Muy pocas iniciativas satisfacen el recorte de presupuestos y el cambio visionario, y en muy pocas ocasiones han tenido estos dos extremos una mejor oportunidad de prosperar. La recesión económica ya lleva cuatro años, y las organizaciones que redujeron las operaciones para mantener sus presupuestos ahora están preparadas para invertir, a fin de mejorar su eficacia y apoyar el crecimiento futuro. Se renueva la sensación de que una buena crisis no debe desaprovecharse. Muchas organizaciones están aprovechando el impulso para la transformación y se adaptan a los cambios radicales, con la seguridad de que vienen tiempos económicos mejores.
No nos debe sorprender que la tecnología sea el catalizador del cambio. Dentro de las grandes organizaciones, la más transformadora es la virtualización de escritorios. El poder y el atractivo de la virtualización de escritorios van de la mano con la necesidad que tiene una organización de controlar y administrar en forma central, y del deseo del usuario final de elegir su propio equipo de TI para lograr la mayor productividad posible. Al mismo tiempo, la tecnología está altamente centralizada y es radicalmente facultativa.
La elección de la gente y el cambio visionario
La virtualización de escritorios comienza con los dispositivos de computación que los usuarios finales individuales consideran más útiles para el éxito en su rol de trabajo ya que, sin importar las opciones personales de TI, todos los dispositivos se pueden administrar a través del mismo sistema centralizado.
La virtualización de escritorios sólo parece generar ahorros en el departamento de TI. Sin embargo, y lo que es más importante, permite formas de trabajo completamente nuevas. El esfuerzo que se hace para facilitar la administración de una gran cantidad de PCs redunda en la uniformidad de los dispositivos informáticos para los usuarios finales en toda la organización. En consecuencia, la mayoría de los usuarios finales deben soportar el peso de un dispositivo inapropiado, uno diseñado “para todos los usuarios por igual”: los ejecutivos de alta movilidad deben cargar con enormes y pesados equipos portátiles porque los usuarios de portátiles de oficina necesitan, entre otras cosas, unidades de CD-ROM.
Los usuarios finales se vuelven más productivos y comprometidos cuando eligen los equipos más apropiados entre teléfonos inteligentes, portátiles, tablets, netbooks y PCs tradicionales (generalmente para usarlos desde el hogar). Si esto le suena exagerado, considere que el 92 por ciento de las compañías con más de 500 empleados saben que sus empleados ya están utilizando dispositivos de computación no provistos por la empresa para tareas relacionadas con el trabajo.
De hecho, la virtualización de escritorios permite que las organizaciones puedan administrar en forma eficiente el uso de dispositivos en propiedad del cliente para tareas relacionadas con el trabajo. Esta es una tendencia llamada “Bring Your Own” (traiga su propio dispositivo). Según la investigación desarrollada por Citrix Global BYO Index, hoy cerca de 28 por ciento de la fuerza laboral ya está utilizando dispositivos de computación no provistos por la compañía y se espera que ascienda al 35 por ciento para mediados de 2013.
Apoyar a los empleados para que tengan éxito, sean más productivos y equilibren mejor sus compromisos de trabajo y del hogar es una manera de atraer y retener a los talentos más destacados, al igual que a los nuevos graduados o los “nativos digitales”, que esperan más de la tecnología de lo que provee actualmente la mayoría de las organizaciones.
La elección del CIO y una red de trabajo administrable
La virtualización de escritorios también es el modo más seguro y rentable de admitir nuevos tipos de trabajo, como el caso de personal que trabaja desde el hogar. Los trabajadores independientes, personal temporal, contratistas y consultores pueden recibir un aprovisionamiento (y desaprovisionamiento) rápido y sencillo a través de entornos de computación administrados centralmente bajo control de la compañía, pero entregados a hardware remoto o no provisto por la compañía.
Se están habilitando modelos de negocios completos mediante la virtualización de escritorios. Los terceros pueden acceder a las aplicaciones en forma segura, porque ni la aplicación ni los datos dejan el centro de datos: simplemente se muestran en una pantalla remota. Del mismo modo, un tercero contratado para producir propiedad intelectual (por ejemplo, una compañía de desarrollo de software) guardaría su trabajo directamente en el centro de datos de la organización que lo encarga, en vez de en sus propios servidores locales.
Una infraestructura de TI administrada centralmente, aunque se asigne personalmente, posibilita el equivalente moderno de los sistemas de teléfonos de uso privado. Los teléfonos móviles comprados individualmente se pueden agregar rápidos y fácilmente a un paquete de comunicaciones unificado, asegurando que se puede contactar a la gente del modo más fácil y apropiado en función de sus preferencias, ubicación y disponibilidad.
La elección de la organización y la rentabilidad
La presión por mejorar el rendimiento y la eficacia no tiene descanso, y la TI generalmente está a la vanguardia en ambos frentes.
El grado de administración centralizada que ofrece la virtualización de escritorios conlleva ahorros significativos en el presupuesto de TI, principalmente a través de la administración reducida, pero al mismo tiempo extiende la vida útil de las antiguas PCs que pueden utilizarse como clientes livianos. Por ejemplo, al reemplazar 3.000 escritorios con dispositivos de cliente liviano, The Co-operative Group ahorrará más de £3 millones en costos de actualización de PCs de escritorio en los próximos dos años.
Junto con el ahorro de costos directo, la virtualización de escritorios también puede cumplir el deseo de una compañía de reducir sus emisiones de carbono al disminuir su consumo de energía. Los dispositivos de clientes livianos consumen menos energía, lo que produce ahorros considerables. Un centro de llamada típico, por ejemplo, puede tener dos o tres mil computadoras que funcionan las veinticuatro horas del día y consumen alrededor de 140W. Los clientes livianos de bajo consume podrían reducir esto a apenas 12 W por estación de trabajo, reduciendo el consumo de energía del escritorio en casi un 90 por ciento.
Se pueden lograr más ahorros de energía al asegurarse de que el centro de datos que ejecuta escritorios virtualizados esté bien administrado. En The Co-Operative Group, se utilizan servidores con sistemas de refrigeración con agua y contención en cuartos refrigerados, junto con la virtualización de servidores de Citrix, para ahorrar hasta $731,598.49 por año en costos de energía de servidores, almacenamiento y PCs de escritorio.
La mayor rentabilidad de la virtualización de escritorios podría surgir de la racionalización del espacio en la oficina. Al separar las inversiones de software y hardware de la PC, los entornos de computación individuales pueden entregarse en cualquier máquina. Este método para el uso de escritorios compartidos o “hot desking” es una forma altamente efectiva y simple que permite que las organizaciones reduzcan el tamaño de la oficina. De hecho, como la virtualización de escritorios facilita el trabajo remoto y móvil para los empleados, algunas organizaciones han podido aumentar la proporción de empleados respecto de sus lugares de trabajo de 1:1 a 2:1.
Gracias a estas oportunidades de escritorios compartidos, las oficinas que solamente llenan hasta el 40% de su capacidad en los días de mayor trabajo pueden reducirse y consolidarse, logrando ahorros masivos no solo en TI sino en todos los costos de recursos e instalaciones.
Se sabe que los momentos de dificultades económicas impulsan la innovación, y esta crisis no es distinta. Éste es el momento de aprovechar el impulso de la transformación en el conocimiento de que las compañías serán más rápidas y poderosas cuando lleguen tiempos mejores. Inevitablemente, la tecnología liderará esta transformación, y la virtualización de escritorios es una tecnología vital que debería de colocarse al frente de estos cambios. Los escritorios virtuales reducen considerablemente los costos de administración de TI. Pero además, liberan a los trabajadores para cumplir más eficientemente sus roles de trabajo e introducen nuevas formas de operar.
Los escritorios virtuales generan beneficios en toda la empresa. A continuación verá apenas un ejemplo de las funciones que pueden beneficiarse de la virtualización de escritorios:
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Función
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Atractivo de la virtualización de escritorios
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C-suite
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Permite nuevas formas de trabajo
Mejora la productividad
Consigue rentabilidad
Fortalece el control de seguridad centralizado de los espacios de trabajo y sus datos
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TI
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Ofrece rentabilidad a través de la administración centralizada
Administra la consumerización de la TI
Mejora considerablemente la seguridad
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Finanzas
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Implementa rentabilidad en todo el departamento de TI
Reduce el espacio requerido para la oficina
Reduce costos de energía
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Administración de instalaciones
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Permite flexibilidad en el espacio de oficinas
Reduce considerablemente el consumo de energía
Admite un esquema mejorado para la continuidad de negocios y la recuperación ante desastres
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Recursos humanos
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Ayuda a atraer y retener los mejores talentos
Admite nuevas formas de trabajo (como trabajo móvil)
Aumenta la productividad individual
Permite que la organización cumpla con legislaciones establecidas por la ley, como prácticas de trabajo flexibles
Facilita nuevos tipos de empleados (como trabajadores hogareños)
Provee aprovisionamiento rápido y flexible para todo tipo de trabajadores
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Legal
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Fortalece la seguridad de propiedad intelectual y datos sensibles
Admite recuperación ante desastres mejorada
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Usuarios finales
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Permite el uso de equipo de TI seleccionado personalmente, con todos los datos y aplicaciones relacionadas con el trabajo administrado centralmente por el empleador.
Aumenta la productividad personal
Mejora el equilibrio entre el trabajo y la vida personal
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