Actualmente nadie discute que la tecnología ha cambiado radicalmente la manera de relacionarnos, vivir y por supuesto, de trabajar. Es importante cuestionarnos si estamos preparados para adoptarla en nuestro día a día, pero lo que sí podemos entrever es que habrá tres grandes ejes que definirán el trabajo del futuro:
• En un mundo donde las tareas repetitivas cada vez estarán más automatizadas, el trabajo de las personas se centrará en potenciar precisamente aquello que nos hace humanos: creatividad, adaptación, empatía, liderazgo y negociación.
• Un mercado de cambio constante requiere respuestas rápidas, con lo que la flexibilización del trabajo será un elemento aún más decisivo para la productividad y la agilidad en la toma de decisiones.
• El talento interno y el compromiso de nuestros empleados será el epicentro de este escenario.
Componentes del Digital Workplace
Dadas las circunstancias, parece que es el momento adecuado para plantearse una estrategia común a las herramientas digitales que ofrecemos a nuestros empleados, lo que se conoce como Digital Workplace (DWP), y muy probablemente la primera en la lista de dichas herramientas sea la intranet, considerada como epicentro del DWP, aunque también debemos tener en cuenta el resto de las aplicaciones y las siguientes funcionalidades clave:
1. Acceso rápido a contenidos y herramientas: la principal motivación para los usuarios es acceder de forma rápida a aquello que necesitan en su día a día, ya sea un documento, una aplicación o un contacto. Además, un buscador rápido y con buenos criterios de promoción de resultados por usuario puede resultar clave, y en muchos casos, sustituir a la navegación.
2. Colaboración integrada: gran parte de los usuarios ya está colaborando con herramientas que organizan el trabajo en equipos: chats grupales, archivos compartidos y reuniones en línea. El reto con estas herramientas es que su uso sin gobierno puede derivar en frustración para nuestros usuarios debido al exceso de información. La solución pasa por crear una capa por encima de estas herramientas que facilite el Gobierno, acelere el acceso y promocione la información relevante fuera de estos grupos, integrándola en el resto de la información corporativa.
3. Facilidad de uso y adopción: nuestros empleados deben poder utilizar las herramientas corporativas con la misma destreza que usan sus aplicaciones personales. Para ser referentes en un mercado de gran consumo la usabilidad es clave. Surge la oportunidad de facilitar el uso de nuevas aplicaciones a través de comentarios, likes o hashtags.
4. Características sociales: a raíz de la aparición de las redes sociales, las opciones de compartir, comentar, o hacer “me gusta” empezaron a estar disponibles en las intranets y aplicaciones corporativas. Ahora es el momento de ir un paso más y conseguir ofrecer valor a través de estas funcionalidades, que nos deben permitir detectar y promocionar el talento en nuestra organización.
5. Omnicanalidad para los perfiles móviles de la empresa: una parte importante de los trabajadores no tienen delante una computadora propiedad de la empresa, existe una alta movilidad y debemos ofrecer cada vez más facilidades al trabajo fuera de la red corporativa o dispositivo móvil o personal.
6. Flexibilidad para la adaptación: para obtener el máximo beneficio, debemos haber adaptado el DWP a nuestra cultura corporativa; no se trata de personalizar mediante grandes desarrollos a medida, si no de modelar y combinar las piezas de forma que encajen de la manera más efectiva.
7. Distribución de contenidos: a la hora de mostrar contenidos, nuestro DWP debería funcionar como una revista a medida. La Inteligencia Artificial, así como los sistemas que ponderan contenidos según nuestra actividad, también pueden ser de mucha ayuda a la hora de promocionar información a los usuarios.
8. Estadísticas y seguimiento de la adopción: los indicadores de nuestra intranet nos deben informar qué temas despiertan más interés entre nuestros empleados, qué comunidades son más activas, cuántos usuarios acceden desde el móvil o quién es el experto en una determinada materia o tecnología. Estos datos nos deben servir no sólo para mejorar la adopción, sino también para definir nuestro modelo de gobierno.
9. Integración con herramientas: la cohesión entre las diferentes herramientas que conforman nuestro DWP debe permitir saltar de una aplicación a otra con facilidad, bien sea por algo tan básico como no tener que volver a escribir nuestras credenciales o porque podamos ver los últimos datos de nuestro CRM o sistema de ticketing integrados en nuestra intranet.
10. Evolución continua: dado que nos vamos a tener que adaptar a un mercado cada vez más cambiante, debemos pedirle lo mismo a nuestro entorno de trabajo digital. Una buena solución es que nuestro DWP tome como base entornos cloud, que se actualizan y evolucionan periódicamente.
Tal y como dicen los expertos en evolución: “las especies que sobreviven no son las más fuertes, ni las más rápidas, ni las más inteligentes; sino aquellas que se adaptan mejor al cambio”.
Por Jorge Ramo López, Digital Experience Manager en everis Barcelona.
