La gestión ineficiente de los contratos se ha convertido en una fuente silenciosa de pérdidas para las empresas. De acuerdo con estimaciones del World Commerce & Contracting (WorldCC), las corporaciones dejan de percibir, en promedio, el equivalente al 9,2% de sus ingresos anuales debido a deficiencias en la administración de sus acuerdos comerciales.

En muchas compañías, los contratos se almacenan en plataformas como Drive o repositorios compartidos donde conviven múltiples versiones de un mismo documento. Esa dispersión dificulta el seguimiento de las negociaciones, reduce la trazabilidad y aumenta el riesgo de incumplimientos o de renovaciones automáticas que pasan inadvertidas.

En México, este reto se acentúa por la brecha en adopción tecnológica: de acuerdo con el INEGI, menos del 30% de las empresas utiliza herramientas digitales avanzadas para la gestión de sus procesos, lo que limita la capacidad de las organizaciones para controlar información crítica como contratos y obligaciones legales.

A pesar del avance tecnológico la adopción de herramientas más sofisticadas sigue siendo limitada: solo el 28% de las áreas legales corporativas utiliza inteligencia artificial en sus procesos, lo que evidencia una brecha significativa frente al potencial de optimización que ofrecen estas soluciones, según datos de LemonTech.

Hoy, plataformas de Contract Lifecycle Management (CLM) respaldadas por inteligencia artificial están transformando la administración jurídica al convertir esos documentos que permanecían estáticos y archivados en datos estratégicos trazables para la toma de decisiones corporativas.

En este contexto, LemonTech lanzó un CLM en su plataforma de gestión para gerencias legales (LemonFlow), permitiendo la automatización del ciclo completo de los acuerdos comerciales mediante la redacción con plantillas pre aprobadas, el monitoreo de modificaciones durante las negociaciones y la ejecución de firmas electrónicas.

La tecnología optimiza el control interno de las organizaciones, resguarda el cumplimiento normativo, y permite que todo el flujo de trabajo se realice con paneles de gestión y alertas preventivas orientadas al seguimiento estricto de las obligaciones posteriores a la firma.

Trazabilidad y mejores decisiones

Juan Pablo Granda, director ejecutivo de LemonTech, mencionó que las empresas ya no pueden gestionar sus contratos como simples documentos archivados, ya que cada acuerdo contiene información crítica sobre plazos, obligaciones, riesgos y oportunidades de negocio.

“Cuando esa información se administra de forma manual o permanece dispersa, se generan costos invisibles que terminan afectando la rentabilidad. Un CLM permite transformar esos contratos en información estratégica, automatizar el seguimiento de los compromisos y entregar a las organizaciones una trazabilidad que mejora la toma de decisiones”, indicó el directivo.

Pero la transformación no se limita a digitalizar documentos. La inteligencia artificial permite identificar automáticamente fechas de vencimiento, responsables, montos comprometidos, condiciones de renovación y otras cláusulas críticas para activar alertas antes de que ocurra un incumplimiento. También facilita la búsqueda de información, el análisis de versiones y la revisión de obligaciones sin necesidad de examinar manualmente cientos de contratos.

“Este tipo de herramientas reduce entre un 40% y un 50% el tiempo destinado a la elaboración de nuevos contratos, liberando capacidad de los equipos jurídicos para concentrarse en tareas de análisis, negociación y gestión de riesgos”,  de acuerdo con  Juan Pablo Granda basándose en la experiencia de LemonTech.

A nivel operativo, la integración de procesos en una sola plataforma puede reducir entre un 60% y un 70% la carga administrativa asociada a tareas manuales, al centralizar la información, automatizar flujos de trabajo y mejorar la trazabilidad de cada etapa contractual.

LemonTech CLM versus softwares tradicionales

Juan Pablo Granda indicó que uno de los principales diferenciadores del CLM de LemonTech es que cualquier entidad lo puede operar velozmente, una característica que no entregan los softwares tradicionales, que requieren tiempos prolongados para realizar la configuración técnica, lo que puede generar resistencia al uso dentro de los equipos.

“Frente a esta problemática, la plataforma fue estructurada para estar operativa de manera inmediata sin configuraciones extensas ni dependencia de consultores externos, disminuyendo las barreras de adopción que históricamente han dificultado la incorporación de este tipo de tecnologías en las áreas legales”, aclaró.

En el actual escenario económico y regulatorio, la administración manual de obligaciones representa una vulnerabilidad para la rentabilidad de las corporaciones. Plataformas tecnológicas como LemonFlow responden directamente a esa urgencia al unificar la etapa de negociación y el seguimiento continuo de los acuerdos en un entorno completamente auditable.

“La modernización de estos flujos de trabajo se establece como una condición indispensable para resguardar la estabilidad operativa e impulsar el crecimiento del negocio”, concluyó Granda sobre el uso de estas herramientas para reducir riesgos, mejorar la eficiencia de los equipos legales y proteger la rentabilidad de las empresas.