CIO100 2014 Creatividad en TI

Con más de 8,000 empleados distribuidos en 13 unidades de negocio en diferentes ciudades de México y Estados Unidos, además de una oficina de Servicios Compartidos, Seglo Logistics –empresa internacional dedicada a la creación y entrega de soluciones logísticas– registra una demanda de 250 viajes mensuales en toda la organización.

“Las áreas de Gestión de Gastos de Viaje, Cuentas por Pagar/Cobrar pertenecientes al área de Controlling y el área de Compras demandaban una estructura robusta que asegurara, por un lado, la entrega de un servicio eficiente, y por otro lado, el cumplimiento a los requerimientos propios de sus procesos”, informó Héctor José López Rodríguez, director de Tecnología de Información de esta firma.

El objetivo del proyecto, denominado “Smart Traveler”, fue analizar el proceso actual de gastos de viaje y generar una reingeniería que diera pie a la centralización de la Gestión de Viajes en Servicios Compartidos al 100%.

De esta manera, se implementan mejoras en beneficio del usuario, se reducen las actividades de poco beneficio realizadas por los administradores del proceso “para enfocarse en actividades de valor agregado para la organización”, y se da cumplimiento a los nuevos estándares fiscales.

El directivo informó que se llevó a cabo la reingeniería Lean al proceso de Gestión de Viajes, así como modificaciones y mejoras al sistema SAP (ERP de Seglo Logistics). También se desarrollaron módulos e interfaces adicionales para ofrecer una experiencia de usuario más eficiente en la ejecución del proceso y reducir el tiempo de autorizaciones, requisición y comprobación de gastos inherentes al viaje. Asimismo, se consideró el cumplimiento de los nuevos requerimientos fiscales de facturación electrónica.

Por último, López mencionó que se seguirán realizando las adecuaciones requeridas por las mismas reformas y se buscará llevar el proyecto a un ambiente móvil.