No hay duda de que el COVID-19 está impactando en la economía, lo que deja a muchos CIO ante el desafío de ahorrar costos de TI de manera inmediata, según reconoció Gartner.
Pues lo que está claro es que la pandemia ha transformado la forma en que las personas gastan su dinero, de ahí la necesidad de las organizaciones de adaptarse a este entorno. Por eso, la consultora defiende un enfoque estratégico de optimización de costos. Se trata de una disciplina continua para gestionar el gasto a la vez que maximiza el valor comercial, en lugar de simplemente reducir los costos.
“Los momentos difíciles exigen acciones difíciles”, afirmó Chris Ganly, director de Investigaciones Senior de Gartner. Por eso, la consultora aconsejó a los CIO que sigan 10 reglas cuando se enfrenten a la necesidad de reducir rápidamente los presupuestos de TI para adecuarse a la situación provocada por el COVID-19 y sus consecuencias:
1) Eliminar, reducir o suspender artículos que afectarán el presupuesto en semanas o meses, no en años. Los ejemplos incluyen los gastos en los que se incurre y se pagan cada mes o trimestre e en forma de “pago por uso”, en lugar de anualmente.
2) Reducir, nunca congelar, lo que significa centrarse en los costos que realmente pueden reducirse o eliminarse, no solo congelados durante el periodo actual, sino que sólo para reaparecer más adelante.
3) Disponer de cantidades en efectivo, lo que hace necesario apuntar qué elementos tendrán un impacto efectivo real en el estado de pérdidas y ganancias, en lugar de partidas no monetarias tales como la depreciación o la amortización.
4) Si se ha de recortar, que sea de una sola vez, cuando se planifiquen los gastos y recortes a ejecutar. Mejor eso que revisarlos una y otra vez.
5) Revisar las cuentas al detalle, manténgase al tanto del nivel de gastos, acumulaciones, anticipos, etcétera; y tenga en cuenta este modelo para identificar posibles reducciones de efectivo específicas que pudieran tener un impacto inmediato.
6) Aborde lo que no se ha gastado y comprometido, evaluando los contratos para determinar qué cláusulas se pueden renegociar, o cuales se pueden rescindir llegado el caso.
7) Tenga en cuenta siempre el capital. Normalmente, los gastos operativos son los más fáciles de impactar, pero también se pueden reducir los gastos de capital. Los datos de indicadores clave de TI de Gartner muestran que el 25 % del presupuesto medio de TI se gasta en capital, por lo que debe garantizar que la gama completa de gastos de TI se tenga en cuenta para reducciones rápidas.
8) Prescinda de los denominados “costos hundidos”. Cuando se trata de ahorrar dinero, se suele decir que “los costos hundidos son irrelevantes”, lo que significa que el gasto futuro debe considerarse sin relación con el gasto pasado o los “costos hundidos”. Desde el punto de vista de la rápida reducción de costos, esto es realmente cierto, pero todavía vale la pena considerar si el ahorro será más que el beneficio que se puede y se obtendrá al continuar.
9) Aborde el costo discrecional y no discrecional. El gasto discrecional, como por ejemplo para nuevos proyectos, capacidades o servicios adicionales, a menudo se considera un lugar más fácil de recortar. Sin embargo, incluso los gastos no discrecionales de “gestión del negocio” como la infraestructura y las operaciones de TI pueden reducirse reduciendo el uso o los niveles de servicio.
10) Aborde los costos variables y fijos. Los segundos son gastos que permanecen constantes, independientemente de la actividad o el volumen, como el alquiler de oficina, las suscripciones y la nómina. Para eso, céntrese en la eliminación. Los costos variables, por su parte, cambian con la actividad o el volumen, por ejemplo, telecomunicaciones, contratistas y consumibles. Para los costos variables, céntrese tanto en la reducción como en la eliminación.
-IDG.es
