La Secretaría de Educación Pública del Estado de Hidalgo implementó Microsoft Office 365 con el objetivo de  ofrecer un servicio administrativo oportuno y eficiente a sus más de 40 mil empleados –entre administrativos y docentes- y mil 250 usuarios de correo electrónico –alumnos de escuelas públicas.

Gracias a esta solución la secretaría ha logrado un aumento en el espacio de almacenamiento, unificado sus comunicaciones e ingresado a la era de la movilidad ya que Office 365 les permite acceder a sus correos e información desde cualquier lugar y dispositivo.

El proceso de implementación de Office 365 tuvo una duración aproximada de tres días y estuvo a cargo de Tangible IT, socio de negocio de Microsoft. Una vez concluida la migración, el principal reto era motivar a los usuarios a utilizar la herramienta de Exchange. “La aceptación del usuario fue bastante buena. Al tener un ambiente y una interface muy amigable, se sintieron muy cómodos; asimismo, la interface es muy dinámica y fácil de usar. Para nosotros ha sido realmente muy transparente el uso de esas herramientas”, señaló Miguel Ángel León, director general de TI de la SEP Hidalgo.

Durante los primeros meses de uso, Office 365 fue utilizado en su mayoría como servicio de correo electrónico para el personal administrativo de la dependencia en sus cuatro direcciones: Administración y Finanzas, Educación Básica, Media-Superior, Superior y Planeación. Además de esto, el equipo de TI comenzó a notar el potencial de las demás herramientas de la solución como Lync –para conferencias- OneDrive –almacenamiento- y SharePoint –colaboración.

La dependencia redujo en 100% sus costos de inversión en infraestructura, mantenimiento y servicio técnico; asimismo tienen la seguridad de que su información se encuentra protegida en la Nube. La Secretaría también ha obtenido beneficios adicionales: mejora de los procesos de comunicación remota, ahorro en el consumo de papel, institucionalización en el uso de correo y movilidad.

Anteriormente la Secretaría de Educación Pública del Estado de Hidalgo contaba con un servidor de correo electrónico que no tenía la aceptación y uso deseado entre su personal.