En algún momento, el video estuvo limitado a la sala de conferencias o al auditorio; ahora se está trasladando a las computadoras y los dispositivos móviles, lo cual lo hace mucho más igualitario. Lo que había sido reservado para la gerencia ejecutiva ahora está al alcance de todos. En esta forma más democrática, las videoconferencias se volverán virales.

Como resultado, las videoconferencias están creciendo dentro de las empresas a un ritmo increíble. Según una encuesta realizada por Frost & Sullivan en 2012, 89% de las empresas norteamericanas planean utilizar las videoconferencias de manera más amplia o en la medida de su capacidad durante los próximos 12 meses.

Los beneficios son enormes ahora que las videoconferencias están saliendo de la sala de juntas. Claro, la telepresencia, con sus múltiples pantallas, video y sonido de alta definición y sus herramientas de colaboración, es muy eficaz para las reuniones, llamadas de ventas y reuniones entre departamentos en toda la empresa. ¿El problema? En las reuniones en la sala de juntas, los empleados se sienten más espectadores pasivos que participantes reales.

Video en todos los escritorios

Las videoconferencias móviles y de escritorio son mucho más personales, lo cual les permite (y les exige) a las personas participar activamente. Los empleados pueden reunirse en cualquier momento y en cualquier lugar, lo cual es útil para las actividades bipartitas o de grupos pequeños. Las conferencias no son más disruptivas que una llamada telefónica normal; sin embargo, suelen ser mucho más productivas.

No obstante, las personas a menudo se resisten al principio; por lo tanto, es necesario planificar cuidadosamente si se desea que el hacer clic en una videoconferencia sea tan popular como descolgar el teléfono.

Pantalla pequeña, enormes beneficios

Gracias a la metodología de “traiga su propio dispositivo” (BYOD) los teléfonos inteligentes y las tabletas de los empleados son tan comunes como las engrapadoras.

Según un estudio realizado por Wainhouse Research en 2012, las videoconferencias móviles ocupan el primer lugar en el interés de los clientes, un claro ganador que está por encima de los servicios administrados de videoconferencias, la integración de las videoconferencias con plataformas de telefonía e incluso la integración de Skype y las videoconferencias.

El hecho de que se esté utilizando un dispositivo móvil de consumo no significa que uno deba limitarse a aplicaciones de consumidor como Skype o FaceTime. Las aplicaciones de calidad empresarial como Scopia de Avaya brindan una mejor calidad, se interconectan con los actuales sistemas de videoconferencias de la empresa, ofrecen una gran seguridad y agregan herramientas completas de colaboración que no sea por video, como el intercambio de documentos.

Colaboración masiva

Piense en todos los lugares en los que su empresa podría utilizar el video personal para lograr una comunicación más íntima y eficaz: reuniones ejecutivas, educación y capacitación a distancia, reuniones con clientes, sesiones de aportación masiva de ideas, reuniones de socios, colaboración con trabajadores remotos, actividades de investigación y desarrollo (R&D) y revisiones de desempeño.

La conexión con los trabajadores de servicio de campo es un área especialmente desarrollada. Los técnicos comparten elementos visuales en vivo y chat de video con los operadores para reparar equipos en las instalaciones de los clientes, tales como unidades de electricidad y de gas, cajas de cables y equipos de gimnasia. “Eso los ayuda a mejorar su capacidad de reparar equipos la primera vez”, afirma John Ragsdale, analista de la Asociación de la Industria de Servicios de Tecnología. “Es tiempo de que [las organizaciones de servicios de campo] superen su paranoia respecto del video y comiencen a introducirlo en sus operaciones de soporte”, comenta Ragsdale.

En otro caso, los fabricantes de dispositivos médicos utilizan el video para detectar y solucionar problemas y reparar los sistemas críticos de salud. Un microscopio quirúrgico que no funciona en un área remota de Montana puede ser reparado por un técnico que se encuentre en San José, California; el técnico puede analizar el problema en vivo con quien sea que esté presente, examinar el microscopio con un video de alta definición e incluso compartir tutoriales de reparación.

Cómo garantizar el éxito

La mejor manera de garantizar que las videoconferencias personales tengan éxito es colocándolas al alcance de los empleados desde el primer momento. Esto puede crear dependencia. A continuación se enumeran algunos pasos que puede seguir:

· Capacite. Algunos empleados, instintivamente encontrarán el video invasivo o incómodo. Dé capacitación, alivie sus temores y recuérdeles que el toque personal del video es lo más cerca que uno puede estar de una reunión en persona y en vivo.

· Recopile comentarios para desarrollar las mejores prácticas. Encueste a los usuarios cada trimestre para entender de qué manera utilizan el video. Use lo que aprende para recordarle al personal ciertas características, compartir los éxitos y mejorar el uso general.

· Disponga de video en alta definición. La brecha entre las videoconferencias personales y de sala está desapareciendo rápidamente. Nuestras aplicaciones Scopia y Avaya Flare Experience para computadoras y dispositivos móviles son compatibles con videos de hasta 720 p.

· Debe ser abierto. No pierda su inversión en el equipo de video-conferencias legado. Las soluciones abiertas e interoperables le permiten combinar lo nuevo y lo viejo.

· Proteja y asegure. No se vuelva perezoso. Los sistemas de videoconferencias pueden ser violados por piratas informáticos, lo cual permite escuchar y ver conversaciones confidenciales.

Ningún sistema debe responder automáticamente las llamadas entrantes ni funcionar sin un firewall potente.

A decir de Melanie Turek, analista de Frost & Sullivan, si se implementan las videoconferencias, su empresa estará de dos a cinco años por delante de la competencia. “Las organizaciones con mentalidad innovadora observan un valor mensurable en las soluciones de comunicaciones avanzadas que permiten una verdadera colaboración, lo cual da lugar a un mejor liderazgo de pensamiento, una mejor atención al cliente y una mejor productividad”.

– Moshe Machline

Moshe Machline es es vicepresidente de Marketing de Radvision, una empresa de Avaya. Tiene 15 años de experiencia en administración de tecnologías y en lanzamientos al mercado en los sectores de IT y de telecomunicaciones.