Los expertos en gestión de proyectos discuten a menudo los pasos necesarios que deben seguirse para completar los proyectos, en tiempo y presupuesto. Claro que no hay dos proyectos iguales, pero los que logran el éxito comparten una serie de premisas y metodologías. Y hay ocho elementos comunes en cualquier “proyecto ganador” y son los siguientes:

1. Lo primero que se define es el alcance del proyecto y los plazos. Los expertos recomiendan que, antes de iniciar cualquier proyecto, usted debe asegurarse de que el cliente, y los diferentes actores y miembros del equipo, conocen el alcance exacto del mismo y de las fechas de entrega.
2. Identificar al líder del proyecto desde el primer día.También hay que identificar los roles y personas encargadas de las tareas, así como el ‘sponsor’ de la iniciativa.
3. Contar con un equipo con las habilidades necesarias y cuyos miembros que trabajan bien cuando están juntos. Es relevante que el equipo encargado del proyecto conecte bien con el del cliente, tanto en lo profesional como en lo personal.
4. El timing del proyecto tiene que ser realista. A menudo, se cometen errores si se presiona demasiado en cuestión de tiempo, y tenemos un equipo cansado y con exceso de trabajo.
5. Contar con un sistema (software) para hacer seguimiento el proyecto y mantenerlo a tiempo. Está demostrado que el software de gestión de proyectos aumenta sustancialmente la probabilidad llegar a tiempo y en presupuesto. La clave aquí reside en contar con una herramienta que administre y presente informes sencillos, que sea fácil de usar y proporcione informes en tiempo real.
6. Actualizar la información sobre el proyecto. No es cierto que la planificación de un proyecto concluya cuando se inicia. En realidad, es algo vivo y dinámico, que cambia constantemente. Mantener una actualización periódica de todos los miembros del equipo es crucial para fortalecer la comunicación, atajar problemas, introducir cambios o valorar riesgos.
7. Los miembros del equipo deben tener capacidad de tomar decisiones. Se necesita un gerente de proyecto que coordine y rinda cuentas, pero todos los miembros del equipo deben participar en las decisiones estratégicas y la aportación de ideas.
8. Los problemas se afrontan de frente, no se esconden o ignoran. Lo mejor es tratar las cuestiones lo antes posible, ya que algunos problemas pueden requerir que el responsable de proyectos utilice su influencia para resolver un problema o lograr que se tome una decisión. Ante cualquier incidencia, resulta recomendable tener una idea clara de dónde está el problema para tomar decisiones acertadas y rápidas.