Desde hace algunos años, la transformación digital está impactando a todas las empresas debido a los cambios de hábitos de los consumidores, las nuevas tecnologías de movilidad y la seguridad, entre otros factores. En esencia, se trata de la reinvención de las operaciones para obtener el máximo beneficio de la nueva era digital. Por lo general, no resulta un proceso sencillo y cada organización cuenta con su estrategia en base a sus objetivos de negocio a futuro.

Una investigación realizada por Ricoh ha identificado un acuerdo casi universal sobre la importancia de la digitalización. El 95% de las medianas empresas (50-500 empleados) esperan que la digitalización les brinde múltiples beneficios para sus negocios.

1) Comunica tus prioridades claramente

Todos los colaboradores son conscientes del valor de la digitalización. Descubrimos que al 61% le gustaría que sus líderes utilizaran la tecnología para aprovechar el impacto de los cambios macroeconómicos en sus negocios. Sin embargo, como sucede con cualquier iniciativa, la comunicación es una de las habilidades más importantes que deben dominar los ejecutivos. De esta manera, los empleados se sentirán parte de los efectos de la transformación digital. Es crucial mantener las líneas de comunicación abiertas y ser honesto con el personal sobre el progreso, los resultados y los impactos.

2) Conoce tu negocio y escucha a tus empleados

A pesar de los beneficios de la digitalización, muchas empresas aún tienen dificultades para transformar de manera efectiva los procesos. Curiosamente, el 91% de los líderes empresariales de medianas empresas esperan enfrentar un camino difícil hacia la digitalización.

Asumir que se podría operar como una nueva empresa podría resultar desacertado, incluso peligroso. Tiene que haber un equilibrio entre los requisitos de buen gobierno corporativo y el pensamiento innovador que permita la puesta en marcha de la digitalización. Dicho esto, es importante que las jerarquías a menudo rígidas de las grandes organizaciones no repriman la innovación. Las buenas ideas surgirán con frecuencia de abajo hacia arriba en una organización. Después de todo, estos empleados están en primera línea, trabajando con los procesos específicos que están tratando de cambiar. Es necesario asegurarnos de que los empleados de toda la organización reciban regularmente una guía durante todo el proceso de transformación

La eficiencia es un objetivo crucial de la transformación digital y como resultado de un proceso de cambio, las compañías podrán enfocarse en el negocio vital y aportar valor agregado a los clientes. Al estandarizar procesos y la infraestructura de TI, incluida la simplificación drástica de la ejecución, es posible que las compañías ahorren decenas de millones de dólares.

3) Llevar a todos los departamentos al proceso de transformación digital

La transformación digital, por su naturaleza, será tan variada y compleja como el negocio en sí. Los procesos pueden abarcar una amplia gama de iniciativas. La transformación exitosa inevitablemente tendrá un impacto en cada elemento de un negocio. Como tal, cada departamento debe involucrarse efectivamente e incluirse en el camino. La función de RRHH es una que a menudo se pasa por alto en programas de este tipo, sin embargo, tiene un papel crucial que desempeñar. Como se mencionó, los cambios fundamentales en el lugar de trabajo a menudo tienen el impacto más duradero en el personal que debe adaptarse a ellos. Sin el apoyo del departamento de recursos humanos, se corre el riesgo de alienar y alterar los activos más valiosos. Una fuerte gestión del cambio es uno de los ingredientes clave para el éxito.

4) Elije un líder de proyecto senior al que todo el negocio pueda unirse

Se debe identificar a un líder de alto nivel dentro de la empresa para que asuma la responsabilidad de cualquier proyecto de transformación digital. El papel de este líder debe equilibrar los requisitos de los empleados, departamentos y accionistas. Fundamentalmente, si van a conducir a través de un cambio real dentro de la empresa. Deben ser apoyados por otros miembros de la junta. Rodearse de gente fuerte e innovadora es crucial para garantizar el éxito de cualquier proyecto.

En conclusión, los líderes y sus equipos están de acuerdo en la importancia y los beneficios de la digitalización. Pero para que esto se convierta en realidad y genere beneficios tangibles a corto y largo plazo, las organizaciones necesitan un líder, capaz de unir todo el negocio hacia la gestión del cambio. La transformación digital es una de las evoluciones más importantes y emocionantes para cualquier empresa que pretenda mantenerse competitiva en mercados cada vez más retadores.

Jesús García, Director General de Ricoh Mexicana.