CIO100 2021 – Categoría “Gestión Estratégica”

PROYECTO: Automatización de la Oficina de Proyectos Estratégicos

DESCRIPCIÓN: El Grupo Mexicano de Seguros (GMX) se encuentra en el camino hacia su transformación digital desde hace un par de años, involucrando, hasta el momento, más de 9 proyectos estratégicos y más de 80 proyectos no estratégicos. Esta alta demanda requirió aplicar una automatización a la Oficina de Proyectos Estratégicos.

Para eliminar procesos tediosos y acelerar la toma de decisiones y asignación de presupuestos, se desarrolló un cuestionario con respuestas predefinidas, las cuales tienen una ponderación asignada, de manera que, quien tenga una iniciativa de proyecto, debe registrarlo dentro de la nueva plataforma. Con base en las respuestas predefinidas, se le otorga un puntaje al proyecto y el sistema determinará si se debe considerarse estratégico, asignando una prioridad de ejecución.

La herramienta se integra con MS Project Online para la asignación de recursos y presupuestos y la planeación del proyecto. Se han ido sumando tecnologías como Power Automate y Power BI para tener todo el proceso integrado de forma eficiente y amigable tanto para los usuarios, como para los administradores de proyecto.

RESULTADOS/BENEFICIOS: Se logró centralizar la información de los proyectos estratégicos, generar flujos de autorización, reducir los tiempos de respuesta, y automatizar el proceso de solicitud al usuario de negocio. Además, la herramienta ayuda a determinar la viabilidad de cambiar prioridades, modificar la asignación de presupuesto, y propone qué proyectos deberían suspenderse (por razones de prioridad y presupuesto).