A pesar del creciente uso de las comunicaciones digitales y plataformas de comunicación, solo una de cada diez empresas es incapaz de controlar tipos de información bien asentados, como el correo electrónico, los datos de clientes y el contenido público en su sitio web. Estos son algunos de los resultados del estudio hecho entre Iron Mountain y AIIM, y que reveló como la falta de normas digitales puede aumentar el riesgo de una brecha en los datos.

La mensajería basada en texto ya representa un archivo oficial y está sujeto a la misma normativa de protección de datos, cumplimiento de la legislación y requisitos de conservación por los que se rigen los documentos empresariales en papel y en formato electrónico. Por este motivo, la falta de una monitorización y una toma de responsabilidad efectivas podrían tener un impacto significativo en la seguridad de la información y el cumplimiento de la normativa.

Este estudio reveló que las grabaciones electrónicas están creciendo rápidamente en el 68% de las organizaciones participantes, a la vez que un 32% han informado de la disminución de las hechas en papel. Sin embargo los encuestados consideran que únicamente es útil el 42% de esa información almacenada electrónicamente. Nada más que un 12% cree que almacenan únicamente lo que necesitan que sea almacenado.

Además, hay una amplia mayoría que no se siente seguro a la hora de elegir el material que debe guardarse o no, el 63% no se creen capaz de hacerlo.

El mayor beneficio de un buen gobierno de la información es la reducción de los costos de almacenamiento (según el 55%), seguido de una explotación y compartición de los conocimientos (50%) y una mayor rapidez de respuesta a las consultas y eventos (un 47%).

Dado que el contenido subido y distribuido a través de estos nuevos canales puede ser objeto de disputas legales tales como malas prácticas, filtraciones de información confidencial o brechas de uso aceptable, es esencial que esto se controle mediante políticas relacionadas con la información.

-CIO España