Para la mayoría de las personas redactar correos electrónicos es una actividad diaria que suele hacerse de modo automático, sin embargo, pueden estar omitiendo detalles importantes que dificultan la comunicación.
Con motivo del Día Mundial del Correo que se celebrará este 9 de octubre, María Gil, instructora de Udemy, compartió cinco consejos para redactar correos electrónicos profesionales.
1.Utilice los sesgos cognitivos a su favor al momento de redactar. Los sesgos son “atajos” que toma nuestro cerebro para llegar a ciertas conclusiones. Aquí algunos ejemplos:
● Recompensa. Son los beneficios que obtiene el destinatario con nuestro correo. Según estudios psicológicos lo que más produce placer en el ser humano es el anhelo de sentirse apreciado. Si a través de su correo hace sentir importante a la otra persona, le está proporcionando una fuente de bienestar y lo va a asociar con algo positivo.
● Tendencia a gustar. Procure caerle bien a la otra persona a través de sus palabras. Muestre respeto y amabilidad, la comunicación a través del correo puede ser “fría”, por lo que necesitará incluir elementos que demuestren amabilidad de su parte. No hacerlo puede causar rechazo por parte de su interlocutor.
● Tendencia a evitar la duda. Sea lo más específico posible. Cuanto más claro sea su mensaje, mejor. La otra persona procesará de forma correcta la información y le evitará que le escriba de nuevo pidiendo más información. Evite caer en la contradicción de sus propias palabras, ya que puede generar dudas en el receptor.
● Tendencia a evitar la inconsistencia. Es ser coherente y hace referencia al hecho de dedicar un asunto por cada correo electrónico que redacte.
● Curiosidad. Es uno de los aspectos que más mueve al ser humano. Recerde utilizarla para llamar la atención en la línea de asunto y en el pre header de su correo.
● Reciprocidad. Recuerde dar para luego pedir. Este es otro principio psicológico que influye a la mayoría de los seres humanos, ya que tras recibir se genera un sentimiento de “deuda” con la otra persona.
● Dé razones. Explicar el por qué de su correo o de su petición provocará mayor colaboración por parte de la otra persona. Necesitamos entender el por qué de las cosas para realizarlas o colaborar con alguien para ayudarle con su objetivo.
2. Estructura. Comience con un saludo mencionando siempre el nombre de la persona a quien va dirigido, a continuación, muestre interés por su interlocutor usando un ¿cómo está?, y después desarrolle el asunto que quiere tratar.
Cierre el correo con un saludo final, el cual puede ser diferente según el tipo de personalidad o cercanía que tenga con la persona a la que le dirige (un saludo, un abrazo, etc.), y su nombre o firma.
3. Tono. Tenga en mente a quién se lo enviará, el tono debe ser diferente según la persona a la que nos dirigimos y el puesto que ocupa en la organización. Si hablamos de comunicación en el mundo corporativo es responsabilidad de cada quien conocer a las personas con las que trabaja para adaptar el lenguaje según su perfil.
4. Llame la atención del destinatario. Para lograrlo use técnicas de redacción publicitaria (copywriting), es decir, deberá escribir textos persuasivos con el fin de que el lector realice una determinada acción, por lo que necesitará estar enfocado en la otra persona y no en usted, “hablar su idioma” para lograr conectar.
5. Administración del correo. Con la cantidad de correos que se envían y reciben diariamente en muchas ocasiones perderlos es más común de lo que pareciera. No solo es cuestión de enviar correos bien escritos, también es importante tener un orden.
El uso de las carpetas que proporciona el correo electrónico permite un orden y puede estar dividido en los principales asuntos de interés o de determinados remitentes, por ejemplo, tener una carpeta sobre temas específicos del trabajo que se necesiten consultar a menudo.
