Cuando la gente piensa en una suite de productividad de oficina, Microsoft y Google tienden a venir a la mente. Y por una buena razón: si bien existen otras alternativas en el mercado, siguen siendo las herramientas más populares para los usuarios de negocios.

Ambos ofrecen funcionalidades similares -como procesamiento de texto, hojas de cálculo y almacenamiento de archivos- pero difieren en muchos aspectos. Por ejemplo, Microsoft ofrece implementaciones de escritorio y en la nube de su Office Suite, mientras que la G Suite de Google -anteriormente Google Apps- solo está en la nube.

Por lo tanto, si actualmente está buscando una nueva suite de productividad o está usando Office 365 o G-Suite y desea saber si el césped es más verde del otro lado, esta guía es para usted.

Desglosamos las áreas clave y ofrecemos una revisión equilibrada de ambos productos.

¿Office 365 o G-Suite?

Seleccionar una suite ofimática para su dispositivo personal es una cosa, pero tomar una decisión que impacte a todo un equipo o compañía es mucho más difícil.

No solo las características son importantes, sino también el precio y lo fácil que es desplegarla en departamentos enteros, y para negocios y territorios más grandes.

Elegir entre las dos compañías depende, en última instancia, de las necesidades de su negocio individual. El precio, almacenamiento y la facilidad de uso serán factores decisivos, y tomar esa decisión no siempre es sencillo.

Para las empresas más pequeñas con poca infraestructura heredada, una suite ofimática completamente basada en la nube será una opción menos intimidante; mientras que otras empresas más grandes encontrarán el período de transición mucho más difícil.

Ambas opciones de Microsoft y Google brindan suites en la nube y en las instalaciones, así que no es tan sencillo como cuando era la nube vs. las instalaciones. Sin embargo, todavía hay una clara distinción entre las empresas en cuanto a sus procesadores de texto en línea y las aplicaciones de hojas de cálculo.

Descubrirá que Google adopta un enfoque de colaboración en tiempo real, mientras que Microsoft aprovecha el hecho de que la mayoría de las personas sabe cómo usar sus productos, por lo que es probable que el tiempo de aprendizaje y transición sean menores. Todo lo que las empresas deben considerar antes de dar el salto.

Para ayudarle a tomar la decisión, analizamos qué suite ofimática es la mejor para los usuarios de negocios, evaluando los procesadores de texto, los clientes de correo electrónico, los programas de hojas de cálculo y las herramientas de colaboración de ambas compañías.

Visión general

Si desea una instantánea de ambas compañías, siga leyendo para obtener una descripción general. Si no, pase al análisis de las características individuales.

G-Suite es la suite de productividad de Google, que comprende una gama de aplicaciones, la más utilizada es su aplicación de presentación Slides, el editor de hojas de cálculo Sheets, el procesador de textos Docs, y la plataforma de almacenamiento de archivos Drive. También ofrece una excelente integración de aplicaciones de terceros que se pueden descargar desde Google Web Store.

Microsoft Office 365 también viene equipado con una gama de herramientas conocidas. Esto incluye versiones nativas de la nube de las populares aplicaciones Word, Excel y Powerpoint, así como el cliente de correo electrónico Outlook y la plataforma de almacenamiento en la nube OneDrive; junto con otras funciones como Skype y Microsoft Teams, sus herramientas de mensajería instantánea y colaboración.

Si se pregunta cuál es la diferencia entre Office 365 y el software de oficina actual de Microsoft, Office 2016, es relativamente simple. Office 2016 es el paquete de productividad local de Microsoft; Microsoft Office 365 es la versión basada en la nube, que se paga por suscripción.

Consideramos principalmente a Office 365 como un servicio de suscripción; sin embargo, la mayoría de las funciones que revisamos son parte de Office 2016, por lo que también vale la pena revisar si elige entre un servicio local y los programas basados en la nube de G-Suite.

La próxima versión de Microsoft de la suite local, Office 2019, debería lanzarse más adelante este año, así que salte a la sección de Office 2019 para obtener la información más reciente al respecto.

De vuelta a Office 365 y G-Suite. Ambos vienen con muchas funciones adicionales, que no se mencionan aquí, pero las señaladas son las principales que la mayoría de los usuarios empresariales buscarán al elegir una nueva suite de productividad.

En términos de opciones de implementación, se puede acceder a G Suite a través de Internet y se pueden hacer accesos directos para el escritorio. No hay software descargable.

Por otro lado, la suite Office de Microsoft tradicionalmente se ha descargado en el escritorio y se ha accedido sin conexión a través del software de Microsoft en la PC o laptop. Sin embargo, en un intento de competir con el conjunto de aplicaciones en la nube de Google, los paquetes de Microsoft Office 365 contienen ambos, de modo que los usuarios pueden elegir y cambiar entre el escritorio y una versión en línea de Office.

Otra área en la que las dos suites difieren es en el diseño y el uso. Algunas empresas preferirán la sensación simple y limpia de G Suite, mientras que otras se verán atraídas por el toque más funcional de Office365. Por ejemplo, los programas estrella de Microsoft -Excel y Word- están repletos de características útiles, pero esto puede hacer que navegar por el software de escritorio sea complicado para los usuarios ligeros. Sin embargo, si le gusta la sensación general de las aplicaciones de Microsoft, pruebe la versión en línea de Word o Excel, pues ofrece una suite más simplista.

Las aplicaciones de G Suite son simples y, aunque carecen de algunas de las características y funciones de Office 365, puede descargar complementos del navegador para la mayoría de las tareas que no son compatibles internamente con Google Docs, Sheets o Slides.

Procesamiento de textos

Google Docs adopta un enfoque minimalista para el procesamiento de textos al proporcionar un creador de documentos simple, a diferencia de Microsoft Word, que permite la creación de documentos pesados.

Como se mencionó, el procesador de escritorio Word de Microsoft es rico en funciones y puede hacer una gran cantidad de cosas, que Google Docs no puede. Sin embargo, para algunos, muchas de las características ofrecidas por Microsoft no serán usadas y no son necesarias. De hecho, a veces Word puede parecer demasiado complicado e hinchado de características.

Google realmente supera a la versión de escritorio de Word de Microsoft con sus capacidades de edición y uso compartido de documentos en tiempo real. Por ejemplo, los usuarios de Google Docs pueden acceder a un documento, realizar cambios o sugerir ediciones, y cada cambio será marcado o resaltado; e incluso enviar notificaciones a otros miembros del documento compartido. Microsoft Word no puede realizar esas acciones al mismo nivel. Lo que puede hacer es ofrecer modificaciones sugeridas a través de la pestaña ‘revisión’, aunque esto no es en tiempo real ni tan simple como los esfuerzos de Google.

Los usuarios de Google Docs incluso pueden mirar ediciones anteriores, por lo que no se pierde ni sobrescribe ninguna información.

Para aquellos que buscan comodidad, Google Docs es el mejor de los dos. Los documentos guardarán automáticamente el trabajo, integrarán complementos comunes y se podrá acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Microsoft Word ofrece una interfaz familiar y está repleto de características que pueden manejar grandes documentos y archivos. La versión de escritorio de Word se adapta mejor a aquellos que requieren una edición y procesamiento sustancial de documentos.

Si bien puede no ser tan receptivo o colaborativo como Google Docs, las personas están familiarizadas con su diseño y características, por lo que trasladarse a Microsoft suele ser un proceso simple en este sentido.

Hojas de cálculo

Microsoft Excel es superior a la oferta de Google cuando se trata de herramientas de hojas de cálculo. Está hecho para complejos cálculos numéricos e importantes importaciones y exportaciones de datos.

Esto no quiere decir que Sheets de Google no sirva. Si bien Sheets no podrá con la gran cantidad de datos que Excel maneja, sí ofrece una buena funcionalidad siempre que se trate de tareas livianas.

Sheets puede crear gráficos, calcular sumas automáticas y mediante complementos elegibles; puede crear mapas y convertir datos simples en información valiosa.

Sin embargo, carece del poder de Excel, así que para aquellos que usan una suite ofimática principalmente para el procesamiento de números, es mejor optar por Microsoft.

Cliente de correo electrónico

Tanto Microsoft Office 365 como G Suite ofrecen sólidos clientes de correo electrónico con Outlook y Gmail, respectivamente. Sin embargo, la estructura de precios y características difieren mucho.

Si examinamos específicamente Microsoft Office 365 Business Essentials, los usuarios recibirán 50GB de almacenamiento de buzones, 1TB de almacenamiento de archivos y acceso para hasta 300 usuarios. Microsoft ofrece una opción empresarial premium, pero pensamos que el paquete Business Essentials era el más comparable al Business Plan de G Suite.

Con Google obtendrá mucho más; sin embargo, como siempre, es solo un paquete en línea. Los usuarios de G Suite Business recibirán almacenamiento de buzón ilimitado, 1TB de almacenamiento en la nube y acceso ilimitado de usuarios.

Estéticamente, ambos clientes se ven muy diferentes. Google es simple y funcional. Mientras que el cliente de escritorio de Microsoft tiene muchas funciones y esto a veces puede ralentizar la máquina, dependiendo de su edad. Vale la pena señalar que los usuarios de Business Essential también tendrán acceso a un cliente de navegador.

La velocidad y funcionalidad de búsqueda de Gmail es algo que Outlook no puede igualar; los usuarios pueden navegar por el cliente en línea con relativa facilidad. Los usuarios de Outlook también pueden crear innumerables ‘reglas’, que pueden ajustar perfectamente cómo se administran los correos electrónicos entrantes y salientes.

Ambos clientes de correo electrónico proporcionan calendarios que están vinculados a sus cuentas y a otros en el lugar de trabajo. Los calendarios de Gmail y Outlook también pueden mantener un registro de las reuniones, programar juntas e incluso reservar salas de reuniones, una vez que esta función esté configurada correctamente. Los usuarios de cualquiera de ellos ahora también pueden ver los calendarios directamente en su bandeja de entrada.

El cliente de correo web de Microsoft Outlook le hace la competencia a Gmail. Su enfoque simplificado significa que es fácil de usar, incluso para usuarios nuevos, y las funciones de búsqueda y clasificación son rápidas y receptivas.

En abril del 2018, Google lanzó lo que llama la “mayor actualización hasta el momento” y una “reescritura básica” de Gmail, con controles de seguridad adicionales y funciones inteligentes para reducir las prioridades de diseño.

Las nuevas características incluyen email nudging, snoozing, la cancelación de la suscripción con un solo clic y la funcionalidad completa sin conexión.

También se agregaron controles de seguridad para proteger contra ataques de phishing y proteger datos confidenciales. Ahora, si los algoritmos de Google consideran que un mensaje es potencialmente malicioso, se marca en rojo y los riesgos menores se presentan en amarillo.

Ahora también hay un “modo confidencial”, diseñado para proteger los datos confidenciales en caso de un ataque. Básicamente, los usuarios ahora pueden enviar un correo electrónico en modo confidencial, y establecer un umbral de cuánto tiempo permanece el contenido, así como la capacidad de revocar manualmente un correo electrónico.

Herramientas de colaboración

Ninguna suite de negocio estaría completa sin herramientas de colaboración, y Microsoft y Google ofrecen dos opciones sólidas.

Microsoft Teams es un espacio de trabajo instantáneo basado en chat que permite a los usuarios crear chats grupales, enviar mensajes privados y enviar archivos al instante. Teams es muy similar a Slack, en que se le notificará si su nombre se menciona directamente en un chat (o canal). También verá una bandera roja o un signo de exclamación al lado del mensaje en el que se le menciona para llamar su atención.

La alternativa de Google, Google Hangouts, ofrece mensajería instantánea, chats grupales y uso compartido de pantalla integrado. Sin embargo, al igual que la mayoría de las comparaciones hechas entre Google y los productos de Microsoft, el enfoque minimalista de Google significa que Hangouts se pierde algunas de las características que Teams sí ofrece.

Por ejemplo, Microsoft Teams permite a los usuarios crear múltiples canales a los que cualquiera puede unirse, uno para marketing, otro para ventas; mientras que Google Hangouts solo puede crear chats grupales que alguien debe configurar y solo esa persona puede agregar más personas.

Google Hangouts es bueno para un mensaje o chat rápido, pero parece que le falta la complejidad para realizar otras tareas que Microsoft Teams puede hacer. La experiencia del usuario también es muy simplista, lo cual es bueno si no espera mucho; pero Teams es una mejor opción para las personas que a menudo trabajan en proyectos grupales o necesitan colaboración constante.

No olvidemos que Microsoft también ofrece Skype for Business, que es ideal para llamadas de conferencia grupales y videoconferencias. Y, a pesar de que Google Hangouts ofrece sus propias capacidades de videollamadas, Skype for Business tiene una mayor aceptación del usuario y está bien establecida en el campo de las videoconferencias.

Precio

El precio es probablemente uno de los mayores factores decisivos al comprar cualquier software de negocio; y Google y Microsoft tienen un precio competitivo.

Google ofrece una opción de precios de tres niveles para los usuarios empresariales; Básico, Negocio o Empresa.

Las pequeñas empresas pueden optar por la opción Básica, que ofrece 30GB de almacenamiento, dirección de correo electrónico de negocio, conferencias de voz y video, calendarios compartidos y Docs, Sheets y Slides por cinco dólares por usuario al mes.

Para empresas más grandes, la opción Business se adaptará. Ofrece todas las características anteriores y, además, almacenamiento en la nube ilimitado, informes de auditoría, e-discovery para correos electrónicos y chats, y políticas de archivo por 10 dólares por usuario al mes. Asimismo, su modelo Enterprise requiere una cotización a medida y ofrece características de seguridad avanzadas.

Microsoft Office 365 también ofrece tres opciones de precios, Business Essentials, Business y Business Premium.

Business Essentials brinda a los usuarios acceso a Office 365 en línea de Microsoft, un buzón de 50GB, 1TB de almacenamiento de archivos, Skype y Microsoft Team por cinco dólares por usuario al mes (pago anual) o seis dólares por usuario al mes (pago mensual). En el siguiente paquete, Business ofrece la versión de escritorio completa de Office 365, 1TB de almacenamiento de archivos y aplicaciones de tableta/teléfono, pero no incluye correo electrónico por 8,25 dólares por usuario al mes (pago anual) o diez dólares por usuario al mes (pago mensual).

El paquete Business Premium ofrece todas las características de Business y Business Essentials por 12,55 dólares por usuario al mes (pago anual) o 15 dólares por usuario al mes (pago mensual).

Microsoft también ofrece una gama de paquetes empresariales que cuentan con diferentes tamaños de buzones y almacenamiento.

Comparamos G Suite Business y Microsoft Office 365 Business Essentials en cuanto a almacenamiento, precio, usuarios y aplicaciones.

Como hay muchas opciones, descubrimos que G Suite Business y Microsoft Office 365 Business Essentials son las más comparables para las empresas medianas, ya que ambas ofrecen suites solo en línea.

¿Cuándo se lanzará el Office 2019?

La adopción de Office 2019 probablemente recaiga en los consumidores y usuarios “domésticos”. Sin embargo, sigue siendo una opción sólida para las empresas reacias a dar el paso hacia una plataforma totalmente basada en la nube.

Office 2019 será una actualización importante y, aunque Microsoft aún no ha confirmado una fecha oficial de lanzamiento, las vistas previas estarán disponibles en el segundo trimestre del 2018.

Se espera que el producto completo se envíe en algún momento durante la tercera parte del año.

-Christina Mercer, Computerworld (UK)