“La actitud es una pequeña cosa
que hace una gran diferencia”: Churchill

Sin duda todos conocemos mejores prácticas para que nuestras reuniones sean eficaces, eficientes y sobre todo productivas. Sin embargo, uno de los hitos más importantes de un proyecto es la reunión de inicio o arranque de proyecto (kickoff meeting). En este primer encuentro con el equipo y los involucrados (stakeholders) se establecen las bases determinantes para el desarrollo y éxito del proyecto, pero ¿por qué no iniciar con el pie derecho?.

Preparando la próxima reunión de kickoff de un importante proyecto, recordé muchas en las cuales he participado: algunas han sido breves, otras excesivamente largas, otras productivas y, lamentablemente, algunas con no muy buenos resultados. En ocasiones sólo se realizan por ser un requisito marcado en el plan de trabajo y hay que hacerlas así: leer rápidamente el acta de proyecto –si es que existe en ese momento– y dar por formalizado el arranque oficial.

¿Qué sucedió en esas reuniones?, ¿cuál era el objetivo?, ¿qué debería ser diferente? Luego de reflexionar acerca de la importancia de este hito clave, me he dispuesto a preparar una reunión diferente y he querido compartirla con ustedes: una reunión de arranque ideal con 100% de actitud.

Decía el poeta Horacio: “El que ha comenzado bien, está a la mitad de la obra”.

¡Qué importante es comenzar bien! Sabemos que los proyectos fallan por innumerables razones. Lo cierto es que entre más pronto “reaccionemos”, más fácil será rectificar el camino. Muy pocos proyectos hoy en día, (a pesar de toda la metodología, herramientas, mejores prácticas, las certificaciones como Project Manager Professional, etc.) pueden considerarse exitosos, concluidos según los alcances acordados y en el tiempo y costo especificado.

Entonces, ¿que hace falta?

Adicional a los pasos propios de cualquier reunión productiva como son definir y seguir la agenda respetando los tiempos; elegir tiempo, lugar, y herramientas adecuadas; tomar y compartir la minuta de acuerdos, deberíamos tener cuidado especial en algunos detalles.

La reunión de arranque debe ser el resultado de la planeación del proyecto. Es una oportunidad para comunicar nuestro objetivo y provocar en el equipo el interés por alcanzarlo. A continuación describo algunas recomendaciones para lograr una reunión con actitud al 100%:

Antes de la reunión

Además de preparar la agenda de la reunión, asegúrate de que los asistentes revisen la información que necesiten conocer en esta etapa de inicio, por ejemplo, los integrantes del equipo que estarán a cargo del proyecto, los antecedentes del mismo, informes recientes, etc.

Prepara las intervenciones clave. Lo ideal es que el facilitador de la reunión sea también el líder del proyecto, pero es significativo que tome la palabra el patrocinador del proyecto (sponsor), así como otros líderes en la organización, clientes o usuarios con quienes deberás coordinarte para cuidar tanto la forma como el fondo de sus participaciones. Recuerda que “es tan importante lo que se dice como el cómo se dice”. Motivar a las personas es un arte que se debe practicar. 

Durante la reunión

En esta reunión es aconsejable empoderar a los miembros del equipo y pedir su cooperación y apoyo. Es un momento propicio para motivar al equipo, identificar los posibles obstáculos y alinear expectativas.

Si es un equipo recién formado, será necesario hacer la presentación de los involucrados en el proyecto. Lo mejor es que ellos mismos se presenten mediante una guía preestablecida, poniendo en claro cuál será su papel y la manera como éste afectará el resultado del proyecto.

Se deberá presentar el proyecto, los objetivos, el alcance y los entregables, así como los posibles riesgos, el plan de comunicación y –aún más importante y en forma detallada– de qué forma el proyecto y su logro impactará a la organización, recalcando la importancia que tiene el mismo.

Cierre

El cierre de la reunión deberá tener mucha fuerza y ser emotivo. Agradeceremos al equipo su valiosa participación en el proyecto y se les preguntará a los asistentes ¿a qué se comprometen hoy con el equipo? Esto se hará sin forzar la participación de los integrantes, sino como un mero ejercicio de reflexión y compromiso, dando nosotros el ejemplo.

Los principales objetivos en una reunión de arranque de proyecto son:

• Motivar, motivar, motivar.
• Contagiar entusiasmo.
• Crear un ambiente de confianza y compromiso.
• Embeber la pasión en el equipo.
• Generar sentido de pertenencia.
• Empoderar y concientizar al equipo.
• Exaltar los valores del equipo.

Una vez que se ha tomado en cuenta lo anterior, podrás evaluar el resultado de la reunión:

¿Se lograron los objetivos?, ¿las personas salieron motivadas?, ¿qué se puede mejorar?, ¿hubo alguna dificultad?

Documenta tus mejores prácticas. Yo llevaré a cabo estos pasos en mi próxima reunión y cuidaré que el ánimo se conserve a lo largo del proyecto. Y como todavía siguen frescas en la memoria las recientes competencias olímpicas, digamos: ¡en sus marcas… listos…!