Ya son muchas las empresas que han avanzado en sus procesos de administración. De hecho, más de la mitad de las empresas mexicanas ya llevan más del 50% de avance en sus iniciativas de transformación digital, pero han dejado atrás la gestión de su fuerza laboral.

Más aún, el 60% ni siquiera utiliza soluciones automatizadas para su planificación laboral y el 45% sigue obteniendo sus reportes y analíticos laborales de forma manual. “Esta situación es un claro síntoma de la poca importancia que se le ha dado a RH en términos tecnológicos, pero con esta digitalización dispareja, las organizaciones están creando sus propios cuellos de botella afectando el desempeño de sus colaboradores y de todo su sistema organizacional”, aseveró Tatiana Treviño, Head of Strategic Communications de la empresa UKG, proveedora de soluciones para Human Capital Management (HCM).

Esta falta de transformación en el área de Recursos Humanos (RH) está siendo cada vez más crítica, ya que está poniendo un freno en el crecimiento de las empresas, según Treviño. Puede ser que los colaboradores ya tengan acceso a la última tecnología para su actividad productiva, pero siguen utilizando sistemas manuales para la administración.

“Por ejemplo, 6 de cada 10 organizaciones en México no utilizan una solución automatizada para la planificación laboral y el 41% siguen asignando los turnos de trabajo manualmente cada semana”, explicó.

Para poder contrarrestar este retraso, señaló Treviño, las empresas deben hacer un análisis integral de sus áreas de oportunidad en la gestión de su fuerza laboral. Por ello, los principales ejes que deben contemplar son la planificación laboral, la generación de métricas e indicadores en tiempo real para la toma eficiente de decisiones y mecanismos para contrarrestar los efectos del ausentismo y rotación de personal.

En el caso de la planificación laboral, el estudio antes citado calcula que los gerentes dedican en promedio 12 horas a la semana en la asignación de turnos, además de que no tienen acceso a una visión en tiempo real de lo que está sucediendo, generando un ciclo vicioso de ineficacia e improductividad.

Para esto, implementar herramientas tecnológicas ayuda a brindar visibilidad en tiempo real y proyectar a futuro, además de que son clave para el manejo más eficiente de la fuerza laboral, considerando sus horarios disponibles y capacidades, aseveró Treviño. “Gracias a estas herramientas, los directivos podrán acceder a un pronóstico preciso que les permitirá crear horarios de trabajo alineados a la demanda, optimizar el funcionamiento de la operación y tener flexibilidad para atender cambios de demanda inesperados”.

Si algo se ha aprendido en los últimos años es que no se puede tomar decisiones cuando ya es demasiado tarde, por lo que los líderes de empresas pueden aprovechar mecanismos que les ayuden a hacerlas de manera rápida y asertiva, externó la directiva de UKG.

Agregó que para ello existen soluciones que permiten no sólo recabar la información que se genera constantemente, sino también ayudan a procesar los datos de una manera más eficiente convirtiéndola en datos accionables. Adicionalmente, esta información es clave para reducir uno de los problemas más comunes en cualquier industria: el ausentismo y la rotación.

Ausentismo y rotación de personal

Más de la mitad (62%) de las empresas menciona presentar una tasa de ausentismo entre el 5% y 10% mensual, lo que llega a causarles alarmantes interrupciones del negocio y reduce notablemente la productividad.

En el caso de la rotación, el 23% menciona tener una rotación mensual que va del 10% al 30%. Para paliar esta situación, los gerentes utilizan excesivamente las horas extras a colaboradores que no forzosamente tienen las competencias necesarias e incrementan sus costos operativos. Además, “los líderes deben dedicar constantemente tiempo y recursos en reclutar y capacitar a nuevo talento mientras que batallan para mantener la calidad de su producción y la atención al cliente”, apuntó Treviño. “Con herramientas de administración de personal, estas tasas de ausentismo y rotación pueden ser mitigadas e incluso detectar patrones de ineficiencia que requieran atención especial”.

Agregó que la transformación digital es un proceso que requiere tiempo de planeación e implementación, por lo que realmente es vital que los líderes reconsideren el área de RH como estratégica para el crecimiento de su organización.

En opinión de Tatiana Treviño, aunque muchas organizaciones están llegando tarde a la transformación debido a la aceleración vista en los años anteriores, eso no significa que no requieran de herramientas tecnológicas innovadoras que les ayude a llevar a cabo sus funciones y ser el apoyo que necesitan las demás áreas para que puedan hacer sus propias tareas. “Cuando los líderes impulsen este departamento, verán el gran valor que agrega para contribuir en la competitividad de la empresa”, concluyó.