CIO100 2014 Gobierno

Con el objetivo de controlar la evolución de los diversos casos reportados al Órgano Interno de Control en el Sistema de Tiendas y Farmacias de los Trabajadores al Servicio del Estado, SuperISSSTE, se diseñó e implementó un sistema de registro, seguimiento, monitoreo y digitalización de expedientes de Quejas y Responsabilidades.

David Espinoza, Jefe de Servicios de Informática SuperISSSTE, explicó que dentro de la administración pública existen procedimientos administrativos que la Secretaría de la Función Pública (SFP), a través de los órganos fiscalizadores de cada entidad gubernamental, dan seguimiento para verificar si el actuar de los funcionarios se ha realizado en el marco de la Ley o han incurrido en irregularidades administrativas.

“Dichos expedientes van incrementando su volumen y complejidad a lo largo del tiempo y cada uno de ellos va exigiendo distinta documentación que se acompaña como evidencia y de pronto los Órganos Internos de Control, que son parte de la SPF, tienen expedientes con hasta 40 mil fojas, actividad que es difícil de administrar o darle seguimiento oportuno”.

Derivado de esta situación, el año pasado el Órgano Interno de Control del SuperISSSTE solicitó el diseño de una solución informática que les permitiera controlar y dar continuidad a todos los expedientes de responsabilidad administrativa.

Las distintas fases de ejecución del proyecto han sido diversas e incluyen: una revisión y evaluación de los procesos existentes en la organización; revisión y redefinición de roles, responsabilidades y seguridades; propuesta de procesos modificados; trabajo colaborativo asociado en procesos; y la concentración, respaldo, control y digitalización de documentos fuente y el uso eficiente de recursos de TI.

“Fue un desarrollo en casa, la primera fase tomó siete meses y desde finales del año pasado está funcionando”, dijo Espinoza, y señaló que a partir de entonces todas las quejas y denuncias se registran en este sistema. También se digitaliza la evidencia y correspondencia que existe, relacionada con los asuntos, incorporándola en un expediente electrónico dentro de esta herramienta con la característica adicional de programar los tiempos límites para dar seguimiento”.

La integración completa de toda la información relacionada con cada expediente, así como la digitalización de ésta y, por ende, menor consumo de papel, forman parte de los resultados del sistema.