que efectúa la empresa. Además, es miembro del Comité de Inversiones, conformado por el Director de Finanzas (a quien reporta), el Gerente de la Tesorería y el Subdirector de Gestión Organizacional. Muchos de los proyectos que requieren inversión, deben ser autorizados por dicho comité que es, al mismo tiempo, el que verifica que no haya desviaciones tanto en su ejecución como el aspecto económico. En palabras de Lezama, “es una especie de contraloría interna para proyectos”.

Afirmó que el área a su cargo se percibe como el “soporte” de la organización, pero no como el primer auxilio al cual pueden acudir, sino como “los cimientos” en cuanto a información se refiere; además nos consideran como un área que ofrece innovación y soluciones”.

En estos tres años, Lezama ha procurado impulsar la capacitación continua entre el personal de su área. Al respecto, mencionó que un miembro de su personal concluyó su certificación en Microsoft Windows y otro más su Maestría en Tecnologías de la Información en el Tec Milenio.

Por su parte, Lezama terminó la Maestría en Administración de Negocios en la Universidad Interamericana para el Desarrollo (UNID), institución respaldada por el Consorcio Educativo Anáhuac, y está a punto de convertirse en Experto en Information Technologies Infrastructure Library (ITIL Expert), de acuerdo con la capacitación impartida por la empresa Fox IT.

Para concluir, el directivo dijo que la implementación de la intranet les ha brindado beneficios en productividad, ahorros de tiempo (de hasta 40%) y servicios de colaboración. Sin embargo, reconoció que aún falta trabajar en una cultura de uso de tecnología en el corporativo, por lo que se ha puesto en marcha una campaña de difusión de la intranet hospitalaria, para invitar a quienes todavía no la utilizan.

Para ello se han instalado kioscos dentro del hospital en los cuales las personas pueden acudir y consultar la información que les interese. “Estos kioscos están disponibles en las áreas de Recursos Humanos, el Comedor de empleados, y en la de Tecnologías de la Información”, aseveró.

-José Luis Becerra, Computerworld México