Después de varios años de captación rápida por parte de los usuarios, el software de colaboración se ha convertido en una parte cada vez más integral de cómo se organiza y lleva a cabo el trabajo. A medida que más empresas se apoyan en herramientas como Slack, Microsoft Teams y otras, los líderes de TI buscan desplegar una nueva clase de herramientas de colaboración para impulsar la productividad y conectar equipos dispares.

Durante el 2017, el software de colaboración en equipo maduró como una opción empresarial, con el lanzamiento de la edición empresarial de Slack para implementaciones a gran escala, y Microsoft lanzó Teams para poner el chat en grupo en manos de muchos suscriptores de Office 365. Numerosos otros proveedores se movilizaron para capitalizar la oportunidad creada por Slack con sus propias ofertas de chat en grupo, como St7ide de Atlassian, incluso cuando Cisco y Facebook continuaron construyendo sus plataformas existentes.

“La colaboración está de moda y se mantendrá así”, señaló el director de investigación de IDC, Wayne Kurtzman. “Las plataformas de colaboración representan la oportunidad de interrupción digital. Son personas empoderadas, usan nuevas métricas de comportamiento y afectan positivamente los KPI comerciales estándar. Y esa tendencia continuará”, añadió.

El escenario está listo ahora para un mercado competitivo, a medida que más compañías invierten en software para conectar a sus empleados. “Todavía estamos adelantados en términos de empresas que tienen despliegues en toda la empresa, pero verán que este año habrá una buena cantidad de impulso detrás de las implementaciones a gran escala”, indicó, por su parte Irwin Lazar, vicepresidente y director de servicios de Nemertes Research.

Chat grupal como el centro de la productividad de la oficina

Una de las principales tendencias que surgió en el último año es que el chat grupal se está convirtiendo rápidamente en el centro de la productividad.

Eso se refleja en la estrategia de varios proveedores de comunicaciones unificadas, anotó Lazar. Por ejemplo, Microsoft planea eliminar gradualmente Skype for Business, y Teams -o Equipos- se convertirá gradualmente en su herramienta de comunicaciones principal. Y RingCentral adquirió Glip para convertirlo en su principal cliente de comunicaciones.

“Donde las aplicaciones de colaboración en equipo solían verse como un adjunto, ahora se están empezando a ver muchas aplicaciones entrando en ellas”, indica Lazar. “Si estoy trabajando con mi equipo, vivo en la aplicación del equipo. Si quiero compartir un documento, lo comparto en la aplicación del equipo. Si quiero abrir una aplicación, la ejecuto, incluso a través de la aplicación del equipo. Entonces eso se convierte en el centro digital del lugar de trabajo”, añade.

Las videoconferencias son otro aspecto de la comunicación que se está incorporando a las plataformas de colaboración en equipo, y el uso compartido de pantallas también se está haciendo más avanzado, anotó Richard Edwards, director de servicios y analista distinguido de Freeform Dynamics.

“El aspecto más importante de cambio al 2018 es la capacidad de fluctuar entre mensajes cortos y quizás algunos archivos adjuntos, para poder ingresar a una llamada de conferencia grupal y, tal vez incluso, escalar eso y compartir pantalla y traer a terceros mucho más fácilmente de lo que es hoy”, indicó Edwards.

A pesar de ser un mercado cada vez más competitivo, la adopción integrada a gran escala de herramientas de colaboración a nivel empresarial aún está por hacerse. La mayoría de las empresas están utilizando estas herramientas en silos en sus equipos, con poca planificación estratégica sobre quién usa qué. Un grupo de desarrolladores podría estar usando una herramienta, por ejemplo, mientras el departamento de marketing está usando otra.

Eso probablemente cambie a medida que la colaboración de equipo se haga más popular; los administradores de TI tendrán que adoptar un enfoque más pensado para las implementaciones.

“Está empezando a cambiar”, dijo Lazar. “Las conversaciones que estoy teniendo con los líderes de TI es que están empezando a tratar de pensar un poco más de forma proactiva, y quieren planificar la implementación de estas aplicaciones en el próximo año o dos”.

Qué está ayudando a impulsar este tipo de decisiones de inversión: la comprensión por parte de las empresas de que están comenzando a cosechar los beneficios de conectar equipos y facilitar el intercambio de información e ideas.

“Ven el valor, ven que colaborar en el contexto de un espacio de equipo es mucho más fácil que tratar de usar el correo electrónico”, mencionó Lazar. “Es mucho más intuitivo y se alinea con las necesidades de los trabajadores móviles. El contexto de poder conversar dentro de un espacio reservado para un tema específico, en lugar de tener que tener todo sentado en su bandeja de entrada, es simplemente una manera mucho mejor de trabajar”.

El desafío de Slack: Atraer grandes corporaciones
En muchos sentidos, Slack es responsable del creciente interés en el chat grupal, que se refleja en el impresionante crecimiento de la compañía. En septiembre, la compañía anunció que tenía seis millones de usuarios activos diarios (en comparación con los cinco millones en enero) y 200 millones de dólares en ingresos anuales. También ha aumentado la cantidad de personas que pagan sus servicios. Hacia mediados del año pasado, la compañía había llegado a 50 mil usuarios de equipos pagados, frente a los 38 mil en enero, y dos millones de usuarios individuales pagados, frente a los 1,5 millones a comienzos del 2016.

A principios de este año, Slack comenzó a enfocarse activamente en despliegues de grandes empresas con el lanzamiento de su producto Enterprise Grid. La edición empresarial incluye controles de seguridad avanzados, y funciones administrativas y de usuario para un número ilimitado de espacios de trabajo. Está diseñado para admitir implementaciones en empresas con decenas de miles de empleados con espacios de trabajo separados pero conectados.

Convencer a más usuarios para que adopten el servicio es el próximo gran desafío.

“En este momento lo único que está reteniendo a Slack en la empresa es lo que los ha hecho populares en este punto, y eso se vende equipo por equipo”, anotó el director de investigación de Gartner, Larry Cannell. “Cuando vendes a una empresa más grande, tienes que venderla en una base empresarial. Y su producto Grid está tratando de hacer eso. Este es un producto increíblemente importante para quedarse y crecer dentro de la empresa”.

Slack también tiene otras preocupaciones, como una gran cantidad de rivales que intentan ponerse al día y lanzar sus propias herramientas de equipo, que de muchas maneras imitan la interfaz de Slack. Esto incluye Atlassian Stride, Zoho Cliq y, por supuesto, Teams de Microsoft. Teams alcanzó disponibilidad general en marzo del año pasado, y tiene las credenciales más fuertes para convertirse en un “asesino de slack”. Aunque hay debilidades en la plataforma en comparación con Slack, como una interfaz posiblemente más compleja, Microsoft tiene una clara ventaja al integrarse con Office 365.

Microsoft Teams gana impulso
“La dinámica de mercado que hemos visto en el último año es que Microsoft tiene el impulso, por la sencilla razón de que se observa el porcentaje de empresas que utilizan Office 365 y es muy alto”, señaló Lazar.

 

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“Como Teams es gratuito con una licencia E3 o E5, es muy difícil para alguien como Slack decir: ‘Oye, tienes que pagarnos por el producto Enterprise Grid’”, anotó.

Los clientes empresariales están haciendo dos cálculos. Uno implica costo, señaló Lazar. El otro involucra la decisión de Microsoft de integrar equipos estrechamente en Office 365, “hasta el punto en que puedo ingresar a un espacio de Teams y mirar un documento en el que mi equipo está trabajando y editarlo directamente dentro de ese espacio de equipo”.

También es posible codirigir documentos. “Así que podríamos estar editando un documento juntos mientras estamos chateando, o si necesitamos hablar en vivo, hacemos clic en un enlace y ahora tenemos un canal de voz abierto entre nosotros”, añadió.

“Esas son el tipo de cosas que Slack and Spark, y todos los demás productos de la competencia no pueden hacer, porque no tienen esa estrecha integración con los entornos de Microsoft Office. Entonces, para las compañías que están colaborando mucho con los documentos de Office, es difícil ganarle a Teams”.

Aun así, es probable que Slack continúe siendo la herramienta de colaboración de equipo preferida por muchos, especialmente en compañías que no están estrechamente vinculadas a Microsoft, o que están considerando la capacidad de Slack para integrarse con Oracle, SAP, Salesforce y otras aplicaciones de CRM para proporcionar un espacio de trabajo central, señaló Lazar.

Cannell de Gartner coincidió en que Microsoft será un jugador importante en el mercado este año: “El mercado de la colaboración está mirando por encima de sus hombros a Office 365, y están tratando de descubrir cuáles son sus puntos débiles y dónde pueden competir contra él y dónde están las lagunas que podrían llenar”, mencionó el ejecutivo.

Google y Facebook hacen sus propios movimientos
Google anunció su propio competidor de Slack el año pasado, ya que dividió su plataforma de Hangouts en dos productos: Meet, una herramienta de videoconferencia dedicada, y Chat, que admite conversaciones grupales y enlaces a archivos de G Suite.

“Si Google sigue sus planes con Hangouts Chat y los integra con sus unidades de equipo, podría tener una sólida oferta de colaboración en equipo”, anotó Cannell. “En este momento, creo que Google está un poco detrás del mercado en lo que respecta a la colaboración en equipo”.

Si bien Google tiene una sólida cartera de productividad y uso compartido de archivos como parte de G Suite, una herramienta como Google Docs actualmente se centra más en hacer que los documentos personales estén disponibles para sus colegas, en lugar de respaldar una colaboración más avanzada.

“En cambio, si observa a Slack, verá que crea un espacio donde mantenemos una conversación en equipo, y Microsoft Teams también crea una conversación en equipo, pero también un intercambio de archivos en equipo y un espacio de repositorio de equipo”, anotó Cannell. “Así que creo que Google tiene algo que ver en el espacio de colaboración del equipo”.

Facebook -que tiene un enfoque ligeramente diferente a la colaboración con su red social empresarial Workplace- también continúa evolucionando. Un año después de su lanzamiento oficial, Workplace ahora es utilizado por 30 mil compañías. Esa lista incluye al gigante minorista Walmart, una importante victoria de los clientes anunciada en septiembre pasado, y Virgin Atlantic.

La aerolínea lanzó Workplace aproximadamente al mismo tiempo en un intento por mejorar el intercambio de información entre el personal de primera línea y los altos ejecutivos. Actualmente sirve principalmente como una intranet para las comunicaciones internas, aunque la compañía planea integrar otras aplicaciones y procesos con el tiempo.

Desde su lanzamiento, Workplace ha visto una adopción mejor de lo esperada, según el CIO de Virgin Atlantic y vicepresidente senior de tecnología, Don Langford. Virgin Atlantic ahora tiene siete mil personas en Workplaceo, una tasa de adopción de alrededor del 70%.

Con tantas opciones y características en marcha o en evolución, las empresas que buscan una plataforma de colaboración única pueden tener que tomar algunas decisiones difíciles.

“Muchas empresas de colaboración ya se están enfocando en características que ayudarán a diferenciarlas de las demás”, señaló Kurtzman. “Quién tiene el mejor conjunto de características puede cambiar de mes a mes, por lo que es posible que tenga que elegir la empresa que tenga la visión que mejor se adapte a las cambiantes necesidades de su empresa”.

-Matthew Finnegan, Computerworld.com