Sin duda, la adecuada gestión de la información dentro de una organización fortalecen los negocios, y al mismo tiempo, resulta una ventaja competitiva en el mercado local actual. Por otro lado, hoy en día, los empleados y clientes pueden acceder a los datos críticos empresariales desde cualquier lugar, mediante las aplicaciones en la nube y utilizando cualquier dispositivo móvil como smartphones o tablets.

De acuerdo a un estudio de IDC, el trabajador es capaz de encontrar la información que necesita sólo el 56% de las veces, mientras que casi el 36% de su tiempo lo gasta  buscando información sin obtener resultados. Por otro lado, un estudio de PwC encontró que el 96% de las empresas no lograron ver todo el potencial de sus datos. El 40 % de los negocios señalaron que obtuvieron poco beneficio tangible de su información, y solo el 23% apuntó que no obtuvo nada de ella en absoluto. Claramente, la adaptación a la era de la información no resulta igual para todas las organizaciones. No obstante, los líderes tienen que tomar en cuenta que con la inversión en tecnologías y soluciones para lograr una gestión de la información eficiente, podrán transformar sus procesos y hacerlos más  ágiles y a optimizarlos.

 Ante esta situación, Ricoh Mexicana ofrece cinco recomendaciones para que las organizaciones puedan sacar provecho de su información:

1.- Establecer un sistema de gestión de la información de toda la empresa con un ejecutivo de alto nivel a cargo (Director de datos). Tener un encargado que gestione adecuadamente la información de cada unidad de negocio podrá ayudar a la compañía a crear controles de riesgo y categorizar la información para reducir el tiempo de búsqueda.

2.- Realizar una auditoría de la información de la empresa para averiguar de dónde provienen los costos y los cuellos de botella. La conversión de documentos en formato digital permitirá a las compañías ser accesibles y ofrecer a sus empleados una búsqueda fácil. Esto, no sólo ahorrará dinero y ayudará a sus colaboradores a ser más productivos, sino que puede conducir a nuevas ideas de negocios.

3.- Eliminar el espacio de almacenamiento innecesario. El almacenamiento físico y digital les cuesta a las empresas mucho dinero. Es por ello que es necesario realizar con regularidad revisiones para eliminar información que ya no se necesite y poder liberar espacio que podría ser ocupado para almacenar información que de valor a la compañía. 

4.- Utilizar un sistema de gestión de contenido empresarial o de gestión de datos. Eso incluye documentos de Word y Google, correos electrónicos, PDFs, PowerPoints, videos, archivos de audio, imágenes e incluso publicaciones de medios sociales como Facebook y Twitter. Las hojas de cálculo convencionales no analizarán de forma completa este tipo de información; es por ello que es necesario que se utilicen sistemas de gestión de contenido o gestión de datos para contar con una inteligencia empresarial.

5.- Aplicar análisis de datos a la información de la empresa para detectar tendencias y hacer predicciones. Con los enormes volúmenes de información disponibles para ser analizados, es importante hacer las preguntas correctas y centrarse en áreas donde se puede ahorrar en costos o desarrollar nuevas fuentes de ingresos. Como analizar la cadena de suministro, recurrir a encuestas para saber lo que los clientes piensan de la compañía y analizar los datos de sus redes sociales.

Una vez que se implementen estas recomendaciones, las organizaciones podrán utilizar con eficiencia toda su información, a fin de empoderar a sus colaboradores a mejorar en sus tareas diarias y al mismo tiempo, obtener más ingresos para la compañía.