Un sistema administrativo es un software de gestión con el cual, todas las empresas deben contar para tener un mayor control de sus recursos, sistemas y operaciones, pero a pesar de esto las empresas y negocios deben saber que existen múltiples opciones de sistemas administrativos y sus alcances son diferentes para cada uno.
Por lo anterior, es importante saber cuál es el sistema administrativo que mejor se ajuste a nuestras necesidades y así no cometer el error de adquirir un software muy pequeño o demasiado grande con el que se pierda tiempo y dinero, dos recursos muy importantes para toda empresa o negocio. Por ello, debes hacerte estas preguntas: ¿Qué tipo de empresa o negocio soy? ¿Qué necesidades tengo? ¿Cómo están actualmente las operaciones de mi empresa?
En principio cabe mencionar que existen tres tipos de sistemas en el mercado:
- Sistemas empacados
- Sistema de usos específico
- Desarrollo personalizados
Los sistemas de usos específico están dirigidos y hechos para empresas de ciertos giros particulares como hoteles, farmacias y hospitales; empresas que necesitan herramientas tecnológicas para objetivos muy particulares.
Las ventajas de este tipo de software son que se ajustan a un mercado de nicho, por la misma razón poseen mejoras específicas basadas en la experiencia de necesidades de este tipo particular de empresas. Sin embargo, sus desventajas son que normalmente requieren de una mayor inversión y termina siendo poco personalizable, ya que las mejoras que se le hagan dependerán que las empresas o negocios de dicha industria que los soliciten.
Los softwares empacados puede ser útiles para una gran mayoría de empresas de diversos giros e industrias, además que pueden comenzar a operar en pocos minutos, tiene mejoras masivas para todos y es más económico. Aunado a que una de las partes más importantes con las que debe contar un sistema administrativo es la consultoría, y esta suele ser especializada y completa para este tipo de softwares.
La desventajas de este tipo de software es que no es personalizable y por lo mismo, también habrá que ajustarse al sistema y su funcionamiento.
Por último, se encuentra el software personalizado, el cual se hace y ajusta a la operación y necesidades específicas de la empresa. Con este software puedes personalizar cualquier proceso y evoluciona a petición de cada empresa. Sus desventajas pueden ser que se crea una fuerte dependencia a un desarrollador o equipo de desarrollo, por lo mismo el cambiar de proveedor o hacer alguna modificación, puede resultar complicado si no se ejecuta por las mismas personas.
Además de que su precio puede ser elevado y el tiempo de desarrollo considerable. Por otro lado, cabe mencionar que este software es únicamente recomendado para empresas que ya tienen todos sus procesos estructurados, ajustados y controlados, ya que una prueba y error puede resultar en una mayor inversión que el mismo resultado.
La mayoría de las empresas están en constante crecimiento y el contar con mayor control y visibilidad de sus operaciones, será fundamental para consolidarse en el mercado. Por lo tanto elegir correctamente los recursos y las herramientas de apoyo como los sistemas de gestión administrativa hará una diferencia competitiva.
