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¿La empresa enamorando a un ERP?

Parecerá un poco raro el título, y espero que al final de él haya logrado explicar con claridad su razón. Todos conocemos el impacto que los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) tienen en las organizaciones, desde los grandes corporativos hasta las PyMEs.

Recientemente fui invitado a impartir una conferencia en una importante farmacéutica del país para compartir mi experiencia en la implementación del ERP. Ahí dije que si bien muchas empresas participan en este mercado, son tres las que encabezan la lista: Oracle, SAP y Microsoft.

SAP con años de delantera en grandes empresas y ahora dando pelea fuerte en los siguientes escalafones; Oracle con su prestigio en su base de datos y la adquisición de varias empresas para complementar su oferta empresarial; y, por último, Microsoft con su segmento de Dynamics que para hacerse de una cuota del mercado adquirió cuatro ERP líderes en diversas áreas, pero que en la redacción y comparativa de este artículo, estará su ERP referente denominado Dynamics AX.

El tema es muy basto, así que permítame sólo hablar de una generalidad que creo puede ser aplicable a casi todo proyecto de tecnología. Todo proyecto de tecnología, incide en una palabra con la que la mayoría de las personas dice no tener problemas, pero en la práctica no siempre es así, y me refiero a la palabra “cambio”.

El cambio en las organizaciones no solo cuesta dinero sino también roces y conflictos políticos entre los involucrados, solo que el costo puede ser muy alto. Como le digo a los jóvenes recién egresados de las universidades cuando son contratados: “En la escuela una calificación aprobatoria podría ser 6, 7, 8, 9 o 10, pero en el trabajo solo hay dos métricas para medir la efectividad de los realizado, ¿Se hizo o no? ¿Fue un éxito o un fracaso?”.

Gartner, empresa consultora especializada en Tecnología de la Información y que se ha convertido en una referente con sus estudios en diversas áreas, dice que entre 55% y 75% de proyectos de ERP fracasan en conseguir sus objetivos. Sé que usted y yo hemos conocido casos nacionales e internacionales de implementaciones fallidas, y solo recordaré uno de los más sonados como el de Hershey’s en 1999, que reportó una disminución de 19% de sus utilidades por tres trimestres consecutivos.

Si imagináramos un símil, sería tanto como haber conocido a la chica de sus sueños, inteligente, buen porte, culta y rica (o un hombre, en el caso de las mujeres), pero que sus padres no lo quieren. Imagine que visita a especialistas en temas matrimoniales y ellos le dicen que usted tiene entre 55% y 75% de probabilidades de fracasar en su matrimonio, ¿Qué haría? Seguramente se esmeraría no solo en ser trabajador y responsable, sino en consentirla, en traerle flores cada fin de semana; la deleitaría con chocolates que tanto le gustan, trataría de vacacionar lo más que pudiera con ella, la llevaría seguramente al teatro o al cine con frecuencia y, ¿por qué no?, hasta trataría de entender los gustos femeninos en materia de calzado para tenerla feliz a su lado, pero, sobre todo, no olvidaría las palabras de amor, de recordarle lo tanto que le gusta y las palabras bonitas nunca faltarían en su rutina.

¿Cuánto esmero pondría usted con tal de mantener una relación que tiene factores en contra que pueden incidir en su fracaso? Creo yo que a todos nos vendría bien conocer que los factores de fracaso en un proyecto de un ERP están en nuestra contra.

En un estudio titulado “Clash of the Titans” de 2012, Panorama Consulting Solutions comparó las implementaciones de ERP de Microsoft, Oracle y SAP, y descubrió que 28% de implementaciones terminan en el tiempo proyectado. Nada diferente a la cifra vista anteriormente con Gartner, ¿verdad? Pero además, muestra que las tres principales causas son: se extendió el alcance original del proyecto, problemas organizacionales y problemas con los datos.

¿Cómo debería reaccionar la empresa si sabe que los especialistas anticipan el fracaso antes de que comencemos con la implementación del ERP? En este tipo de proyectos la selección adecuada del partner o socio comercial deberá estar respaldado por el proveedor del ERP, llámese Microsoft, Oracle o SAP, y trabajar de la mano con dos actores fundamentales para la consecución del proyecto dentro de la organización, que son áreas de TI y, su tercer aliado, los usuarios clave. Esta mezcla tripartita deberá siempre estar respaldada por la dirección de la empresa y, solo así, augurar éxito.

¿Qué deberán hacer TI, los usuarios clave dueños de los procesos, el partner y la dirección de la empresa? Pues bien, aquí no se trata de chocolates, joyas o flores como en el caso de la conquista primera. De acuerdo con el especialista Richard G. Ligus, de Rockford Consulting, existen trece problemas comunes que deben superarse:

  • Falta de compromiso del Comité de Dirección
  • Inadecuada definición de requerimientos
  • Incorrecta selección del ERP
  • Recursos inadecuados
  • Resistencia al cambio
  • Estimación incorrecta del tiempo y el esfuerzo
  • Procesos de negocio mal definidos
  • Falsas expectativas en los beneficios y el ROI
  • Mal entrenamiento
  • Desconocimiento de los procesos del negocio
  • Inadecuado diseño y mala administración del proyecto
  • Falta de comunicación en todos lo niveles
  • Presupuesto ajustado

Resumiendo, hasta aquí hemos conocido que tenemos un proyecto que antes de comenzar augura una probabilidad grande de fracaso; en segundo lugar, aprendimos cuáles son los actores definitorios del proyecto: el socio, TI, los usuarios clave dueños de los procesos y detrás de ellos la alta dirección; y por último, y a semejanza de los zapatos o palabras bonitas del arte de enamorar, aquí hemos conocido la lista equivalente necesaria para enamorar a dos entes, el ERP y la empresa. Pero aquí la pregunta que le hago es: ¿Quién debe enamorar a quién? ¿El ERP a la empresa o la empresa al ERP?

Los ERP de las empresas que mencioné con anterioridad son productos probados y han demostrado su funcionalidad en las empresas del mundo, e incluso calificadoras como Gartner, año con año, revalúan mediante estudios, su posicionamiento, versatilidad, vanguardia, funcionalidad, que tan amigables son, etcétera. Precisamente, este año Gartner en su estudio denominado “Magic Quadrant for Single-Instance ERP for Product-Centric Midmarket Companies” vuelve a incluir a Dynamics AX de Microsoft en el Cuadrante Mágico, el cual tiene varios años consecutivos apareciendo como líder y este año  le acompaña SAP con su Business All-in-One.

Entonces, ¿quién debe enamorar a quién? ¿El ERP a la empresa o la empresa al ERP? No, no son los usuarios clave los que deben poner a prueba al ERP, ni es la empresa la que se deba sentir la “única” con particularidades en el mundo – es la empresa la que debe enamorar al ERP. Por ello la empresa deberá cambiar y adoptar estándares mundiales probados, profesionalizar al personal y, al igual que el chocolate o las salidas al cine que utiliza un hombre para conquistar, las partes involucradas deberán dar lo mejor de sí para alcanzar el éxito que tantas empresas en el mundo han logrado. La pregunta que quedará en el aire será: Si esas empresas pudieron, ¿podrá usted?

Me despido con una frase de mi Twitter: @mijaelavila “No hay nada más que le duela al hombre que el cambio; lo obliga a dos cosas dolorosas: pensar y sentir”. Marcel Proust #Frases

Miguel Ávila es CIO de Grupo Alcione. Puede contactarlo en man@alcione.mx,  seguirlo en @mijaelavila o en su Blog www.mijaelavila.com

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