Uno de los aspectos más difíciles de la administración de proyectos es establecer y gestionar las expectativas tanto de los clientes como de las partes interesadas. Si bien la creación de una línea de tiempo y la definición del alcance de un proyecto por adelantado es útil, si las expectativas no son realistas, el calendario y el presupuesto puede explotar fácilmente.
¿Qué pueden hacer los gerentes de proyectos para ayudar a asegurar que todas las partes están en la misma página y que los proyectos se ajustan a los plazos y presupuestos? A continuación, se presentan ocho sugerencias.
Reunir el equipo adecuado
Tener confianza en el equipo del proyecto puede recorrer un largo camino cuando se trata de gestionar las expectativas de los clientes y las partes interesadas. Es por eso que Mike Sims, propietario de ThinkLions, que provee servicios de planificación de negocios, aconseja ser “extremadamente exigente al elegir individuos para estar en el equipo del proyecto”, llegando a “romper el proyecto en pedazos más pequeños para identificar quién tiene las destrezas necesarias para cada tarea en particular “.
Dedicar un tiempo al análisis del proyecto al principio
“A menudo en las reuniones de lanzamiento del proyecto los interesados preguntarán inmediatamente acerca de [una] fecha de entrega final, o el momento de un primer borrador del producto para su revisión”, explica Matt Eonta, ejecutivo senior de productos en la empresa de marketing Inbound HubSpot. Sin embargo, esto no siempre es posible, especialmente para proyectos complejos. Por lo tanto, para establecer adecuadamente las expectativas, “es necesario que haya un período de descubrimiento claramente definido en el que PM y otras partes interesadas puedan analizar eficazmente el proyecto y determinar el verdadero alcance. Cuesta mucho tiempo, pero ahorra mucho estrés”.
Requisitos del documento
“Si su proyecto incluye a las partes interesadas de negocios, es fundamental que las necesidades y requisitos del negocio estén bien documentados en una declaración detallada del alcance”, dice Alison Van Pelt, PMP, directora senior de Cornerstone Advisors, consultores bancarios y tecnológicos. “Las PM técnicas a menudo ignoran este paso, una omisión que puede ocasionar costosos presupuestos de proyectos y rebasamientos programados. Hacer el trabajo duro de la documentación y la planificación de antemano para tener una ejecución más suave para todos los involucrados” y añade “cada plan y programa del proyecto no necesita ser complejo y detallado”.
Crear un calendario realista
“Cree su horario trabajando hacia atrás a partir de la fecha comprometida y luego ponga la fecha con semanas de amortiguación (tiempo que la administración permite el retraso sin comunicarlo al equipo)”, explica Ben Rockwood, director de TI y Operaciones de automatización de TI Empresa Chef Software. “Por ejemplo, si necesita entregar algo en 4 semanas, establezca el horario para la entrega en 2 ó 3 semanas y permita 1 a 2 semanas de respaldo. Si el equipo hace un milagro, genial. Pero si no lo hace, ya tienen tiempo para permitir excedentes. Esto asegura un sentido apropiado de la urgencia y un plazo de entrega menos estresante”.
Establecer y reconocer hitos
“Establecer hitos para mostrar al cliente cómo se espera que avance el proyecto, y permitirles ver y aprobar el trabajo antes de pasar a cada hito posterior”, sugiere Sims.
Proporcionar actualizaciones y demos a las partes interesadas
“La comunicación con el cliente es obligatoria a lo largo de cada proyecto”, señala Tara Mulhern, gerente de proyectos de la empresa de diseño web WebTek. Desde el inicio de cada proyecto es importante “informar al cliente (y a las partes interesadas) … lo que se espera de ellos para mantener el proyecto avanzando para cumplir con el plazo”.
-Jennifer Lonoff Schiff
