Probablemente ha escuchado acerca de Evernote, el servicio de toma de notas en línea que acaba de llegar a los 100 millones de usuarios. Ofrecido como freemium con casi las mismas características que la versión de pago, Evernote fue diseñado para tomar notas y archivar información de una manera que haga que su recuperación sea fácil. Las notas se cargan rápidamente, incluso si está manejando cientos de ellas a la vez.
Parte de lo que hace a Evernote tan convincente es su amplio soporte de plataformas cruzadas. El cliente de Evernote está disponible para Windows, Mac OS X, iOS, Android, Windows Phone, BlackBerry 10 y, utilizando la web de Evernote, mediante navegador. (No todas las características se encuentra disponible en todas las plataformas, sobre todo en las menos populares como Windows Phone y BlackBerry 10, pero el rápido ritmo de desarrollo de la aplicación significa que probablemente solo sea una cuestión de tiempo antes de que una característica faltante haga acto de presencia.)
¿Qué puede ofrecer Evernote a los ejecutivos o propietarios de pequeñas empresas que no tienen el lujo de darse el tiempo de probar cada aplicación o servicio nuevo? Para ayudarle, he aquí algunas sugerencias sobre cómo utilizar Evernote para mejorar su productividad, así como una mirada más de cerca a algunos de los rasgos más sobresalientes que ofrece el servicio de toma de notas.
Cómo comenzar a usar Evernote
Como un bloc de notas digital, Evernote es útil solo cuando contiene información -mayor cantidad es mejor. En este frente, Evernote es compatible con la creación de varios cuadernos, cada uno de los cuales puede contener cualquier número de notas. Las notas soportan texto enriquecido con la capacidad de cambiar las fuentes y colores, además de insertar casillas de verificación y cuadros básicos. También puede adjuntar varios archivos, con el soporte explícito de los tipos de archivos seleccionados, tales como notas de voz e imágenes.
Estas capacidades se prestan a una serie de usos en Evernote:
* Como una lista de cosas “por hacer”
* Para mantener un registro de servicio u otro horario en la mano
* Para mantener la información de referencia
* Como un bloc de notas digital
Para bajar la barrera de cambiar los datos, la extensión del navegador Web Clipper de Evernote, permite que los usuarios capturen y guarden el contenido de una página web. Web Clipper está disponible para Chrome, Safari, Firefox, Opera e Internet Explorer.
En la misma línea, Skitch, una utilidad libre para editar imágenes, hace que sea fácil anotar y editar imágenes y capturas de pantalla. La aplicación funciona bien con imágenes independientes, y puede guardar las imágenes ya finalizadas directamente en una cuenta de Evernote.
Uso de la cámara Evernote
Tomar una foto es otra forma rápida de capturar información en Evernote. Para simplificar las cosas, Evernote permite capturar imágenes como una nota cuadrada, una foto o un documento. Las imágenes capturadas en el modo de fotos no se pueden modificar; las capturadas en el modo de documento no conservan sus antecedentes, y la imagen resultante es procesada automáticamente para una mejor claridad del texto.
Todas las imágenes subidas a Evernote se procesan mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) y son indexadas de acuerdo a esto. Esto permite que se puedan buscar, lo cual puede ser un salvavidas para los usuarios que trabajan con muchos documentos PDF o fotografías. De hecho, las potentes capacidades de búsqueda de Evernote son una razón principal por la cual Evernote ha demostrado ser tan popular. En Evernote Premium, esto se extiende a los archivos PDF y otros documentos adjuntos.
Un nuevo modo de “tarjeta de negocios” (también una característica Premium) convierte a Evernote en un escáner de tarjetas de presentación. En este modo, la cámara escanea el contorno de una tarjeta de negocios y le toma una foto una vez que esté lista. Después de ajustarla por inclinación, Evernote convierte cada tarjeta en texto editable, la cual se convierte en una nota de contacto. (La función está disponible actualmente en Evernote para iPhone e iPad, aunque Evernote dice que próximamente habrá una para Android.)
Evernote también ofrece la integración entre las tarjetas escaneadas y la base de datos de LinkedIn. Donde esté disponible, la información adicional pertinente, incluyendo la imagen de perfil, serán copiadas de la red social en la nota de contacto.
Lleve Evernote al siguiente nivel
Aparte de su uso como una herramienta independiente para la productividad personal, los usuarios de Evernote tienen la capacidad de compartir su contenido. Tanto los cuadernos como las notas individuales pueden ser compartidos a través de un enlace URL único. Los cuadernos o notebooks se pueden compartir con derechos de solo lectura (útil para los materiales de referencia, notas de toda la empresa y la documentación de procesos de negocio) o con la capacidad de hacer cambios (excelente para la colaboración).
Cuando sea necesario, Evernote puede encriptar las piezas seleccionadas de una nota o la nota entera. Los datos encriptados no son accesibles a la empresa, y no hay claves de cifrado o contraseñas que se almacenen en línea. En lugar de ello, Evernote utiliza una clave RC2 de 64 bits, derivada de la frase de contraseña, para proteger los datos seleccionados. Si bien esto es poco probable para detener a la NSA, la compañía señala que tiene la intención de reforzar la fuerza de su cifrado. Las secciones cifradas de una nota mostrarán el ícono de un candado que se puede quitar al hacer clic sobre el símbolo y luego teclear la contraseña correcta.
Mientras tanto, a pesar de que Evernote ofrece potentes capacidades de búsqueda, todavía tiene sentido etiquetar correctamente las notas para facilitar su recuperación en una fecha posterior. Los usuarios pueden adjuntar más de una etiqueta para cada nota. Si la información de ubicación está activada en el dispositivo, Evernote etiquetará automáticamente las notas con su ubicación y las recopilará en el Atlas Evernote.
Soporte de terceros para Evernote
Si bien está más allá de la cobertura de este artículo el tratar acerca del creciente número de aplicaciones compatibles con Evernote, unas pocas son dignas de mención especial.
Pocket Informant, por ejemplo, es un calendario, una aplicación de tareas y notas con todas las funciones y capacidades ricas de edición. Los cuadernos de Evernote, las notas y recordatorios se sincronizan en Pocket Informant, y viceversa.
Mientras tanto, Penultimate ofrece la posibilidad de sincronizar notas manuscritas o dibujos directamente en Evernote para la plataforma iOS. Lo que hace de esta aplicación digna de mención es su soporte para Jot Script Evernote Edición Stylus, un avanzado lápiz óptico Bluetooth 4.0 con una punta de escritura fina similar a la de un bolígrafo. Esto permite que los usuarios de iOS tomen notas manuscritas o dibujos en Penultimate y los guarden en Evernote. (Los usuarios de Android ya tienen la capacidad de escribir directamente en Evernote).
Los dispositivos de hardware también han comenzado a ofrecer soporte integrado para Evernote. El escáner de escritorio NeatConnect, por ejemplo, puede hacer su trabajo sin necesidad de utilizar la PC. Utilizando una función de pantalla táctil del mismo escáner, los usuarios pueden escanear documentos en papel directamente a una cuenta de Evernote.
Características, Soporte Móvil
Desde su simplicidad básica, Evernote ha crecido en su núcleo hasta convertirse en una plataforma de pleno derecho, diseñada para ayudar a que los usuarios mejoren su productividad. De hecho, la compañía cuenta con una trayectoria de añadir nuevas capacidades en el servicio, y también ha desarrollado una familia creciente de aplicaciones que enlaza con la nube de Evernote.
Por supuesto, Evernote tiene su parte justa de críticos. Algunos dicen que la compañía se ha extendido, pero es demasiado débil. Otros afirman que Evernote no siempre aborda los errores de una manera oportuna. Otros dicen que los distintos cambios en la interfaz de usuario han sido perjudiciales, y han hecho que el producto sea más difícil de usar.
Dado que el mercado para tomar notas ya no es incipiente, estos detractores tienen muchas opciones, incluyendo Microsoft OneNote y Simplenote.
En última instancia, no hay duda de que Evernote ofrece un rico conjunto de características y es compatible con un gran número de plataformas de dispositivos móviles. Para quienes se decidan a dar el paso con Evernote, un buen consejo sería hacer que el uso del servicio de toma de notas sea un hábito -o, en las palabras del CEO de Evernote Phil Libin, lo utilice como su “cerebro externo”.
– Paul Mah, CIO (EE.UU.)
