Las oficinas de todo el mundo están siendo objeto de una revolución. El entorno laboral se está transformando en un espacio de colaboración en el que nadie tiene un espacio fijo, las computadoras no están vinculadas a un solo usuario y las salas de juntas son virtuales.

Empresas adoptan el trabajo flexible

Esperan que los empleados trabajen de forma remota, en lugar de estar presentes en la oficina con un horario fijo. La dirección delega en los mandos intermedios la decisión de quién debe estar en la oficina y cuándo.

Se calcula que este año la mitad de las empresas adoptará el trabajo flexible para permitir a los empleados trabajar en sus hogares o en una oficina.

El informe de Working Anywhere realizado por la Work Foundation de la Universidad de Lancaster estima que de aquí a 2020, el 70% de los empleados británicos tendrá la oportunidad de trabajar de forma remota y esto a su vez generará grandes cambios en las empresas a la hora de buscar formas para que la oficina se adapte a todas las personas.

El espacio en la oficina

Puesto que hay menos empleados que necesiten un escritorio, las empresas pueden reducir el espacio de sus oficinas. Las empresas pequeñas pueden reducir los costos pagando sólo un espacio de oficina cuando lo necesiten, mientras que las más grandes pueden alquilar el espacio que les sobre a empresas más pequeñas, o bien trasladarse a una oficina de menor tamaño para limitar los gastos generales en ambos casos.

El diseño de estos espacios también cambiará. En lugar de oficinas extensas con mamparas, que distan mucho de fomentar la productividad, las organizaciones pueden utilizar un espacio de trabajo compartido o abrir las zonas cerradas para que el entorno sea más propenso a la colaboración.

Algunas oficinas preferirán incluir mesas configurables que los empleados puedan mover en función de que necesiten trabajar en grupo o de forma individual. También aumentará el uso de áreas exteriores que ofrezcan a los trabajadores una zona donde tomar el aire cuando el ambiente se vuelve sofocante.

Si las empresas toman nota de un estudio que reveló que los edificios con mejor ventilación y características “ecológicas” mejoraban la capacidad cognitiva de los trabajadores, en el diseño de la oficina del futuro se podrían incluir sistemas sofisticados de calefacción y ventilación.

La iluminación inteligente se adaptará a lo largo del día con el fin de mantener el nivel más eficiente para los trabajadores. Unos sensores supervisarán la temperatura, los niveles de dióxido de carbono y humedad, para asegurar un confort óptimo.

Se utilizarán balizas para registrar la presencia de los empleados a efectos de seguridad, indicando el momento en el que cada empleado entra en la oficina y registrando el momento de su partida.

El hardware de la oficina del futuro

No es muy probable que las portátiles y los sistemas de escritorio se sustituyan por pantallas virtuales holográficas como las de Minority Report. Tampoco es probable que se sustituyan todos los sistemas de escritorio por tabletas y smartphones. Lo que sí cambiará es cómo se utiliza el hardware “estándar”.

Los escritorios dispondrán de computadoras a los que los empleados sencillamente se conectarán desde otro ordenador, móvil o tableta en cualquier lugar y ver su contenido.

En las salas de reuniones, las mesas y sillas se sustituirán por grandes pantallas como Microsoft Surface Hub, mediante las cuales los empleados colaborarán desde sus casas, desde cualquier cafetería o desde la oficina de un cliente.

Si los empleados necesitan realizar una presentación, pueden mostrar el contenido desde su dispositivo conectado, sea un móvil, una tableta o una computadora. Puesto que todo se almacena en una sola cuenta, no es necesario transportar equipos voluminosos.

El diseño de los dispositivos también está cambiando para adaptarse a la portabilidad y la flexibilidad. Un ejemplo sensacional es la ThinkPad X1 Carbon de Lenovo: una ultrabook ultrafina, ligera y sólida para usuarios corporativos. Gracias a sus procesadores Intel Core i7, su batería de 11 horas autonomía y su rapidísima conectividad 4G LTE-A, trabajar lejos del despacho nunca ha sido tan sencillo. Por otro lado, la tableta ThinkPad X1 de Lenovo lleva la productividad a un nuevo nivel como portátil, tableta y proyector, todo en uno.

El software de la oficina del futuro

El software es el área que posiblemente experimentará el mayor cambio en la oficina del futuro. A medida que las plantillas se reparten por todo el mundo, necesitarán mantenerse en contacto y trabajar como si estuvieran físicamente uno al lado del otro.

Si las empresas optan por ofrecer mesas de trabajo compartidas, los empleados sencillamente llegarán a su mesa, iniciarán sesión y podrán acceder a todo desde una computadora estándar mediante un escritorio virtual. Los archivos y carpetas se encontrarán en unidades compartidas a las que se podrá acceder desde cualquier lugar.

Las herramientas de colaboración como Slack, Trello y Prezi permitirán mantener la comunicación las 24 horas del día, 7 días a la semana, de modo que los compañeros y los equipos puedan estar en contacto, compartir recursos e ideas y vivir una jornada laboral más productiva.

También se acabarán los problemas de gestión de TIC y la llamada “computación en la sombra”, ya que todos los equipos se tratarán por igual y los usuarios no podrán instalar aplicaciones no autorizadas en los ordenadores comunitarios.

Lo que sí es seguro es que a medida que más empleados adoptan el trabajo flexible, las empresas deberán procurar que sus trabajadores sean más productivos, con independencia del lugar que elijan para trabajar. Y si deciden ir a la oficina a trabajar, deben disponer de todos los recursos necesarios para realizar su trabajo.