La gestión de proyectos desempeña un papel crucial a la hora de posibilitar la transformación empresarial.

Para simplificar los componentes clave del éxito de la gestión de proyectos, le damos algunas pautas para conseguir este propósito.

Definición de gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una disciplina empresarial que implica la aplicación de procesos, conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas específicas para cumplir con éxito los objetivos y resultados de los proyectos. Los profesionales de la gestión de proyectos ayudan a impulsar, guiar y ejecutar los objetivos de valor añadido identificados por la empresa mediante la aplicación de procesos y metodologías para planificar, iniciar, ejecutar, supervisar y cerrar todas las actividades relacionadas con un determinado proyecto empresarial en consonancia con los objetivos estratégicos generales de la organización.

Metodologías de gestión de proyectos

Elegir la metodología de gestión de proyectos (PMM) adecuada es un paso vital para el éxito. Hay muchos enfoques diferentes y, en algunos casos, superpuestos, para la gestión de proyectos. Las PMM más populares en la práctica hoy en día son la cascada, la ágil, la híbrida, el método de la ruta crítica y la gestión de proyectos de la cadena crítica, entre otras. El método ágil, que incluye subvariantes como Lean y Scrum, es cada vez más popular y se utiliza prácticamente en todos los sectores. Originalmente adoptado por los desarrolladores de software, utiliza ciclos de desarrollo cortos para centrarse en la mejora continua en el desarrollo de un producto o servicio.

PMO vs. EPMO

Las organizaciones exitosas codifican los esfuerzos de gestión de proyectos bajo una organización paraguas, ya sea una Oficina para Gestión de Proyectos (PMO) o una Oficina para Gestión de Proyectos Empresariales (EPMO).

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Una PMO es un grupo interno o externo que establece la dirección y mantiene y garantiza las normas, las mejores prácticas y el estado de la gestión de proyectos en toda la organización. Tradicionalmente, las PMO no asumen un papel de liderazgo en la alineación de objetivos estratégicos.

Una EPMO tiene las mismas responsabilidades que una PMO tradicional, pero con un objetivo clave adicional de alto nivel: alinear todas las actividades de proyectos, programas y carteras con los objetivos estratégicos de una organización.

Las organizaciones están adoptando cada vez más la estructura de la EPMO, en la que los gestores de proyectos, programas y carteras participan en sesiones de planificación estratégica desde el principio para aumentar las tasas de éxito de los proyectos.

Tanto las PMO como las EPMO ayudan a las organizaciones a aplicar un enfoque estándar a la gestión de proyectos. Al establecer enfoques estándar, las PMO y las EPMO ofrecen los siguientes beneficios:

· Certificación en gestión de proyectos

Los proyectos de éxito requieren gestores de proyectos altamente cualificados, muchos de ellos con formación formal o certificaciones en gestión de proyectos. Algunos pueden tener certificaciones profesionales de gestión de proyectos u otras certificaciones del PMI o de otra organización.

· Herramientas de gestión de proyectos

El software y las plantillas de gestión de proyectos aumentan la productividad y la eficacia del equipo y preparan a la organización para los cambios que conllevan los proyectos de gran impacto.

El software de gestión de proyectos se divide en varias categorías. Algunas herramientas se clasifican como software de gestión de proyectos; otras son más amplias, como el software de gestión de la cartera de proyectos (PPM). Algunas son más adecuadas para las pequeñas empresas y otras para las grandes organizaciones. Los gestores de proyectos también suelen utilizar herramientas de gestión de tareas, gestión de calendarios, colaboración y gestión de flujos de trabajo, entre otras. Estos son sólo algunos ejemplos del software de gestión de proyectos y de las herramientas disponibles para ayudar a simplificar la gestión de proyectos.

· Habilidades de gestión de proyectos

Los gestores de proyectos eficaces necesitan algo más que conocimientos técnicos. La función también requiere varias habilidades no técnicas, y son estas habilidades más blandas las que a menudo determinan si un director de proyecto —y el proyecto— tendrá éxito. Los gestores de proyectos deben tener estas siete habilidades no técnicas: liderazgo, motivación, comunicación, organización, priorización, resolución de problemas y adaptabilidad. También es beneficioso tener una mentalidad estratégica, tener experiencia en gestión del cambio y desarrollo organizativo, agilidad y capacidad de resolución de conflictos, entre otras habilidades.

· Puestos de trabajo y salarios en gestión de proyectos

Para 2027, la demanda de gestores de proyectos crecerá hasta los 87,7 millones, según el PMI, pero estas contrataciones no serán todas con títulos de gestor de proyectos. Aunque los títulos más genéricos son director de proyecto, director de programa o director de cartera, cada función puede ser diferente según el sector y la especialización. También hay coordinadores, programadores y ayudantes de dirección de proyectos, entre otras funciones.

· Fases y procesos de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos se divide en cinco fases o ciclo de vida. Cada fase se cruza con cualquiera de las diez áreas de conocimiento, que incluyen: integración, alcance, tiempo, coste, calidad, recursos humanos, comunicación, adquisición de riesgos y gestión de las partes interesadas.

· Expectativas de las partes interesadas

Las partes interesadas pueden ser cualquier persona o grupo con interés en el éxito de un proyecto, programa o cartera, incluidos los miembros del equipo, grupos funcionales, patrocinadores, proveedores y clientes. Las expectativas de todas las partes interesadas deben ser cuidadosamente identificadas, comunicadas y gestionadas. No hacerlo puede provocar malentendidos, conflictos e incluso el fracaso del proyecto.

· Funciones de gestión de proyectos

Dependiendo de numerosos factores, como el sector, la naturaleza y el alcance del proyecto, el equipo del proyecto, la empresa o la metodología, los proyectos pueden necesitar la ayuda de programadores, analistas de negocio, analistas de inteligencia de negocio, líderes funcionales y patrocinadores. A continuación se comparan las tres funciones clave dentro de la PMO o EPMO, todas ellas muy demandadas por su capacidad de liderazgo.

· Alcance del proyecto

Durante la fase de planificación, deben concretarse todos los detalles del proyecto, incluidos los objetivos, los resultados, las hipótesis, las funciones, las tareas, el calendario, el presupuesto, los recursos, los aspectos de calidad, las condiciones, etc. El cliente y las principales partes interesadas colaboran para concretar y acordar el alcance antes de que el proyecto pueda comenzar. El alcance guía el trabajo del proyecto y cualquier cambio en el alcance del proyecto debe ser presentado y aprobado como una solicitud de cambio de alcance.

· Presupuestos del proyecto

Los presupuestos desempeñan un papel importante a la hora de decidir si un proyecto avanza o si puede completarse. Pocas empresas disponen de un presupuesto ilimitado, por lo que lo primero que miran los interesados en el proyecto para determinar si éste ha tenido éxito o ha fracasado es el resultado final. Este hecho alimenta la presión a la que se enfrentan los jefes de proyecto y sus equipos cada día. Por ello, la gestión eficaz del presupuesto es un área de interés primordial para los directores de proyecto que valoran su carrera.