¿Tiene dificultades para dar sentido a todos los datos que crea su empresa? La estrategia de automatización correcta puede ser su mejor opción para desbloquear silos y hacer que los datos sean más útiles.

Un informe reciente de Ernst and Young encontró que el 81% de las organizaciones adoptan la noción de que los datos deben estar en el centro de toda toma de decisiones. Sin embargo, en muchas organizaciones, el proceso de toma de decisiones está estancado porque los datos aún se mantienen en silos.

Con los datos bloqueados en varios silos en diferentes formatos y configuraciones, obtener una imagen general de lo que está sucediendo en toda la organización puede ser un desafío. Esto conduce a un proceso de toma de decisiones más largo y a peores resultados. 

La clave para desbloquear este sistema en silos es una solución de automatización que reúne datos de fuentes dispares, lo que permite que se consuman y analicen de manera más completa.

BPA frente a RPA para obtener datos más accesibles

La automatización puede hacer que los datos sean más accesibles al asumir las tediosas tareas de recopilarlos de múltiples sistemas, transformarlos a un formato común y verificar si hay errores. Sin ese trabajo intensivo de optimización de datos, los datos son más accesibles para los usuarios prácticos que están más cerca del caso comercial, y los no desarrolladores pueden crear automatizaciones adicionales fácilmente con herramientas sin código o con poco código.

Con la mayor autonomía proporcionada por la automatización, estos usuarios pueden crear procesos y flujos de trabajo con una eficiencia increíble y producir rápidamente decisiones útiles basadas en datos.

Cuando hablamos de automatización, la gente tiende a pensar en Automatización de Procesos Robóticos (RPA) o en herramientas de automatización de procesos robóticos. Estos pueden ser muy útiles para acceder a datos a los que sólo se puede tener acceso mediante una operación manual, pero son difíciles de escalar. 

Unir varios procesos en un flujo de trabajo que pueda consolidar, limpiar y estandarizar datos de diferentes fuentes también es difícil con las herramientas de RPA. 

En realidad, RPA es más adecuado para tareas regulares que no cambian con mucha frecuencia, como migrar datos de un sistema a otro o automatizar la recopilación de datos de sistemas heredados estáticos.

A diferencia de RPA, las plataformas de Automatización de Procesos Empresariales (BPA) son más escalables y flexibles. 

Los analistas y los líderes empresariales pueden crear flujos de trabajo y crear reglas para manipular y consolidar datos. Las plataformas BPA también facilitan la creación de informes y cuadros de mando que presentan tendencias y se pueden utilizar para crear marcos de toma de decisiones que aprovechen los cálculos y las reglas.

La mayoría de las plataformas BPA tienen un motor de integración que puede extraer datos dinámicamente de múltiples fuentes, como interfaces de programación de aplicaciones (API), integraciones prediseñadas e incluso llamadas directas a bases de datos. Esta capacidad puede proporcionar una imagen más completa de lo que está sucediendo en una organización.

Por lo general, estos procesos de integración están disponibles listos para usar y los no desarrolladores pueden aprovecharlos. Si las integraciones adecuadas no están disponibles, la mayoría de las plataformas proporcionarán un kit de herramientas para desarrolladores de software (SDK) para que los desarrolladores puedan intervenir para crear integraciones personalizadas.

Superar los desafíos de la integración

Si bien la integración de datos de diferentes fuentes puede ser muy útil para ver el panorama general, aún pueden surgir problemas con datos redundantes e inconsistentes que residen en bases de datos y aplicaciones en toda la empresa. Requiere un poco más de trabajo y tiempo normalizar los datos mediante la creación de reglas que comprueben errores, transformen formatos y resuelvan discrepancias comunes en el proceso de fusión.

Los datos de clientes, productos y proveedores existen en los diversos sistemas de una empresa, lo que significa que pueden producirse discrepancias en los datos. Este desafío se puede evitar creando un conjunto único de datos de referencia clave acordados, accesible para todos los sistemas, que garantice que los datos críticos sean consistentes en toda la empresa. La creación de datos de referencia clave universales para la empresa elimina los conflictos causados ​​por tener los mismos datos en diferentes lugares y formatos y contribuye en gran medida a mejorar la calidad y la usabilidad de los datos.

Para lograr esta única fuente de verdad, muchas organizaciones están comenzando a aprovechar las plataformas BPA con motores de integración integrados, reglas comerciales y flujos de trabajo para la Gestión de Datos Maestros (MDM). Estas sólidas capacidades de integración y la capacidad de automatizar procesos que hacen que los datos estén más disponibles dentro de una sola plataforma hacen que las plataformas BPA sean una buena opción para administrar MDM.

Algunos riesgos, muchas recompensas

Si bien estas plataformas de automatización pueden ser muy útiles para permitir un mayor acceso a datos consistentes y limpios, existen riesgos a considerar. El primero es el bloqueo del proveedor: los procesos creados en una plataforma no se pueden migrar fácilmente a otra. Teniendo esto en cuenta, las organizaciones deben tomarse su tiempo con la selección de proveedores.

Otro factor importante a tener en cuenta es la gobernanza. Proporcionar herramientas más flexibles y robustas a más empleados aumenta los riesgos, ya que las personas con menos experiencia trabajan con herramientas y datos confidenciales. Es necesario implementar más controles y verificaciones para garantizar una sólida seguridad y supervisión de los datos.

A pesar de los riesgos, la estrategia de automatización de datos correcta es el mejor camino para brindar a una empresa la imagen más amplia y precisa de lo que está sucediendo en toda la organización y dónde se encuentran los desafíos y oportunidades más importantes.

Anna Frazzetto, CIO.com