Las empresas saben que el cambio puede ser muy estresante para las organizaciones. Los procesos en transición producen inseguridades, duplicación de esfuerzos y brechas en los procedimientos a medida que el personal esclarece los viejos y nuevos protocolos y dedican tiempo para reaprender sus tareas diarias. La gestión del cambio puede ayudar a que la adopción de nueva tecnología sea menos caótica. Con la evolución de la digitalización en el horizonte, las empresas deben renovar sus tácticas para la gestión del cambio y empaparlas dentro de los planes de implementación de la digitalización.

Evitar dolores de cabeza

La mayoría de los humanos somos seres de costumbres. Encontramos confort en la rutina y apreciamos que ciertos resultados son confiables. La estabilidad laboral se cita frecuentemente como uno de los principales factores motivantes para la elección de una carrera, o la razón para aceptar cierto puesto de trabajo. Los cambios frecuentes en una organización pueden generar una alta rotación de empleados, agravando la inestabilidad.  Una vez que el ciclo comienza, es difícil terminarlo.

Tomar medidas preventivas para la gestión del cambio es una alternativa lógica. Lamentablemente, los gerentes están tan dedicados a impulsar la inversión y a los temas operativos de la iniciativa, que ignoran las necesidades del personal.  O consideran que unas pocas sesiones de capacitación serán una preparación adecuada para la adopción de nueva tecnología.

La capacitación es importante, pero constituye sólo una parte de la estrategia integral, que puede generar aceptación y ayudar a que el personal adopte las nuevas directivas.

La digitalización y la tecnología relacionada, el Internet de las Cosas, cuenta con el potencial para liberar el cambio de alto impacto en la organización. Prepararse ahora para la transición, asegurar que el personal no está solo “siguiendo” las reglas, sino que esté totalmente involucrado y participando en el éxito.

A continuación 10 tips para construir una cultura de cambio dentro de la organización:

1. Explicar la motivación. Compartir con el equipo el porqué de la adopción de la nueva tecnología y qué se espera lograr.
2. Eliminar barreras. Los empleados pueden enfrentar obstáculos para aprender nuevas habilidades y procesos. Trabajar para resolver los retos que enfrentan los empleados que incluyen aprendizaje y lectura y condiciones físicas.
3. Reconocer los riesgos. Toda iniciativa cuenta con riesgos y potenciales contratiempos. No deben negarse ni esconderlos. Si se deja que los empleados especulen sobre los posibles peligros, pueden asumir escenarios malos que serán mucho peor que el riesgo real.
4. Ser honesto y justo. Ser el ejemplo y asegurarse que los gerentes conocen las expectativas y siguen las normas específicas.
5. Establecer una agenda realista. No apurarse. Los calendarios no reales agregan mayor stress y errores, y con frecuencia generan contratiempos que demoran el proceso. Conviene ser flexible siempre que sea posible.
6. Dejar que los empleados opinen. Invitar al personal de distintos niveles de la organización a las sesiones de planeamiento. Escuchar las ideas de los usuarios. Dar reconocimiento a los empleados por su contribución.
7. Brindar educación y capacitación. Enseñar los nuevos conocimientos que se requieren. Imponer distintos métodos de aprendizaje.
8. Comunicar temprano y frecuentemente. Mantener flujo en el diálogo entre la gerencia y el personal por medio de intercambios, fomentando los comentarios y el feedback.
9. Ajustar los planes si fuese necesario. Lo cual significa conocer cuándo deben revisarse los planes. Incluir puntos de control dentro del plan para decidir si avanzar o parar.
10. Festejar los logros. Recompensar al personal por sus logros. Festejar cuando se logran las metas.

Siguiendo estas simples normas, usted ayudará al personal a sentirse positivo y entusiasmado sobre la adopción de tecnología. Empleados involucrados son fundamentales para lograr que los proyectos de digitalización sean exitosos. Invertir tiempo y recursos en la gestión de cambio vale la pena.

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Por Oscar Romero, Director de Ventas para México y el Norte de América Latina de Infor.