Aunque una de las principales responsabilidades de un director de proyectos es entregar éstos a tiempo y dentro del presupuesto, eso ya no es suficiente: la pandemia de 2020 ha dejado un cambio duradero en todo el mundo. 

La incertidumbre global ha complicado la vida de las oficinas de gestión de proyectos de todo el mundo. ¿Cómo ha afectado esto a sus objetivos? Hay una nueva realidad tras la pandemia que requiere que los directores de proyectos se centren en estos objetivos para lograr el éxito.

Reacción, resistencia, recuperación – y reconocimiento de la nueva realidad

Probablemente el objetivo más crítico para los gestores de proyectos a lo largo de la pandemia y más allá será la capacidad de permanecer ágil y adaptable. Desde que llegó la enfermedad del COVID-19, estos objetivos han sido esenciales para los directores de proyectos que buscan destacar y convertirse en socios y líderes estratégicos. En concreto, la reacción, la resiliencia, la recuperación y el reconocimiento y la adaptación a la nueva realidad deben ser los nuevos objetivos, según KPMG.

¿Cómo? De esta manera:

• Reacción: Los gestores de proyectos deben abordar los retos inminentes y garantizar la claridad en torno a la gestión de proyectos y las funciones y responsabilidades de las partes interesadas.

• Resiliencia: Los directores de proyecto deben trabajar para restaurar las iniciativas interrumpidas y adoptar un modelo de entrega más sostenible.

• Recuperación: Los directores de proyecto deben adaptar los proyectos y las carteras para alinearse con los modelos de negocio emergentes.

• Reconocer la nueva realidad: Los directores de proyecto deben crear más opciones estratégicas y un escenario para ofrecer un crecimiento de los proyectos a largo plazo.

Ejecutar iniciativas de gran impacto y visibilidad

Después del COVID-19 en 2020, la mayoría de las prioridades de los proyectos y carteras han cambiado. El cambio hacia el trabajo a distancia (78%), la automatización (76%), la seguridad de la cadena de suministro, la adaptación de la experiencia del cliente (CX) y el cambio climático son algunas de las tendencias que impulsan más cambios a largo plazo, según los directores generales encuestados a escala mundial en un reciente informe de PricewaterhouseCoopers (PwC). En general, el 61% de los directores generales afirma que su modelo de negocio será más digital en el futuro, un cambio acelerado por la pandemia.

Si se invierte tiempo en la ejecución de proyectos menores, sin valor agregado, o en silos que no abordan los nuevos retos provocados por la pandemia, no sólo se están malgastando los recursos de la empresa, sino que también se pueden desperdiciar oportunidades potencialmente más deseables. El papel de una oficina de gestión de proyectos no debe ser pasivo; todo profesional de proyectos debe tener una clara comprensión de la línea directa que va del proyecto a la dirección estratégica.

Adaptarse a las realidades de la mano de obra remota

Con el 78% de la mano de obra que pasa a trabajar a distancia, la contratación, la formación y la gestión de equipos se han vuelto más difíciles en su conjunto. Esto puede ser más complejo a la hora de buscar gestores de proyectos comprometidos y con mentalidad estratégica. Después de la pandemia, será esencial contratar y formar a pensadores estratégicos para aumentar la automatización, abordar las deficiencias de la cadena de suministro y mejorar la experiencia del cliente. Esto aumenta la probabilidad de ejecutar proyectos de gran impacto y visibilidad que se alineen con las prioridades potencialmente cambiantes de las empresas.

Las oficinas de gestión de proyectos deben contratar, formar y orientar a los directores de proyectos remotos como socios estratégicos comprometidos. Estos jefes de proyecto deberán contar con las habilidades y capacidades blandas y necesarias para dirigir los esfuerzos hacia la creación y el mantenimiento de la aceptación durante la incertidumbre. Tendrán que ser mentores, abordar más rápidamente los conflictos e impulsar los cambios para ofrecer a las empresas las mejores ventajas. Esto crea un mayor grupo de líderes de primera categoría que entienden el impacto de los cambios en sus proyectos y carteras y la mejor manera de ofrecer valor en inversiones empresariales limitadas.

Alinearse con los objetivos estratégicos cambiantes

El valor de una oficina de gestión de proyectos sólo puede reconocerse si las partes interesadas y los ejecutivos pueden distinguir una línea directa con los objetivos estratégicos. Tiene que haber una dirección clara y una comunicación continua y transparente que fluya desde los jefes de proyecto a todas las áreas de la empresa sobre cómo progresan los proyectos hacia esos objetivos. Pero ¿qué ocurre cuando esos objetivos cambian repentina e inesperadamente?

Las oficinas de gestión de proyectos tendrán que recurrir a la ayuda de gestores del cambio para identificar y gestionar los cambios, desarrollar nuevos procesos y documentar y comunicar los cambios a las partes interesadas de forma oportuna. De este modo, cuando surjan problemas y los equipos se desvíen, los gestores de proyectos podrán comunicar eficazmente lo que ha cambiado y lo que hay que hacer para solucionar el impacto. Esto garantiza que los esfuerzos del equipo se orienten a cumplir con éxito los objetivos cambiantes, ayuda a allanar el camino del éxito.

Informar de lo que importa

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) desempeñan un papel importante a la hora de ayudar a los equipos de proyecto a identificar los objetivos estratégicos requeridos y acordados y a medir el progreso. Independientemente de que se utilicen KPI cuantitativos o cualitativos, una oficina de gestión de proyectos debe informar periódicamente de los progresos realizados a los patrocinadores del proyecto y a las partes interesadas. Muchos KPI de las empresas pueden haber cambiado desde que se produjo la pandemia.

Las empresas pueden tener ahora KPIs que se centran en la automatización y la logística, y aunque la experiencia del cliente seguirá siendo importante, la forma de medir el éxito puede ser ahora diferente. Con tantas otras cosas que se han vuelto ambiguas desde el COVID-19, proporcionar una mayor visibilidad del rendimiento de los proyectos, programas y carteras es y seguirá siendo más vital para la confianza de las partes interesadas.

Comprometerse continuamente para aliviar la ansiedad en torno a la incertidumbre

Antes, los jefes de proyecto se sentaban con los patrocinadores, los ejecutivos, las partes interesadas y los equipos al inicio de cualquier proyecto y fijaban la información precisa que cada uno buscaba en relación con los KPI y las perspectivas del proyecto en curso. Desde la pandemia, la incertidumbre se ha convertido en el pilar, empujando a los directores de proyecto a reunirse con las partes interesadas con más frecuencia y a modificar los parámetros a medida que cambian las circunstancias.

Si la información no es del todo clara desde el principio, ¿cómo puede un gestor de proyectos determinar los tipos de datos que necesita tamizar para reunir una inteligencia empresarial útil, oportuna y relevante? Tras la pandemia, algunas empresas siguen luchando por reunir la inteligencia empresarial necesaria para tomar decisiones fundamentales, especialmente en un momento de incertidumbre.

Es fundamental asegurarse de que se dispone de las herramientas adecuadas para proporcionar a cada área de negocio los cuadros de mando pertinentes que puedan ofrecer información de un vistazo a medida que cambian las circunstancias. El objetivo de un gestor de proyectos debería ser buscar y aprovechar herramientas que le ayuden a capturar datos pertinentes en tiempo real de múltiples fuentes y mostrarlos visualmente para que los equipos puedan acceder a las métricas de forma rápida y sencilla en un instante. Esto ayuda a los equipos y a las partes interesadas a entender rápidamente los cambios que les afectan, cómo están actuando y dónde están en relación con los objetivos del proyecto.

Destacar y celebrar los logros de la oficina de gestión de proyectos

Ser capaz de resaltar los logros permite a los equipos de proyecto y a las partes interesadas no sólo celebrar un trabajo bien hecho, sino también aprender importantes lecciones o puntos de partida para futuros proyectos. Los gestores de proyectos deben ser capaces de explicar cómo la inteligencia empresarial recopilada se relaciona con los logros de la oficina de gestión de proyectos. La recopilación y el análisis de la información sólo merecen la pena si existe un vínculo con las actividades de aquella oficina en relación con las necesidades de las partes interesadas.

Evolucionar la oficina de gestión de proyectos para apoyar a la empresa

En general, la oficina de gestión de proyectos y todos los profesionales de los proyectos deben permanecer en un estado perpetuo de mejora. Es necesario revisar continuamente los procesos, los recursos internos, las tecnologías, la cultura, etc., para asegurarse que se satisfacen las necesidades de las partes interesadas y los objetivos estratégicos.

Cada departamento tendrá diferentes retos y objetivos que se sumarán y repercutirán en los estratégicos de alto nivel. Es vital reconocer, como muchas empresas han aprendido, que lo que funcionó el año pasado no necesariamente va a funcionar el próximo. Los gestores de proyectos deben evolucionar continuamente para mantener el ritmo.