CIO100 Alineación con el negocio

PROYECTO: Evolución UIN por el mejor servicio.

DESCRIPCIÓN: La Universidad Insurgentes es una institución con más de 20 años en el sector educativo que al día de hoy cuenta con 23 campus distribuidos geográficamente en la Ciudad de México, el Estado de México y el estado de Guanajuato, actualmente tienen cerca de 25,000 estudiantes inscritos.  

En ese sentido, establecer un sistema de datos en tiempo real y brindar una mejor información, servicio y tiempo de respuesta a estudiantes es fundamental ya que les ayudaría a enfrentar los retos competitivos actuales y futuros.

“Los desafíos que emprendimos desde el principio fueron: se decidió migrar toda la historia de cada campus, es decir, en algunos casos, migramos información académica, financiera y de datos personales de los estudiantes desde 2000; también migramos más de 108,000 registros de estudiantes históricos”, informó Víctor Manuel Herrera Hernández, director de Tecnologías de la Información de la Universidad Insurgentes.

Lo anterior no fue nada fácil debido a que cada una de las escuelas tenía su propio sistema de caminos local y cada campus era administrado remotamente para la apertura del ciclo escolar, es decir, tenía que hacerse 23 veces cada cuatro meses, no se podía emitir información consolidada de las escuelas, no tenían datos confiables sobre la capacidad y/o capacidad de las aulas, y el  corte de caja de cada campus era registrado en el sistema contable corporativo de forma manual por cada asistente contable.

RESULTADOS/BENEFICIOS: A nivel del campus se establecieron herramientas de monitoreo y control para los estudiantes (asistencia, notas parciales y monitoreo de la deuda), que permiten un diagnóstico temprano de los estudiantes en riesgo de abandono para tomar medidas preventivas. También mejoraron los tiempos de servicio estudiantil a través del Portal de autoservicio.

Víctor Manuel Herrera destacó que cuentan con una herramienta de reportes o indicadores que permiten una mejora en la gestión académica de la institución educativa. Actualmente han construido más de 130 indicadores operativos y más de 30 dashboards en Inteligencia de Negocios. A nivel corporativo se tiene acceso a información financiera y presupuestaria en tiempo real y de manera simplificada para la toma de decisiones (ingresos, deserción, deuda, etc.).