Para que el uso de chats on line y redes sociales genere la productividad deseada, las empresas deben aplicarlos en procesos ya existentes, aconseja TOTVS.

Dos de los errores más comunes de la adopción de estas herramientas en los procesos de colaboración, según TOTVS, es que las empresas las adoptan sin llegar a un nivel de madurez del proceso e inician proyectos s por adoptar tecnología de moda.

Algunas empresas cometen errores básicos exactamente por no estar en los niveles correctos de madurez, por ejemplo,  tener un chat on line disponible para atender a sus clientes pero sólo funciona en el mismo horario que sus oficinas o sucursales de atención, o contar con una cuenta de la empresa en Twitter y cuando un “seguidor” pregunta, comenta o contesta, la empresa se tarda días en poder contestarlo por no tener la información específica solicitada y no conocer la clasificación exacta del seguidor para contemplar si es cliente, proveedor o hasta un empleado.

Otro ejemplo es la utilización del sitio de relación Linkedin, el área de reclutamiento y selección de la empresa es el mayor beneficiario de esta red. Siendo un sitio web orientado  a los negocios se puede mencionar como una red profesional de negocios, en donde  las personas registran su currículum vitae y se relacionan con otras personas, que les pueden mostrar o comentar diversos proyectos en los que participan juntos y referenciar y apuntalar  de manera positiva sus principales características profesionales. El sitio no funciona solamente con una gran base de datos de profesionales, pero bien utilizado puede servir como seguimiento de la evolución de los empleados de la empresa y hasta como parte de su evaluación de desempeño.

Sin embargo se deben considerar los problemas que pueden surgir en las empresas, su búsqueda por trabajar con colaboración sin tener el nivel de madurez necesario puede ocasionar diversas adversidades o problemas, como lo fue en el inicio de los 90 cuando las empresas adoptaron Internet. El comportamiento de las empresas al querer trabajar con algo que está en moda y los errores cometidos en esa época son casi los mismos, por eso, TOTVS recomienda adoptar una estrategia bien armada, contar con una visión correcta de la madurez actual de la empresa y por consecuencia, llevar a cabo una correcta elección de las tecnologías que se utilizarán como base para el desarrollo sustentable de cualquier tipo y/o tamaño de organización.