Los líderes de TI y análisis que buscan transmitir información procesable a partir de los datos de su organización deben aprender a contar historias convincentes con datos, enfatizando el contexto y la narrativa.
Para ser una empresa verdaderamente basada en datos, las organizaciones de hoy deben ir más allá del simple análisis de datos. Más bien, los expertos comerciales y los líderes de TI deben transformar los datos relevantes en historias convincentes que las partes interesadas clave puedan comprender fácilmente y aprovechar para tomar mejores decisiones comerciales.
Esta habilidad vital se conoce como data storytelling (narración de datos) y es un factor clave para las organizaciones que buscan obtener información práctica de sus datos, sin perderse en el mar de gráficos y números típicos de los informes de datos tradicionales.
A continuación presentamos lo que implica una data storytelling y cómo los líderes de análisis y TI pueden ponerla a funcionar para aprovechar el potencial de toma de decisiones de los datos.
¿Qué es la data storytelling?
La narración de datos es un método para transmitir información basada en datos mediante narraciones y visualizaciones que involucran a las audiencias y las ayudan a comprender mejor las conclusiones y tendencias clave.
Pero eso es a menudo más fácil decirlo que hacerlo.
“Contar historias con datos puede ser difícil”, asevera Kathy Rudy, directora de datos y análisis de la firma global de investigación y asesoría tecnológica ISG.
Para Rudy, la narración de datos comienza con conocer a su audiencia.
“Recuerde comenzar con quiénes son sus personajes principales, es decir, la audiencia de su historia de datos. ¿Qué información es más importante para ellos? Estructure su historia de datos para anticipar la próxima pregunta que tendrá la audiencia al pensar como el lector de la historia”, explica Rudy, y agrega que, en sus 20 años en la evaluación comparativa y el análisis de datos, ha tenido que aprender a contar una historia clara y clara. historia concisa utilizando datos para validar las recomendaciones de ISG.
El primer obstáculo al que se enfrentan la mayoría de los “narradores de datos” es lograr la aceptación de la validez de los datos que presentan, agrega Rudy. La mejor manera de hacer esto es realizar sesiones de validación y comprensión de datos para eliminar la cuestión de la validez de los datos.
El objetivo del narrador de datos o data storyteller es aclarar todas las preguntas sobre el origen de los datos, la antigüedad de los datos, etc., de modo que en vistas posteriores de los datos, el narrador no esté defendiendo continuamente los datos, Rudy dice.
“No se ponga demasiado técnico o perderá la audiencia”, aconseja. “En el caso de la evaluación comparativa de TI, no quieren saber sobre la pila de tecnología, solo que los datos son relevantes, seguros, actuales, comparables y precisos”.
Elementos de la data storytelling
La data storytelling consiste en visualización de datos, narrativa y contexto, afirma Peter Krensky, director y analista del equipo de análisis empresarial y ciencia de datos de Gartner.
“Con la visualización, una imagen vale más que mil palabras”, dice. “¿Cómo estás haciendo que la historia sea visualmente atractiva? ¿Está utilizando un gráfico o iconografía? Eso no quiere decir que no pueda ser una tabla o información muy seca, pero es mejor que tenga un componente visual”.
La narrativa es la historia misma: el quién, qué, dónde, por qué. Es el arco emocional, apunta Krensky. “Si se trata de pronósticos de ventas para el trimestre, ¿lo estamos haciendo muy bien o la gente va a perder su trabajo?”
El contexto es lo que las personas que escuchan esta historia necesitan saber. Por qué un representante de ventas siempre supera a todos los demás representantes de ventas es un ejemplo del contexto para una historia de datos, añade Krensky.
Grace Lee, directora de datos y análisis de The Bank of Nova Scotia (conocido como Scotiabank), señala que combinar contexto y narrativa requiere una comprensión profunda de lo que hace que una historia sea convincente.
“La forma en que pensamos sobre las historias, si eliminamos el término de datos, necesita una trama que le interese, necesita personajes a los que apoye y requiere un destino o un resultado en el que crea y al que aspire”, asevera.
Ser capaz de poner los datos en contexto en forma de narrativa permite a las personas preocuparse más y comprender cuál es la acción que surge de ellos, dice Lee. Además de centrarse en la narración de historias como disciplina, el equipo de Lee también está trabajando para crear más narradores en toda la organización.
“La forma en que estamos educando a las personas sobre la narración es realmente en torno a la orientación de la acción, ayudando a las personas a crear esas narrativas, brindando más contexto y permitiendo que las personas vean la línea clara entre los datos, la información y la acción por venir”, afirma.
Lee ve el papel de la organización de datos y análisis de Scotiabank como el narrador de la empresa porque solo en los datos aparecen algunos de los conocimientos sobre lo que los clientes necesitan y desean.
Pasos clave en la data storytelling
Lars Sudmann, propietario de Sudmann & Co., una red de formación en consultoría y gestión con sede en Bélgica, ofrece información sobre los pasos que se siguen en la data storytelling.
- Identifique las ideas ‘ajá’: uno de los mayores escollos de las presentaciones basadas en datos es el “volcado de datos”. En lugar de abrumar a la audiencia con datos y visualizaciones, los CIO y los oficiales de análisis de datos deben identificar de uno a tres puntos de vista clave “ajá” de los datos y centrarse en estos. ¿Cuáles son las cosas sorprendentes y absolutamente clave que uno necesita saber? Identifíquelos y construya su presentación en torno a ellos, aconseja Sudmann.
- Compartir la historia de la génesis de los datos: Para contar una buena historia con datos, un buen punto de partida es la génesis, es decir, el origen de los datos. ¿De dónde viene? Esto es especialmente importante cuando los narradores presentan conjuntos de datos por primera vez.
- Transforme puntos de inflexión sorprendentes en transiciones atractivas: cuando los narradores presentan datos y hechos, deben compartir dónde los datos/gráficos/líneas de tendencia hacen movimientos “sorprendentes”. ¿Hay un salto? ¿Hay un punto de inflexión? Si lo hace, puede proporcionar transiciones convincentes a un análisis más profundo, por ejemplo: “Normalmente, pensaríamos que los datos hacen X, pero aquí vemos que disminuyó. Exploremos por qué sucedió esto”.
- Desarrolle sus datos: uno de los mayores problemas al hacer presentaciones hoy en día es que las personas arrojan datos pesados en la pantalla y luego juegan a “ponerse al día” con palabras como: “Esta es una diapositiva llena de gente, pero déjame explicarte”. “Esto puede ser difícil, pero…” En cambio, los narradores deben desarrollar sus datos paso a paso. “No soy un fanático de las animaciones sofisticadas, pero, por ejemplo, en PowerPoint hay una animación que recomiendo: la animación de ‘apariencia’ (appear animation)”, dice Sudmann. “Con él se puede armonizar lo que se ve y lo que se dice y con eso se puede construir una historia de datos paso a paso”.
- Enfatice y resalte para darle vida a su historia: una vez que los narradores hayan identificado el flujo y los aspectos clave de sus historias de datos, es importante enfatizar y resaltar los puntos clave con sus voces y lenguaje corporal. Muestre los datos, apúntelos en la pantalla, camine hacia ellos, rodéelos con un círculo, luego cobra vida, añade Sudmann.
- Tener un ‘héroe’ y un ‘villano’: para que las historias sean más atractivas, los narradores de datos también deben considerar desarrollar un héroe, por ejemplo, las “buenas entradas” y un villano, por ejemplo, “las malas entradas que se generaron por no leer el Preguntas frecuentes” y luego mostrar su desarrollo a lo largo del tiempo, en diferentes departamentos, así como el “viaje del héroe” hacia el éxito, aconseja Sudmann.
Consejos de narración de datos para el éxito
Rudy cree firmemente en dejar que los datos se desarrollen al contar una historia, de modo que cuando el narrador finalmente llegue al final o al “y cuando surja el qué, haz qué”, haya una alineación completa en su mensaje.
Como tal, los narradores deben comenzar desde arriba y preparar el escenario con el “qué”. Por ejemplo, en el caso de un punto de referencia de TI, el narrador podría comenzar diciendo que el gasto total en TI es de $ X millones de pesos o dólares por año (recuerde, los datos ya se han validado, por lo que todos están asintiendo).
Luego, el narrador debe dividirlo en cinco grupos: personas, hardware, software, servicios, otros (más asentimientos). Luego, divídalo aún más en estas áreas tecnológicas: nube, seguridad, centro de datos, red, etc. (más asentimientos).
A continuación, el narrador revela que, según el volumen de uso actual de la empresa, el costo unitario es de $X para cada área de tecnología y explica que, en comparación con competidores de tamaño y complejidad similares, la organización del narrador gasta más en ciertas áreas, por ejemplo, seguridad (ahora todo el mundo está realmente prestando atención), afirma Rudy.
“Por lo tanto, ha llevado a su audiencia a la parte ‘y el qué’ de la historia, es decir, que hay áreas para mejorar. La siguiente pregunta en la mente de su audiencia es probablemente, ‘¿Por qué?’ Y finalmente, ‘Entonces, ¿qué hacemos al respecto?’”.
El resto de la historia aprovecha un entendimiento común de la validez de los datos para hacer recomendaciones para el cambio y las acciones necesarias para realizar esos cambios, según Rudy. Los datos de esta historia crearon la credibilidad necesaria para establecer un llamado a las armas, una razón para cambiar que es indiscutible.
Y tomando el viejo adagio “si un árbol cae en un bosque y no hay nadie alrededor para escucharlo, ¿hace ruido?”. De esta manera, es crucial que los narradores de datos consideren el medio que utilizan varias personas para consumir información y en qué momento acceden a esta información.
“La pandemia definitivamente ha ayudado en el cambio de permitir que los trabajadores intelectuales trabajen desde casa”, considera Kim Herrington, analista senior de liderazgo, organización y cultura de datos en Forrester Research. “Y muchas veces te estás comunicando con trabajadores intelectuales que están en todo el mundo. Por lo tanto, es importante pensar en el software de comunicación que está utilizando y las normas de comunicación que tiene con su equipo”, aconseja.
Linda Rosencrance, CIO.com
