De acuerdo con el desarrollador de software gestión TOTVS, la adopción de la factura electrónica no debe ser sólo un cumplimiento tributario o fiscal pues existen diversos beneficios que transforman a este comprobante en una herramienta vital en el intercambio de información entre las empresas y su cadena de clientes y proveedores.
Estos comprobantes surgieron como herramienta para agilizar y simplificar los ejercicios de rendición de cuentas ante las autoridades hacendarias, además de impulsar las actividades en red, justo en esta era en que las empresas voltean a ver a la nube como una nueva forma de soluciones para su empresa.
De acuerdo con Sergio Morilo, director de Servicios en TOTVS México, “hasta ahora la información que se ha proporcionado a los usuarios sobre esta nueva modalidad de facturación ha llegado a ser confusa o insuficiente, sin embargo, existen formas muy prácticas para obtener mayores beneficios”. Algunos de los tips que el ejecutivo comparte son los siguientes:
¿Ya tiene su factura electrónica? Sáquele mayor provecho. Su implementación no puede ser visualizada como solamente una obligación fiscal/legal.
Cuando se implementa la factura electrónica es necesario revisar los procesos cotidianos que realiza la empresa, investigarlos, estudiarlos e identificar los puntos de mejora y de posible optimización. Con esto se identifica si los procesos funcionan, sí sólo se automatizan los procesos se pueden tener las mismas dificultades pero más rápido.
Asimismo, es una excelente oportunidad para rescatar la relación con muchos clientes y proveedores con los que se había perdido contacto o interacción pues nos obliga ab tener sus datos correctos y actualizados; adicionalmente es absolutamente necesario tenerlos informados de los cambios que puedan tener la operación y el funcionamiento del envío de nuevas facturas.
Además del hecho obvio de ahorro de papel y tiempo, ¿para qué más le ayuda la factura electrónica? Existen estadísticas que indican que el costo de la emisión de una factura electrónica puede llegar a ser un 50% menor a la emisión de una factura convencional. Más allá de ello, algunas otras ventajas son:
• Al ser generada por medio de tecnología digital, el sello que emite es único e irrepetible, lo cual corrobora su origen y le garantiza su validez sin duplicar el documento.
• Emite un folio que identifica automáticamente el número de transacción que se realizó, dejando un registro de la misma para futuras consultas.
• El envío se realiza por medio del correo electrónico, eliminando el documento físico que sólo ocupa lugar y degrada el medio ambiente. Sin embargo, esto no quiere decir que no puedan imprimirse: si es necesario contar con un ejemplar físico se puede decidir el momento de la impresión y tendrá la misma validez que su versión digital.
• Al enviar electrónicamente la información fiscal al SAT, para su revisión, se agilizan el trámite y las declaraciones mensuales y anuales.
• Mejora el servicio al cliente.
• Reduce costos y errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
• Mayor control de los documentos tanto recibidos o emitidos.
Si soy administrador en una Pyme, qué valores agregados puedo ofrecer a mi compañía, gracias a la factura electrónica. Como se comentó anteriormente, existen diversos valores agregados, sin embargo, la solución debe ser implementada de manera correcta y debe ser acompañada de una buena revisión de procesos, clientes y proveedores.
Para lograr una mejora del servicio al cliente, es necesario evitar que el proceso de generación de la factura electrónica sea más complejo que la generación de la factura en papel, se debe evitar la percepción de que antes las cosas funcionaban mejor.
Otro punto interesante es que, como la información de las facturas ahora es electrónica y se poseen archivos de datos que contienen la información de todo lo que está registrado en la factura, se puede trabajar en la generación/creación de interfaces en los sistemas de administración de stock/costos e importar, de forma automática, esos datos. Esto reduce de forma importante los errores de captura y de administración de los stocks, además de obtener rapidez en los procesos, haciendo que la mercancía esté disponible en los stocks de forma casi inmediata, es decir, se sistematiza algún proceso haciéndolo más rápido, sencillo y productivo.
¿Con qué factores debo tener cuidado, ahora que manejo factura electrónica? Uno de los puntos más importantes es cuidar que los datos de la empresa y de los clientes y proveedores estén siempre actualizados y confirmados, para no tener problemas al emitirla y en las validaciones del SAT.
Para quienes son usuarios de la factura electrónica en el modelo de 2011 (CFDI – comprobantes fiscales digitales por internet), se debe verificar que el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) responda a las necesidades de la empresa y a la carga de emisión de los documentos electrónicos.
Tres cosas básicas acerca de la implementación de la factura electrónica. Debe hacerse minuciosamente:
• Aproveche este cambio para visitar a sus clientes y rescatar su relación, proponerles una oferta de sus productos y aprovechar el acercamiento para generar nuevos negocios.
• Con la utilización del modelo CFDI es necesario estar al pendiente del servicio del PAC contratado. Hoy existen muchas empresas que proveen este servicio, recuerde que el cliente es la pieza más importante del proceso y que se debe satisfacer, al no hacerlo, el proceso puede experimentar diversas fallas.
• No sólo es una obligación fiscal, es también una oportunidad para recopilar información de los clientes y del departamento de ventas de la empresa. Así, con la ayuda de un sistema de gestión, se transforman todos estos datos en la información necesaria para la toma de decisiones importantes para el crecimiento del negocio.
