El software de planificación de recursos empresariales (ERP) estandariza, agiliza e integra los procesos comerciales en los departamentos de finanzas, recursos humanos, compras, distribución y otros. Esto es lo que necesita saber acerca de estos sistemas de TI clave.

Definición del ERP

La planificación de recursos empresariales (ERP) es un sistema de aplicaciones de software integradas que estandariza, agiliza e integra los procesos comerciales en los departamentos de finanzas, recursos humanos, adquisiciones, distribución y otros. Por lo general, los sistemas ERP operan en una plataforma de software integrada que utiliza definiciones de datos comunes que operan en una sola base de datos.

Los ERP se diseñaron originalmente para empresas manufactureras, pero desde entonces se han expandido a industrias de servicios, educación superior, hospitalidad, atención médica, servicios financieros y gobierno. Cada industria tiene sus propias peculiaridades del ERP. Por ejemplo, el ERP del gobierno utiliza la gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) en lugar de las compras tradicionales y sigue las reglas de contabilidad del gobierno en lugar de los GAAP. Los bancos tienen procesos de liquidación de back office para conciliar cheques, tarjetas de crédito, tarjetas de débito y otros instrumentos.

Los beneficios de un sistema ERP

Los sistemas ERP mejoran la eficiencia y eficacia empresarial de varias maneras. Al integrar la información financiera en un solo sistema, los sistemas ERP unifican los informes financieros de una organización. También integran la gestión de pedidos, lo que hace que la toma de pedidos, la fabricación, el inventario, la contabilidad y la distribución sean procesos mucho más simples y menos propensos a errores. La mayoría de los ERP también incluyen gestión de relaciones con los clientes (CRM)herramientas para realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes, proporcionando así información más detallada sobre el comportamiento y las necesidades de los clientes. También pueden estandarizar y automatizar los procesos de fabricación y soporte, y unificar las compras en las diferentes unidades de negocio de una organización. Un sistema ERP también puede proporcionar una plataforma de recursos humanos estandarizada para informes de tiempo, seguimiento de gastos, capacitación, coincidencia de habilidades y similares, y mejorar en gran medida la capacidad de una organización para presentar los informes necesarios para las regulaciones gubernamentales, a través de finanzas, recursos humanos y la cadena de suministro.

Los sistemas ERP que funcionan correctamente permiten a las empresas reducir el tiempo necesario para completar prácticamente todos los procesos comerciales. También promueven la colaboración a través de datos compartidos organizados en torno a definiciones de datos comunes, lo que resulta en una mejor toma de decisiones. La estandarización y simplificación que ofrecen los sistemas ERP dan como resultado estructuras menos rígidas, creando así una empresa más ágil que puede adaptarse rápidamente mientras aumenta el potencial de colaboración. Una base de datos centralizada de sistemas ERP, si bien es un objetivo más grande, es más fácil de proteger que los datos dispersos en cientos de sistemas.

Cuatro características clave de los sistemas ERP

La escala, el alcance y la funcionalidad de los sistemas ERP varían ampliamente. Sin embargo, la mayoría del software ERP presenta las siguientes características:

1. Integración en toda la empresa. Los procesos comerciales están integrados de extremo a extremo en todos los departamentos y unidades comerciales. Por ejemplo, un nuevo pedido inicia automáticamente una verificación de crédito, consulta la disponibilidad del producto y actualiza el cronograma de distribución. Una vez enviado el pedido, se envía la factura.
2. Operaciones en tiempo real (o casi en tiempo real) . Dado que los procesos del ejemplo anterior ocurren a los pocos segundos de recibir el pedido, los problemas se identifican rápidamente, lo que le da al vendedor más tiempo para corregir la situación.
3. Una base de datos común. Una base de datos común permite que los datos se definan una vez para la empresa con cada departamento usando la misma definición. Algunos sistemas ERP dividen la base de datos física para mejorar el rendimiento.
4. Aspecto y sensación consistentes. Los primeros proveedores del ERP se dieron cuenta de que el software con una interfaz de usuario consistente reduce los costos de capacitación y parece más profesional. Cuando un proveedor del ERP adquiere otro software, a veces se abandona la apariencia común en favor de la velocidad de comercialización. A medida que las nuevas versiones ingresan al mercado, la mayoría de los proveedores del ERP restauran la interfaz de usuario consistente.

Tipos de soluciones ERP

Los sistemas ERP se clasifican en niveles según el tamaño y la complejidad de las empresas a las que sirven. Los niveles típicos incluyen:

• Los ERP de nivel I  brindan soporte a grandes empresas globales y manejan todos los problemas de internacionalización, incluidos moneda, idioma, alfabeto, código postal, reglas contables, etc. Durante décadas, Oracle y SAP han sido considerados de nivel I. Microsoft e Infor son competidores más recientes pero son frecuentemente categorizados como Nivel I también.
• Los ERP gubernamentales de nivel I  admiten agencias gubernamentales grandes, en su mayoría federales. Estos proveedores admiten los matices de la contabilidad gubernamental, los recursos humanos y las adquisiciones. Oracle, SAP y PRISM de CompuServe se consideran Tier I con Infor y Momentum de CGI muy cerca.
• Los ERP de nivel II son  compatibles con grandes empresas que pueden operar en varios países pero que carecen de alcance global. Los clientes de nivel II pueden ser entidades independientes o unidades comerciales de grandes empresas globales. La mayoría de estos ERP tienen cierta internacionalización pero carecen de amplitud de Nivel I. Dependiendo de cómo se clasifiquen los proveedores, hay de 25 a 45 proveedores en este nivel.
• Los ERP gubernamentales de nivel II se  centran principalmente en los gobiernos estatales y locales con algunas instalaciones federales. Tyler Technologies y UNIT4 entran en esta categoría.
• Los ERP de nivel III  admiten empresas de nivel medio. La mayoría maneja un puñado de idiomas y monedas, pero solo un solo alfabeto. Dependiendo de cómo se clasifiquen los ERP, existen de 75 a 100 soluciones ERP de nivel III.
• Los ERP de nivel IV  están diseñados para pequeñas empresas y, a menudo, se centran en la contabilidad.

En los últimos años, los proveedores del ERP han creado nuevos sistemas diseñados específicamente para la nube, mientras que los proveedores del ERP desde hace mucho tiempo han creado versiones en la nube de su software. Cloud ERP se está volviendo cada vez más popular y se divide en dos tipos principales:

• ERP como servicio. Con estos ERP, todos los clientes operan con la misma base de código y no tienen acceso al código fuente. Los usuarios pueden configurar pero no personalizar el código.
• ERP en una nube IaaS. Las empresas que confían en un código personalizado en su ERP no pueden usar el ERP como un servicio. Si desean operar en la nube, la única opción es pasar a un proveedor de IaaS, que cambia sus servidores a una ubicación diferente.

Para la mayoría de las empresas, ERP como servicio ofrece tres ventajas: el costo inicial es más bajo, las actualizaciones a nuevas versiones son más fáciles y los ejecutivos reacios no pueden presionar a la organización para que escriba código personalizado para su organización.

El mejor software ERP

Elegir un sistema ERP es una de las decisiones más desafiantes que enfrentan los líderes de TI. Además de los criterios de nivel anteriores, hay una amplia gama de características y capacidades a considerar. Con cualquier industria, es importante elegir un proveedor del ERP con experiencia en la industria. Educar a un proveedor sobre los matices de una nueva industria lleva mucho tiempo.

Para ayudarlo a tener una idea de los tipos de decisiones que intervienen en la elección de un sistema ERP, consulte ” Los mejores sistemas ERP: 10 herramientas de planificación de recursos empresariales comparadas “, con evaluaciones y reseñas de usuarios de Acumatica Cloud ERP, Deltek ERP, Epicor ERP , Infor ERP, Microsoft Dynamics ERP, NetSuite ERP, Oracle E-Business Suite, Oracle JD Edwards EnterpriseOne ERP, Oracle Peoplesoft Financial Management y SAP ERP Solutions.

implementación ERP

Las implementaciones del ERP más exitosas están dirigidas por un  patrocinador ejecutivo que patrocina el caso de negocios, obtiene la aprobación para continuar, supervisa el progreso, preside el comité directivo, elimina los obstáculos y captura los beneficios. El CIO trabaja en estrecha colaboración con el patrocinador ejecutivo para garantizar que se preste la atención adecuada a la integración con los sistemas existentes, la migración de datos y las actualizaciones de infraestructura. El CIO también asesora al patrocinador ejecutivo sobre los desafíos y ayuda al patrocinador ejecutivo a seleccionar una empresa que se especialice en implementaciones del ERP.

El patrocinador ejecutivo también debe ser asesorado por un ejecutivo de gestión de cambios organizacionales, ya que las implementaciones del ERP dan como resultado nuevos procesos comerciales, roles, interfaces de usuario y responsabilidades laborales. La gestión del cambio organizacional puede ayudar a todos en la empresa a comprender el impacto que tendrá el ERP en su trabajo. En muchos casos, una empresa de gestión del cambio organizacional, en lugar de un ejecutivo interno, brinda este apoyo.

El equipo ejecutivo del programa debe estar subordinado a un gerente de proyectos comerciales y un gerente de proyectos de TI. Si la empresa ha contratado a una empresa de integración del ERP o a un especialista en gestión de cambios organizacionales, sus gerentes de proyecto deben ser parte del equipo central de gestión del programa.

Implementación del ERP: Los 5 pasos principales

La mayoría de los profesionales del ERP estructuran su implementación del ERP de la siguiente manera:

1. Obtener aprobación

El patrocinador ejecutivo supervisa la creación de cualquier documentación necesaria para la aprobación. Este documento, generalmente llamado  caso de negocios , generalmente incluye lo siguiente:

• Definición del problema
• Descripción de los objetivos y alcance del programa
• suposiciones
• Costos de implementación
• Calendario de implementación
• Riesgos de desarrollo y operacionales
• Beneficios proyectados

Una vez que se completa el caso de negocios, el patrocinador ejecutivo presenta el caso de negocios al grupo apropiado de altos ejecutivos para obtener la aprobación formal para gastar dinero y dirigir al personal para implementar el ERP.

2. Planifica el programa

El cronograma de alto nivel creado para el caso de negocios luego se refina en un plan de trabajo, que debe incluir los siguientes pasos:

• Finalice los miembros del equipo. Las personas internas clave deben identificarse por su nombre. El resto del personal necesario debe identificarse por función. Es necesario seleccionar socios externos. Los socios típicos incluyen: especialistas en implementación del ERP, especialistas en gestión de cambios organizacionales y especialistas técnicos.
• Contratos completos. Deben finalizarse los contratos de software, tecnología y servicios nuevos.
• Planificar actualizaciones de infraestructura. Los sistemas ERP locales con frecuencia requieren procesadores más rápidos, almacenamiento adicional y comunicaciones mejoradas. Algunas organizaciones pueden minimizar las actualizaciones de infraestructura mediante el uso de un ERP en la nube. Pero incluso los ERP en la nube pueden requerir actualizaciones de infraestructura.
• Crea un plan de trabajo y un cronograma . Las tareas, las dependencias, los recursos y el tiempo deben ser lo más específicos posible.

3. Configurar software

Esta es la fase más grande y más difícil. Los pasos principales incluyen:

• Analizar las “lagunas”. Es decir, comprender las brechas en los procesos comerciales actuales y las aplicaciones de soporte ayuda al equipo del proyecto a determinar cómo cambiar los procesos comerciales para ajustarse al software.
• Configurar parámetros. Los parámetros en el software ERP se establecen para reflejar los nuevos procesos comerciales.
• Completar la programación requerida . Idealmente, no se necesitan cambios para el software ERP. Sin embargo, es posible que se requiera algo de programación para las interfaces con otros sistemas o para la migración de datos.
• Migrar datos. El equipo estandariza las definiciones de datos y examina los archivos existentes para verificar la integridad, calidad y redundancia de los datos. Finalmente, los datos existentes se limpian y migran al nuevo ERP.
• Sistema de prueba. El sistema se prueba para garantizar que ofrece la funcionalidad necesaria y la capacidad de respuesta requerida.
• Sistema de documentos. Se crea la documentación funcional y técnica requerida. Por lo general, el proveedor tiene documentación que se puede adaptar a los estándares de la empresa.
• Mejorar la infraestructura. Complete las actualizaciones requeridas.

4. Implementar el sistema

Antes de la transición final, cuando el nuevo sistema está en producción, se deben completar múltiples actividades. Éstas incluyen:

• Capacitar al personal. Todo el personal debe estar capacitado para operar el sistema y tener derechos de acceso.
• Planificar el apoyo. Se necesitará un equipo de soporte para responder preguntas y resolver problemas una vez que el ERP esté operativo.
• Pruebe el sistema. El nuevo sistema debe probarse exhaustivamente para garantizar que sea seguro, receptivo y brinde la funcionalidad descrita en el caso comercial.
• Tome la decisión de “Publicar en vivo”. Una vez que el patrocinador ejecutivo está seguro de que el nuevo ERP está listo, la empresa debe cambiar del sistema anterior al nuevo.

5. Estabilizar el sistema 

Después de la implementación del ERP, la mayoría de las organizaciones experimentan una caída en el rendimiento comercial a medida que el personal aprende nuevos roles, herramientas, procesos comerciales y métricas. Además, los cuellos de botella de datos e infraestructura mal limpiados causarán interrupciones. Todos imponen una burbuja de carga de trabajo en el equipo de soporte e implementación del ERP.

Costos ocultos del ERP

Los cuatro factores que comúnmente se subestiman durante la planificación del proyecto incluyen:

• Cambio de proceso de negocio. La mayoría de las personas se contentan con trabajar en el entorno actual, a menos que sean analistas de sistemas o trabajen para una empresa diferente con mejores sistemas. Una vez que los equipos ven los resultados de sus mejoras, la mayoría se sienten empoderados y buscan mejoras adicionales. El éxito engendra éxito, a menudo consumiendo más tiempo del presupuestado originalmente.
• Gestión del cambio organizacional . Aunque las mejoras en los procesos hacen que las empresas sean más eficientes y eficaces, el cambio crea incertidumbre en todos los niveles de la organización. Un programa formal de gestión del cambio organizacional tranquiliza al personal y lo ayuda a aceptar los cambios. Dado que muchos ejecutivos no están familiarizados con los matices de la gestión del cambio organizacional, el esfuerzo se subestima fácilmente.
• Migración de datos . Antes de la implementación de un ERP, las empresas con frecuencia tenían bases de datos superpuestas y reglas de edición débiles. La edición más estricta requerida con un sistema ERP aumenta el tiempo de migración de datos. El tiempo requerido es fácil de subestimar, particularmente si no se pueden identificar todas las fuentes de datos.
• Código personalizado. Aunque las empresas han  personalizado los ERP durante años, sigue siendo una mala práctica. La personalización aumenta significativamente el costo de implementación ya que los usuarios demandan características adicionales. Anula la garantía; los problemas informados al proveedor deben reproducirse en el software sin modificar. Hace que las actualizaciones sean difíciles; el código personalizado generalmente requiere cambios cada vez que el proveedor emite una nueva versión. Finalmente, la mayoría de las empresas subestiman el costo; incluso las empresas que estiman el costo inicial rara vez incluyen el costo de migrar a nuevas versiones.

Por qué fracasan los proyectos ERP

Los proyectos del ERP fallan por muchas de las mismas razones por las que fallan otros proyectos. La causa más común es un patrocinador ejecutivo ineficaz que no puede generar respeto en toda la organización, no está interesado en el proyecto o se distrae con otras responsabilidades. Otras formas de fallar incluyen objetivos de programa mal definidos, gestión de proyectos débil, recursos inadecuados y limpieza de datos deficiente.

Hay varias causas de falla que están relacionadas con los ERP. Específicamente:

• Selección de un paquete inadecuado. Los ERP, en particular los ERP de nivel I, son muy complejos y ofrecen muchas opciones. Muchas empresas creen que un ERP de nivel I es, por definición, “lo mejor” para cada empresa. En realidad, solo las empresas globales muy grandes utilizarán más de un pequeño porcentaje de la funcionalidad disponible en un ERP de nivel I. Las empresas que no son lo suficientemente complejas como para justificar el Nivel I, pueden encontrar que la implementación se retrasa debido a la sobrecarga de funciones. Por el contrario, las grandes empresas globales pueden encontrar que los ERP de Nivel II o Nivel III carecen de características suficientes para operaciones globales complejas.
• Resistencia interna. Si bien cualquier programa nuevo puede generar resistencia, esto es más común con los ERP. Las unidades comerciales remotas con frecuencia ven la estandarización financiera o de otro tipo impuesta por un ERP como un esfuerzo de la sede para aumentar el control sobre el campo. Incluso con una campaña activa para explicar los beneficios del nuevo sistema, no es raro encontrar personas en el campo que retrasan la implementación tanto como sea posible.

Incluso los grupos que respaldan el ERP pueden desilusionarse si el equipo de implementación brinda un soporte deficiente o se percibe como grosero o indiferente. Los partidarios desencantados pueden convertirse en críticos viciosos cuando sienten que se les da por sentado y no se les ofrece el apoyo adecuado.

Bart Perkins, CIO.com