MySaaSPlace propone diez razones por las que las empresas y los profesionales de cualquier sector de actividad necesitan las herramientas de administración de proyectos, a fin de ser más eficientes en su trabajo y más productivas en su negocio.

1. Administrar adecuadamente los cambios. Es habitual que en el desarrollo de un proyecto se produzcan cambios, sobre todo derivados de las nuevas necesidades que van surgiendo. Aunque puedan parecer obvios en un principio, la suma de estos cambios puede terminar con el presupuesto. Por ello, el administrador de proyectos debe gestionar efectivamente tanto el enfoque como los recursos y los posibles cambios.

2. Entregar los resultados a tiempo y dentro del presupuesto. Un proyecto empieza con la presentación de un caso de negocio, que incluye los objetivos y los medios para conseguirlos, estableciendo un cálculo del ROI (retorno de inversión). Una vez establecidas estas pautas, el administrador del proyecto tiene la misión de conseguir que todo se haga en tiempo y de acuerdo al presupuesto establecido. De lo contrario, el proyecto no conseguirá los resultados esperados

3. Mantener al equipo enfocado en el proyecto. Es frecuente que, en ciertas fases, los equipos que trabajan en un proyecto se desvíen del objetivo y atiendan tareas no esenciales. Un buen administrador de proyectos ha de mantener al equipo centrado en seguir la línea marcada, preservándole de cualquier obstáculo o distracción.

4. Obtener el beneplácito de los grupos de interés. Para ello es necesario ser conciso, recoger todas las necesidades de los usuarios, conocer los límites y la factibilidad del proyecto para poder desarrollar un caso de negocio con sólidos argumentos. Si obtiene la información de diferentes fuentes, el gestor de proyectos tendrá más posibilidades de obtener el “sí” de los distintos actores que intervienen y hacen posible el proyecto.

5. Definir la ruta crítica para completar el proyecto. Cada proyecto consta de una serie de tareas y actividades relacionadas entre sí, cada una de ellas con sus propias limitaciones. El administrador de proyectos debe identificar la ruta óptima para asegurar que el proyecto se realiza según el plan trazado, en el menor tiempo posible y con el menor consumo de recursos.

6. Seguir un proceso para el cálculo de los parámetros. Las experiencias previas y un software de administración de proyectos pueden proporcionar la disciplina necesaria para minimizar los errores estimados, con lo que aumentan las posibilidades de finalizar el proyecto en tiempo y dentro del presupuesto estimado.

7. Reportar el progreso del proyecto, los cambios y los riesgos. A medida que el proyecto avanza, hay que informar periódicamente de los avances, los cambios, los obstáculos y los éxitos que se vayan produciendo. La administración de proyectos genera una planificación para direccionar estas comunicaciones, otorgarles un formato y diseñar un proceso para su ejecución.

8. Investigar a fondo todas las suposiciones. Todos los proyectos se basan en supuestos, y un buen administrador profundiza en las necesidades del usuario, las limitaciones existentes y las expectativas de administración, para entender lo que se dice y lo que no se dice. Basarse sólo en hipótesis puede suponer el fracaso del proyecto.

9. Anticipar problemas inesperados. A medida que avanza cualquier proyecto, van apareciendo imprevistos, como por ejemplo cambios en las condiciones del mercado o variables aleatorias que no se pueden controlar. Los administradores de proyectos han de planificar alternativas para las tareas que se llevan a cabo en todo momento.

10. Aprovechar lo aprendido. La última fase de la administración de proyectos es justamente el cierre del mismo. El informe del administrador analiza cómo se han hecho las cosas en cada parte del proceso: el inicio, la planificación, la ejecución y el monitoreo y el control. Todas las notas tomadas a lo largo del proyecto deben ser diseccionadas, revisadas y analizadas para encontrar patrones, tendencias y oportunidades de mejora. Todo ello ha de ser documentado y comunicado a otros administradores de proyectos antes de iniciar el siguiente, a fin de que todo lo que se haya aprendido en este proyecto no se olvide y sirva para mejorar en los sucesivos.