Ah, los placeres de ser un director de proyectos. Desde ser tratado como un sirviente de la administración y no ser incluido en las decisiones clave, hasta tener prioridades, tareas y plazos que cambian constantemente – y después culparlos por los retrasos y las metidas de pata – los directores de proyectos de TI tienen mucho con qué lidiar. Pero, ¿si los directores de proyectos pudieran cambiar todo eso? ¿Y si un genio pudiera cumplir tres deseos a los directores de proyectos de TI? ¿Qué pedirían?
CIO decidió averiguarlo – y le preguntó a los directores de proyectos de TI, si pudieran cumplir tres deseos relacionados con la administración de proyectos, ¿cuáles serían? Elegimos siete de ellos.
Deseo No. 1: Involucrarse desde el inicio del proyecto. “Genio, utiliza tu magia para dejar que los directores de proyectos establezcan las condiciones para el éxito”, dice Chet Anderson, gerente de programas de Trissential, una consultoría de gestión enfocada en el mejoramiento del negocio.
“Esto significa involucrarlos desde el principio de modo que se presupuesten los recursos adecuados, que se hagan las suposiciones correctas así como las preguntas correctas”, asegura. Anderson (y otros de sus colegas) también desea que la administración entendiera que “los directores de proyectos experimentados conocen los desafíos que implica hacer que los proveedores satisfagan las expectativas y que su opinión en la solicitud de la propuesta, la selección del proveedor y las condiciones del contrato es crucial para lograr un resultado fructífero”.
Deseo No. 2: La capacidad de integrar –y conservar- un equipo perfecto para cada proyecto. “Si sólo pudiera tener un control sólido de qué gente y habilidades están disponibles en algún momento, de modo que pueda integrar al equipo perfecto y cumplir con los requerimientos específicos del proyecto”, señala Jeff Jackson, vicepresidente de Desarrollo de la División Changepoint de Compuware.
“Mi deseo sería tener siempre los recursos dedicados”, dice Mary Beth Rath, directora de proyectos de Soluciones de Software a la Medida de SWC Technology Partners, proveedor de soluciones de TI para medianas empresas. “Esto se evitaría cambiando herramientas y aumentando el tiempo, para asegurarnos de que podemos cumplir con el calendario del proyecto”, explica.
Deseo No. 3: Tener herramientas de administración de proyectos poderosas pero fáciles de usar. “Deseo una barita mágica que con sólo agitarla desaparezca la pesadilla del reporteo que tengo cada trimestre”, dice Jackson.
“Actualmente, vivo una pesadilla que consiste en múltiples hojas de cálculo, datos que entran en conflicto, información imprecisa y plazos para entregar los reportes no completados”, explica Jackson. “Si sólo tuviera una fuente de toda la información relacionada con los proyectos – y la capacidad de reaccionar rápidamente y realizar una acción correctiva cuando el proyecto comienza a salirse de las manos”.
“Desde la perspectiva del software, lo que todo director de proyecto quiere es una solución de software que pueda planear, programar y trabajar con los recursos compartidos en un entorno empresarial más grande”, dice Daniel Kushner, director de proyectos de MBX Systems, proveedor de dispositivos de servidores de red.
“El obstáculo es que para cuando usted necesita una solución como esta, usted probablemente tiene varias soluciones hechas en casa o empaquetadas en las que ha ya invertido, y nadie quiere perder dinero en una nueva solución que se superpone con los sistemas más anteriores”, dice Kushner.
“Una mayor visibilidad para todo el equipo es importante para la terminación exitosa de un proyecto”, agrega Bryan Nielson, experto en administración laboral y estratega de AtTask, proveedor de soluciones de administración de proyectos.
“Si el director de proyectos de TI no sabe en qué están trabajando sus empleados, no sabe si puede asignar tareas adicionales o si la tarea está avanzando”, explica Nielson. “Con una herramienta de nube que mantenga el proyecto en una ubicación central, todo el equipo puede ver los detalles del proyecto, en tiempo real, eliminando correos electrónicos extra en los inundados buzones todos los días”.
Deseo 4: Tener los objetivos y los requerimientos del proyecto claramente definidos. “Muy a menudo los proyectos de desarrollo de TI se lanzan con objetivos generales o imprecisos y/o requerimientos de productos que crean minas terrestres a lo largo del ciclo de vida de los proyectos”, señala Edward R. Jones, director de Servicios Profesionales de Diligent eSecurity International.
“Es razonable que un proyecto pueda tener que iniciarse con algunas cosas desconocidas o poco claras”, dice Jones. Pero “sería excelente si el gerente de proyectos está consciente de esto de modo que pueda incluir la necesidad de refinarse como parte del esfuerzo”.
Deseo No. 6: Obtener la aceptación de los interesados y los usuarios finales. “Otro deseo sería tener la capacidad de identificar a los interesados clave que validarán las prioridades y las decisiones importantes”, dice Rath. “Esto aseguraría no sólo que el presupuesto es manejado adecuadamente, sino que los aspectos más importante se están realizando a tiempo”.
De igual forma, sería bueno tener “patrocinadores que quieren escuchar qué riesgos están asociados con los cambios que solicitaron y quién se hará cargo de esos riesgos, una vez que los entienden y solicitan seguir delante de cualquier manera”, dice el experto en administración de proyectos Mark Calabrese.
“Nada desanima a su equipo que un usuario final que se muestran apáticos para involucrarse en el proceso y/o sufre de parálisis cuando se trata de dar su retroalimentación cuando más lo necesita”, señala Cory Crosland, fundador y presidente de Croscon, firma de servicios de tecnología e ingeniería. Así que “encontrar a la gente interesada es crítico”.
Deseo No. 6: Ser tratado con respeto. “Señor Genio, haz que la gente reconozca que los directores de proyectos son líderes hábiles que están calificados para ayudarle a alcanzar sus aspiraciones”, desea Anderson – y muchos otros directores de proyectos. “No utilice a los directores de proyectos como asistentes administrativos altamente hábiles para conducir sus reuniones y tomar minutas de esas reuniones”, comenta. “Son líderes confiables con habilidades avanzadas para energizar y motivar a la gente que no tienen control directo”.
Deseo No. 7: Permitir ajustar el proyecto cuando es necesario (sin pensarlo dos veces). “Incluso si usted ha establecido perfectamente un proyecto, hay duendecillos que están acechándolo en cada rincón”, dice Crosland. “Especialmente en los proyectos de largo plazo, el negocio y sus requerimientos pueden cambiar frente a sus narices”, dice. Y los buenos directores de proyectos tienen que adaptarse rápidamente.
“Darle a los directores de proyectos la flexibilidad necesaria para ajustar el enfoque del proyecto cuando es necesario”, sin “abrumarlos con procesos y listas de actividades innecesarios”, dice Anderson. “Los directores de proyectos hábiles saben cómo aplicar las técnicas de administración adecuadas para lograr un desempeño óptimo del trabajo”, explica. “Si usted contrata al talento adecuado, no necesitará tanto control de los procesos”.
– Jennifer Lonoff Schiff, CIO
