LIDER Alineación con el negocio CIO100  2017

PROYECTO: Administrador de Peticiones a Sistemas (APS).

DESCRIPCIÓN: Desde los inicios del departamento de Sistemas Programación en Coppel, las solicitudes de cambios y mejoras a los sistemas TI se realizaban de forma manual, en un documento de texto que se entregaba mano a mano y para cuya autorización bastaba una firma autógrafa. “En ocasiones estas solicitudes se realizaban por correo electrónico o, en casos más extremos, mediante llamadas telefónicas”, recuerda José Antonio Saracho Angulo, CIO de esta compañía en México.

Fue por ello que el área a su cargo implementó en 2010 el Administrador de Peticiones a Sistemas (APS), una solución web disponible en la intranet de la empresa, por medio de la cual los usuarios pueden dar de alta sus peticiones o solicitudes al área de Sistemas Programación. Una vez que se verifica la viabilidad de lo solicitado, éste se autoriza y se le asigna un grado de prioridad.

“Mediante esta herramienta, el solicitante puede tener comunicación directa con el analista asignado para atender su solicitud, y en caso de efectuarse alguna reunión, es posible realizar minutas de los acuerdos y el solicitante los firma con su huella dactilar”, señala Saracho. Asimismo, cuando se establece la estimación de un proyecto, el solicitante puede conocer la fecha promesa de entrega y monitorear el estatus del proyecto.

 RESULTADOS/BENEFICIOS: Una vez puesto en producción, el APS logró los objetivos que le habían dado origen: mantener en orden las solicitudes que se realizan diariamente; mostrar avances e información   del estatus del proyecto generado; informar la fecha promesa de entrega de un proyecto; y –uno de los puntos más importantes– mantener un contacto directo con los solicitantes.

Al considerársele como un caso de éxito, y con base a las nuevas necesidades empresariales, en el 2013 se realizaron las adecuaciones necesarias para incluir a las filiales de Coppel en Argentina y Brasil, y en el 2015 y 2016 se integraron las empresas de Grupo Coppel Afore y BanCoppel. “APS es la herramienta que utilizamos diariamente, la cual nos ayuda al logro de los objetivos de la organización, gracias a que ha mejorado la comunicación con nuestros clientes internos”, concluyó el CIO.