Hasta ahora los beneficios del teletrabajo y el trabajo a distancia son obvios. Mayor compromiso de los empleados y lealtad, la reducción de los costos de infraestructura y un funcionamiento más eficiente, por nombrar solo algunos. Pero hay una pieza de una estrategia del trabajo a distancia exitosa que es difícil de ejecutar -la inclusión. ¿Cómo se puede ayudar a que los trabajadores remotos se sientan conectados, empoderados y totalmente parte de su equipo cuando no están físicamente presentes?
Saque ventaja de la tecnología
La tecnología puede ser una de las mejores maneras de juntar a los equipos dispersos geográficamente y fomentar la inclusión, señala Sean O’Brien, vicepresidente ejecutivo de estrategia y comunicaciones para PGi (Premiere Global Services, Inc.), que desarrolló las populares suites de colaboración iMeet y GlobalMeet.
“Una de las primeras cosas que debe recordar es que la definición de teletrabajo es anticuada”, anota O’Brien. “La palabra implica que solo está usando el teléfono para realizar su trabajo; sin embargo, la tecnología hoy permite hacer muchas más cosas -video, herramientas de reuniones virtuales en tiempo real que se aprovechan de las cámaras web, la pantalla compartida, la nube, el intercambio de archivos y las redes sociales”, agrega O’Brien, las cuales ayudan a los trabajadores a hacer conexiones más significativas, y un sentido de participación y colaboración más personal.
Según la reciente encuesta e información de PGi obtenida del estudio de la situación del teletrabajo, el 75% de los teletrabajadores aprovechan este tipo de herramientas como parte de su suite de soluciones, comenta O’Brien, pero es igual de importante que los gerentes y supervisores también las utilicen.
“Los directivos tienen que tener el mismo nivel de familiaridad con el trabajo remoto y las herramientas de colaboración”, añade. “La tecnología les faculta para tener el mismo tipo de relación e interacción con sus trabajadores, como lo harían si el trabajador estuviera en el lugar”.
Uno de los principales avances tecnológicos que contribuyen a una colaboración eficaz con los trabajadores remotos es el video, señala Rob Bellmar, vicepresidente ejecutivo, conferencista y colaborador en la empresa de soluciones de colaboración InterCall, a pesar de que el cambio ha sido difícil de digerir para muchos trabajadores.
“El movimiento hacia la transmisión de video y la interacción de video en directo ha sido dura, culturalmente”, anota Bellmar. “Piense en su última conferencia telefónica -lo más probable es que haya escuchado a medias; también estaba consultando su correo electrónico, o trabajando en una hoja de cálculo, o alguna otra cosa al mismo tiempo, y eso significa que no estuvo plenamente comprometido”, añade.
La fuerza de trabajo moderna se ha acostumbrado tanto a estos “malos hábitos”, que a menudo no quieren abrazar el video porque va a cambiar la forma en que tienen que trabajar, señala, pero es una herramienta necesaria para impulsar la participación y la colaboración.
“El video cambia la dinámica debido a la vista de dos vías”, agrega Bellmar. “Usted está necesariamente mucho más inmerso en la conversación y el nivel de participación se eleva para los equipos que utilizan video. A veces, el uso del video puede comenzar como una obligación, con los empleados utilizándolo de mala gana; pero una vez que se acostumbre a él y a comprender los aumentos de la productividad, así como el aumento de la sensación de inclusión, comienza a convertirse en una “comodidad” y se dispara su adopción”, señala.
Planee mucha interacción personal
Pero si bien la tecnología puede hacer que los equipos estén más cerca de una experiencia totalmente colaborativa y personal, todavía no es lo mismo, señala O’Brien de PGI. La falta de interacción personal sigue siendo uno de los principales obstáculos hacia un escenario de trabajo a distancia exitoso.
Es ahí cuando el elemento humano tiene que tomar el centro del escenario, con un énfasis en una comunicación abierta, constante, y una comprensión de la necesidad de construir confianza y relaciones personales entre los trabajadores, añade O’Brien.
“En los primeros minutos de cualquier reunión, las partes que pueden parecer irrelevantes o simplemente conversaciones intrascendentes, son el mayor contribuyente a la construcción de confianza y mejores relaciones personales, así como de la “inteligencia contextual”, anota O’Brien.
“Hablar de sus hijos, o el partido de anoche, o de programas de televisión, crea un contexto de usted como persona. Los demás son capaces de conectarse a usted como padre, o como un ser humano, en lugar de ser un conocido o un extraño”, indica O’Brien.
Taso Du Val, CEO de TopTal, que ofrece outsourcing, dotación de personal y contrato de trabajo para desarrolladores de software, señala que hay otro elemento importante de la comunicación que a veces se puede perder, incluso cuando se utiliza el video u otra tecnología cara a cara.
Comunicar, comunicar, comunicar – y luego comunicar
“La comunicación es clave, obviamente, pero no se trata solo de la delegación de tareas y obtener actualizaciones de estado”, señala Du Val.
“Incluso si tiene reuniones todos los días, tiene que ser capaz de transmitir entusiasmo, energía y sus expectativas, y eso es mucho más difícil para los equipos remotos”, anota Du Val. “Si bien es más fácil conseguir esto a través del video, en el teléfono o en una plataforma de colaboración, tiene que utilizar su voz, y su fraseo; el tono de su correo electrónico o mensaje difícilmente expresan estas emociones”, señala Du Val.
Con un equipo básico distribuido al 100%, Duval dice que su empresa tiene una perspectiva única sobre las cuestiones de trabajo remotas. Hace hincapié en el compromiso de TopTal por una comunicación constante y reuniones frecuentes, para reunir equipos que de otro modo estarían dispersos.
“Incluso cada departamento tiene una reunión diaria o tres veces por semana. Ahí es donde nos centramos para el fomento de las conexiones y la colaboración con todos los equipos”, señala Duval.
“Cuando se tiene una comunicación constante; cuando escucha a diario que sus compañeros están trabajando duro y haciendo progresos, usted se inspira y se siente con gana de mejorar. Empieza a impactar positivamente en su forma de operar y la forma en que percibe su trabajo y su propósito dentro de la organización como un todo”, indica Duval.
Céntrese en los resultados empresariales y de espectro amplio
Entender el propósito y la función de cada individuo dentro de una organización más grande es una parte importante de hacer que los trabajadores remotos se sientan incluidos, comenta Bellmar de InterCall.
“Un elemento clave es ayudar a que todos los jugadores entiendan los resultados finales”, añade. “¿Qué estamos tratando de lograr? ¿A dónde vamos como empresa? ¿Cómo encajo yo en ese objetivo y esa dirección? Si está trabajando desde su casa, no tiene a alguien que le interrumpa de cuando en cuando para conversar. Así que los administradores, sobre todo, tienen que estar mucho más centrados en este tipo de comunicación y cambios holísticos”, señala.
“Mucho de este concepto de ‘inclusión’ significa que los trabajadores están involucrados en la toma de decisiones y los resultados de la conducción del negocio”, añade Bellmar. “Tiene que ser capaz de enganchar a sus empleados en todas estas discusiones de manera que, independientemente del lugar donde estén trabajando, se sientan parte del equipo y parte de la organización”, finaliza.
-Sharon florentino, CIO (EE.UU.)
