Uno de los principales retos que los usuarios de impresoras o multifuncionales es evitar tiempos muertos e interrupción del servicio de los equipos o soluciones de impresión. Es por ello que hacer un buen uso y mantener en buen estado los dispositivos de impresión es una premisa básica para incrementar la productividad y ahorrar costos.

Los multifuncionales e impresoras ayudan a aumentar la productividad de las empresas hasta en un 30%, ahorrar la cantidad de energía que usan y reducir costos de papel, sin embargo, un mal cuidado del equipo o la falta de mantenimiento puede ocasionar que la productividad de los usuarios se vea afectada.

Xerox comparte una serie de consejos para conservar los equipos de impresión en perfectas condiciones para mantener la continuidad del negocio.

Mantenimiento preventivo. Se realiza para prevenir posibles problemas de impresión, mala calidad o fallas en los componentes electrónicos del equipo. Un mantenimiento completo consiste en la limpieza general del dispositivo, calibración y prueba de cabezales, revisión de tóner o cartuchos, pruebas de impresión y reemplazo de piezas dañadas. Dependiendo de su uso será la periodicidad con la que se necesite el mantenimiento: de uso rudo, lo recomendable es hacerlo cada 3 meses; uso medio, cada 6 meses y de poco uso una vez al año.

Limpieza. Al igual que cualquier otro dispositivo electrónico, los equipos de impresión necesitan de un cuidado regular, como el cambio de piezas por impresiones o limpieza de los cartuchos. Esto permitirá que el polvo o la suciedad no afecten la calidad de impresión, así como el posible atasco de hojas. Del mismo modo, se recomienda la limpieza del entorno donde se instala el dispositivo para evitar que afecte el tóner y produzca impresiones sucias y poco claras.

Capacitación. En muchas de las ocasiones las respuestas a los problemas de los equipos de impresión están en los manuales del producto, por lo que se recomienda leerlo antes de consultar a un técnico. Sin embargo, los nuevos equipos de impresión y multifuncionales cuentan con nuevas herramientas y tecnologías para lo cual los usuarios deben recibir una capacitación para su correcto uso y potencializar así su trabajo. Los proveedores de impresión brindan cursos de capacitación a los usuarios cuando se realiza una compra o renta de algún equipo.

Consumibles originales. Aunque en el mercado cada vez hay más opciones “económicas” las pruebas demuestran que los consumibles originales ayudan a prolongar la vida de los equipos de impresión. La utilización de consumibles no originales cancela la garantía de los productos y daña severamente el sistema de impresión, obteniendo resultados negativos en el proceso final.

Seguridad. La protección en dispositivos de impresión es de extrema importancia, sobre todo en los que brindan tecnología en los flujos y procesos de trabajo con conectividad Wi-Fi, en los que la información se guarda en la nube, dando la posibilidad de que cualquier persona o cibercriminal pueda robar datos o desconfigurar el equipo.

La mayoría de las fallas de los equipos de impresión y multifuncionales se debe a su mal uso, es por ello la importancia de contactar a proveedores expertos en tecnología de impresión, quienes tienen la experiencia y capacidad para recomendar la mejor solución de impresión de acuerdo con el giro, tamaño y volumen de impresión de cada negocio, y así ofrecer los mejores planes de servicios administrados de impresión hechos a la medida con altos estándares de calidad y servicio al cliente.