La eficiencia conduce a una mayor productividad, flexibilidad y calidad del trabajo. Hacer el mejor uso de su tiempo como líder de TI también construye un camino directo hacia el éxito profesional.

Con la gama y el volumen de responsabilidades que debe asumir, cada CIO busca la máxima eficiencia en su trabajo. Después de todo, los líderes de TI eficientes están mejor posicionados para evitar errores mientras logran objetivos clave de manera rápida y efectiva. Los CIO eficientes también trabajan arduamente para generar el máximo valor comercial, un atributo que los colegas administrativos seguramente notarán y apreciarán.

Ser eficiente significa producir resultados esperados, sostenibles y de alta calidad a tiempo y dentro del presupuesto, asegura Christopher Kowalsky, profesor adjunto de la Facultad Heinz de Sistemas de Información y Políticas Públicas de la Universidad Carnegie Mellon.

Los CIO eficientes trabajan arduamente para simplificar sus funciones, enfocándose en formas confiables de lograr los máximos resultados en un período de tiempo mínimo para que puedan pasar rápidamente a su próxima tarea. 

Saben que sólo un puñado de técnicas de eficiencia pueden tener un gran impacto en sus organizaciones y carreras.

La eficiencia del liderazgo es un compromiso de toda la carrera. Aquí hay ocho formas en que los líderes de TI crean eficiencia en su propio trabajo, mejorando así sus perspectivas de carrera a largo plazo:

1. Confían en su equipo de liderazgo

Los CIO tienen muchas responsabilidades, pero no pueden hacerlo todo. Por eso es importante construir un equipo de liderazgo talentoso y confiar en sus miembros para manejar tareas específicas delegadas.

Jay Upchurch, vicepresidente ejecutivo y CIO del desarrollador de software SAS, comenta que su equipo de liderazgo le da la libertad de delegar tareas y confiar en que las tareas asignadas se realizarán a tiempo y con alta calidad. “También me ayuda a concentrarme en las grandes iniciativas y me da tiempo para liderar”, explica. “Con el tiempo, hemos desarrollado confianza además de un nivel de ritmo y comodidad que nos permite trabajar juntos sin problemas”.

Upchurch cree que la eficiencia sufre cuando un CIO siente que es importante conocer cada detalle de cada producto o servicio, comprender cada tecnología emergente y leer cada libro de gestión. “Si pasa todo su tiempo persiguiendo esas cosas, perderá de vista las grandes prioridades de su organización”, afirma.

2. Planifican las reuniones para lograr la máxima eficacia

Siempre que sea posible, los CIO eficientes programan y planifican las reuniones con anticipación, dándose a sí mismos y a los miembros del equipo mucho tiempo para prepararse. “Haga que el calendario de reuniones sea una parte pública y transparente del gobierno de TI”, aconseja Bill VanCuren, CIO de la empresa de software y servicios NCR.

El calendario de reuniones debe mantener un equilibrio entre el negocio, el proveedor/socio, la oficina de gestión de proyectos y las reuniones del personal de TI, asevera VanCuren. “También es aconsejable mantener espacios vacíos en el calendario para permitir sorpresas o reuniones de gestión de crisis que vienen junto con el trabajo”.

3. Crean un “libro de jugadas” para las operaciones

Cada CIO necesita crear un manual de operaciones, propone Anil Cheriyan, CTO y vicepresidente ejecutivo de estrategia de la firma de servicios profesionales Cognizant. El libro de jugadas debe establecer y definir agendas, contenido y métricas para todas las responsabilidades del CIO, incluida la demanda y entrega de capacidades comerciales, la gestión de inversiones, las finanzas, el talento y el riesgo de ciberseguridad. “Establecer esta cadencia regular de inmediato le permite al CIO supervisar de manera eficiente las operaciones diarias”, dice.

Con un libro de jugadas fundamental establecido, los CIO establecen un marco sólido para la gestión diaria. “Por lo tanto, pueden dedicar más tiempo a impulsar la innovación con socios internos y externos”, dice Cheriyan. “Además, cuando el ‘libro de jugadas’ opera bien, el equipo de TI está mejor alineado con un conjunto común de prioridades, expectativas y resultados”.

Sin un “libro de jugadas”, los CIO tienden a perseguir “conejos”, dice Cheriyan. “Pierden de vista las prioridades y pueden quedarse atrapados en debates interminables sobre temas de baja prioridad o lidiar con dinámicas de equipo deficientes como resultado de responsabilidades o expectativas poco claras”.

4. Cultivan futuros líderes

Los CIO eficientes y efectivos construyen y mantienen planes de contingencia para los momentos en que ellos, o un líder/experto clave, está ausente, opina Ola Chowning, socia de la firma de asesoría e investigación tecnológica ISG. “(El CIO) practica esos planes delegando inesperadamente” para identificar y seleccionar líderes potenciales de un grupo de candidatos.

La planificación de contingencia de liderazgo debe usarse para construir nuevos niveles de liderazgo al otorgar a los miembros superiores del equipo responsabilidades de toma de decisiones y un sentido de responsabilidad. “También libera al CIO para que se concentre en las decisiones de mayor prioridad mientras crea una cultura de decisión de abajo hacia arriba”, señala Chowning.

El cronograma de decisiones siempre es más rápido cuando se coloca más cerca del trabajo real y, si tiene además la misma frecuencia, es correcto, agrega Chowning. “Esto permite que el personal se sienta seguro de su capacidad para tomar decisiones al tiempo que limita el dilema innecesario y de varios pasos que a menudo ocurren con la toma de decisiones jerárquica o en cadena”, señala.

5. Se preparan

Brook Colangelo, CIO de la Casa Blanca durante la administración de Obama, cree firmemente en las ‘lecturas anticipadas’: agendas detalladas y materiales preparados mucho antes de las reuniones clave. “Estas [notas] son ​​imprescindibles para que un CIO pueda comprender los problemas… antes de tomar cualquier decisión”.

Colangelo, actualmente CIO en la compañía de software e instrumentos de laboratorio analítico Waters Corp., comparte que su organización pone énfasis en ser reflexivos y conscientes. “Cuando se trata de reuniones clave, ya sea dentro de nuestro equipo o con otras partes interesadas, las lecturas anticipadas son cruciales para garantizar que las personas tengan suficiente tiempo para prepararse y reflexionar sobre cómo tomar decisiones”. El enfoque también garantiza que los CIO no pierdan el tiempo programando reuniones repetidas para cubrir temas que se perdieron durante la ronda inicial.

6. Destierran las averías

Responder de manera reactiva a las fallas, incluidas las fallas en los sistemas de TI, la seguridad, la estructura del equipo o incluso la clasificación y el control del contenido, es una pérdida de tiempo.

Los CIO deben evaluar los sistemas y procesos mucho antes de que ocurra una falla, sugiere Ellen Benaim, CISO del proveedor de la plataforma de generación de documentos Templafy. “Necesitan hacer un balance de las herramientas que tienen un impacto en la eficiencia general, la postura de seguridad y el resultado final de su organización”.

Benaim señala que también es importante aprovechar los nuevos productos, servicios y políticas que pueden reemplazar a los predecesores torpes e ineficientes. “Ya sea que se esté cambiando una hoja de cálculo por una herramienta de colaboración de base de datos para agilizar la gestión de gastos en todo el departamento, o recurriendo a una solución de habilitación de contenido para garantizar una generación de documentos más eficiente, los CIO más inteligentes se apoyan en la tecnología para mantenerse al día con el entorno empresarial acelerado de hoy y miran hacia adelante para preparar lo que sigue”.

7. Adoptan la automatización

La automatización mejora la eficiencia del CIO y del equipo al reducir la cantidad de tareas que consumen mucho tiempo. A medida que las empresas se sumergen más en tecnologías digitales sofisticadas, ha habido un aumento exponencial en la complejidad que enfrentan tanto los equipos de TI como sus líderes. La automatización puede hacer la vida más simple y fácil.

La automatización aumenta la eficiencia al reducir la cantidad de tareas repetitivas, así como posibles errores. “Una forma de trabajo aumentada y más automatizada minimiza la ocurrencia y/o el tiempo necesario para corregir errores”, apunta Greg Bentham, vicepresidente de servicios de infraestructura en la nube y responsabilidad social corporativa de la firma de asesoría empresarial Capgemini Americas. “Además, los tableros y la visualización automatizados, que deberían ser parte de cualquier iniciativa de automatización del flujo de trabajo, pueden proporcionar una ‘un vistazo’ de la salud y la eficacia del ecosistema”.

Los CIO eficientes se dan cuenta de que el tiempo es su bien más preciado. “Entienden que los empleados empantanados con tareas repetitivas y mundanas tienen una menor probabilidad de llevar la innovación y la creatividad al lugar de trabajo o, lo que es peor, pueden desconectarse”, advierte Bentham.

8. Se vuelven delgados y ágiles

Los CIO deben enfatizar la priorización del trabajo y evitar el cambio innecesario de tareas, lo cual es un gran asesino de la eficiencia, declara Steve Padgett, CIO de Actian, un proveedor de productos híbridos de gestión de datos, integración en la nube y análisis.

Tomando prestada una página de sus equipos de desarrollo, los CIO pueden aumentar la eficiencia mediante la adopción de técnicas Agile y Lean para abordar proyectos y tareas. “Comience una tarea y complétela hasta culminarla; luego comience con otra tarea”, sugiere. “Centrarse en una tarea a la vez antes de pasar a la siguiente también encaja bien con otras prácticas y procesos de gestión de TI”.

Mientras se esfuerzan por lograr la máxima eficiencia, es importante que los CIO consideren formas de hacer avanzar los proyectos en el menor tiempo posible. “Los empleados, del mismo modo, serán más productivos con menos reuniones a las que deban asistir y tendrán más tiempo de concentración”, concluye Padgett.

John Edwards, CIO.com